議事録のメモが追いつかないのはなぜ？6つの原因と今日からできる対処法を紹介

「会議の会話が速くて、メモを取る手が追いつかない」

「専門用語が出てくると、そこで手が止まってしまう」

「メモに必死で、会議の内容が頭に入ってこない」

議事録用のメモを取っていて、こんなお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

メモが追いつかないのは、書くのが遅いからだけではありません。聞く・理解する・書くを同時にこなす負荷がかかっているためで、原因を知れば対処できます。

本記事では、議事録のメモが追いつかない6つの原因と、今日から試せる9つの対処法をわかりやすく解説します。あわせて、録音やAI議事録ツールでメモ取りそのものを楽にする方法も紹介します。

読み終えるころには、自分に合った対処法を選び、会議中のメモのストレスを減らせるようになるはずです。

なお、会議中のメモ取りそのものから解放されたい場合は、音声を自動で文字起こしする『Rimo Voice』のようなAI議事録サービスを使う方法もあります。無料でも試せるので、気軽に検討してみてください。

議事録のメモが追いつかないのはなぜ？6つの原因

メモが追いつかないのは、書く速さだけの問題ではありません。聞く・理解する・書くを同時にこなす負荷が根本にあり、そこにいくつかの要因が重なっています。

まずは、追いつかなくなる主な原因を押さえておきましょう。自分に当てはまるものが分かれば、次の章で紹介する対処法を選びやすくなります。

1. 事前準備が足りないまま会議に臨んでいる

メモが遅れる大きな原因の1つが、会議前の準備不足です。

議題や資料に目を通さないまま参加すると、その場で「何が重要か」を判断しながら書くことになります。判断と記録を同時に行うため、どうしても手が止まりがちです。

特にメモに慣れていないうちは、準備が足りないと会議中に追いつかなくなり、会議後の議事録づくりにも時間がかかってしまいます。

2. 書く・打つスピードが話す速さに追いつかない

人が話す速さは、手で書いたりタイピングしたりする速さを大きく上回ります。そのため、発言をそのまま書き取ろうとすると物理的に間に合いません。

無理に追いかけると、重要な決定事項を聞き逃したり、発言を誤って記録したりする恐れがあります。

書く速さそのものを上げるより、あとで紹介する「書く量を減らす工夫」で対処するほうが現実的です。

3. 知らない専門用語が出てきて手が止まる

会議では、業界特有の専門用語や社内でしか通じない略語が飛び交うことがあります。

聞き慣れない言葉が出てくると、「どう書けばいいのか」で一瞬つまずき、そこから遅れを取り戻せなくなりがちです。

意味が分からないまま書くと記録も不正確になり、あとで確認の手間が増えてしまいます。

4. 長い会議で集中力が途切れる

長時間の会議で集中力を保ち続けるのは、慣れないうちは特に大変です。

会議が進むにつれて注意力が落ちると、重要な発言を聞き逃したり、メモに抜け漏れが出たりします。

その結果、メモをもとに作る議事録の質も下がり、関係者への共有がうまくいかなくなってしまいます。

5. メモの見た目・体裁にこだわりすぎている

きれいに書こうとするあまり、体裁にこだわりすぎるのも追いつかなくなる原因です。

几帳面な方ほど見た目の美しさを整えたくなりますが、会議中のメモは自分が後で読み返せれば十分です。求められている以上のきれいさを目指していないか、一度振り返ってみましょう。

6. すべての発言を書き取ろうとしている

会議中のメモは、あとで議事録にまとめるための下書きです。一言一句をすべて残す必要はありません。

それでも、発言をもれなく記録しようとして、かえって追いつかなくなるケースは少なくありません。

リアルタイムで全発言を書き取るのは誰にとっても不可能なので、「要点だけ押さえる」と割り切ることが大切です。

これら6つに共通するのは、聞く・理解する・書くを一人で同時にこなしている点です。特に、会議を進行しながら記録も担当する場合は、議論への集中とメモ取りが両立しにくくなります。

本来この2つは別の人が担うのが理想です。追いつかないのは能力ではなく、役割の重なりが原因というケースも多いのです。

会議中にメモが追いつかないときの対処法9つ

対処の基本は、すべてを書き取るのをやめ、「書く量」そのものを減らすことです。事前準備・略記・役割分担で書く負担を軽くすれば、会議中の記録はぐっと楽になります。

ここでは、今日の会議からすぐ試せる9つの対処法を紹介します。

• 入念な事前準備をする

• 略語・記号でスピードを上げる

• 集中力を保つ工夫をする

• 重要な日時・数字を優先して正確に記録する

• 必要以上にきれいに書かない

• 5W1Hのフレームでまとめる

• 議題・決定事項・タスクなど項目ごとに分ける

• ショートカットキー・辞書登録を使う

• 目的別テンプレートを活用する

取り入れやすいものが多いので、できそうなものから試してみてください。

1. 入念な事前準備をする

メモを速く正確に取るには、会議前の準備が欠かせません。準備しておくべきことは、次の4点です。

• 議題を確認し、話し合われるトピックを把握する

• 関連する資料や背景情報を集めておく

• 出てきそうな専門用語の意味を調べておく

• 議事録のフォーマットを用意しておく

こうして下準備をしておくと、当日は慌てずにメモを取れます。特に専門用語や略語は、事前に資料で確認し、分からない言葉があれば関係者に質問しておくと、会議中に手が止まるのを防げます。

2. 略語・記号でスピードを上げる

書くスピードに課題がある場合は、自分なりの略語や記号を決めておくと効果的です。

たとえば「決定事項は◎、宿題は→、疑問点は？」のように記号のルールを持っておくと、書く手数を減らせます。一字一句を追わず、要点をつかむことに集中するのがコツです。

手書きよりタイピングが速い方は、パソコンでメモを取るのもおすすめです。

3. 集中力を保つ工夫をする

長い会議で注意力を保つには、適度に休憩を挟んで集中力を回復させることが大切です。

休憩が取りにくい場合は、カフェインを取ったり軽くストレッチをしたりするのも効果があります。

それも難しいときは、特に集中すべき議題に力を残しておくなど、メリハリをつけてメモを取りましょう。

4. 重要な日時・数字を優先して正確に記録する

すべてを均等にメモしようとせず、重要度の高い情報から確実に押さえることが大切です。

なかでも日時・金額・数量といった数字は、間違えるとその後の業務に支障が出ます。優先的に、正確に記録しておきましょう。

もし聞き逃してしまい、重要だと判断できるなら、会議を止めてでも確認する価値があります。

5. 必要以上にきれいに書かない

前述のとおり、体裁にこだわりすぎるとメモが追いつかなくなります。

会議中のメモは、あとで自分が確認できれば十分です。必要最低限の見やすさに留めましょう。

清書は会議後にまとめて行い、第三者が読む議事録の段階できれいに整えれば問題ありません。

6. 5W1Hのフレームでまとめる

会話をそのまま書き取るのではなく、5W1Hの型に当てはめると、短時間で要点を整理できます。

• Who（誰が）

• What（何を）

• When（いつ）

• Where（どこで）

• Why（なぜ）

• How（どのように）

会話が速い会議でも、この6つを押さえておけば、あとから振り返りやすいメモになります。

7. 議題・決定事項・タスクなど項目ごとに分ける

会議中のメモは、項目ごとに分けて記録すると格段に見やすくなります。

たとえば「議題」「決定事項」「課題」「タスク」といった見出しを立てておくと、話の流れを追いやすくなり、内容の理解も深まります。

後から見返したときも、どのトピックで何が決まったのかがすぐ分かるため、議事録づくりがスムーズになります。

8. ショートカットキー・辞書登録を使う

パソコンでメモを取るなら、ショートカットキーを活用すると入力の手間を減らせます。基本操作を素早く行えるぶん、メモそのものに集中できます。

議事録作成でよく使うショートカットキーは、次のとおりです。

あわせて、よく使う社名や専門用語を辞書登録しておくと、入力の手間がさらに減ります。「かぶ」と打って「株式会社◯◯」に変換されるように設定しておけば、記録のスピードが上がります。

9. 目的別テンプレートを活用する

会議中にスムーズにメモを取るには、あらかじめ用意したフォーマットを使うのが効果的です。ここでは、次の2つの用途に合わせたテンプレートを紹介します。

• 上司やチームメンバーへの報告・共有用

• 取引先・お客様への提出用

議事録の書き方そのものをもっと詳しく知りたい方は、コツや例文をまとめた記事もあわせて参考にしてください。

関連記事：わかりやすい議事録の書き方は？12のコツや例文・フォーマットも紹介

上司やチームメンバーへの報告・共有用

社内で議事録を共有するときは、会議全体の内容を伝えつつ、特に重要な決定事項を強調します。以下のテンプレートを参考にしてください。

【会議概要】
日時：〇月〇日 〇時〜〇時
場所：〇〇会議室
出席者：〇〇部長、〇〇課長、〇〇係長、〇〇主任
欠席者：〇〇主任（〇〇のため）

【議題と決定事項】
(1) 議題①：〇〇について
決定事項：〇〇を決定
主な議論内容：〇〇の提案（〇〇部長）、〇〇の意見（〇〇課長）を経て〇〇に決定

(2) 議題②：〇〇について
決定事項：〇〇を実施
主な議論内容：〇〇の提案（〇〇係長）、〇〇の意見（〇〇主任）を経て実施を決定

【今後のアクション】
〇〇の件は、〇〇主任が〇月〇日までに対応する
〇〇については、次回会議で再度検討する

【次回会議】
日時：〇月〇日（〇） 〇時〜〇時
場所：〇〇会議室
議題：〇〇について

具体的な会議に当てはめると、次のようなイメージになります。

【会議概要】
日時：4月1日 10時〜12時
場所：第一会議室
出席者：山田部長、鈴木課長、佐藤係長、田中主任
欠席者：伊藤主任（出張のため）

【議題と決定事項】
(1) 議題①：新製品のコンセプトについて
決定事項：コンセプトを「環境に優しく、使い勝手の良い製品」とする
主な議論内容：「環境に配慮した商品が求められている」（山田部長）、「使い勝手も重要」（鈴木課長）を経て決定

(2) 議題②：新製品の価格設定について
決定事項：価格を1,500円とする
主な議論内容：「1,000円台にすべき」（佐藤係長）、「1,500円が妥当」（田中主任）を経て決定

【今後のアクション】
パッケージデザインは、田中主任が4月15日までに初案を作成する
販促計画については、次回会議で再度検討する

【次回会議】
日時：4月22日（金） 10時〜12時
場所：第一会議室
議題：新製品の販促計画について

社内共有用のテンプレートを使うときのポイントは、次のとおりです。

• 会議概要は、日時・場所・出席者・欠席者を漏れなく書く

• 議題と決定事項は番号を振り、対応関係が分かるように整理する

• 今後のアクションは、担当者と期限をセットで明記する

• 議論内容は、上位者の発言や決定に影響した発言を中心にまとめる

これらを押さえておくと、会議の内容を的確に報告でき、社内での情報共有を円滑に進められます。

取引先・お客様への提出用

取引先やお客様に議事録を提出するときは、ビジネスの場にふさわしい丁寧な書き方を心がけます。会議で出た結論とネクストアクションを、明確に整理して伝えることが大切です。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。〇〇の〇〇です。
〇月〇日に開催されました〇〇に関する会議の概要と決定事項をご報告いたします。

【会議概要】
日時：〇月〇日 〇時〜〇時
場所：弊社 〇〇会議室
出席者
御社：〇〇部 〇〇様
弊社：〇〇部長、〇〇課長、〇〇主任

【議題と決定事項】
〇〇について
決定事項：〇〇を〇月〇日までに完了することを確認

【主な議論内容】
〇〇の現状について弊社より説明（〇〇課長）
〇〇についての御社のご要望を確認（〇〇様）
〇〇の対応方針について協議（〇〇部長）

【次回会議】
日時：〇月〇日（〇） 〇時〜〇時
場所：御社会議室
議題：〇〇について

以上が会議の概要と決定事項です。ご不明な点やご意見がありましたら、お知らせください。
今後ともよろしくお願いいたします。

具体的な会議に当てはめると、次のようなイメージになります。

株式会社ABC 営業部 鈴木様
平素より大変お世話になっております。株式会社XYZの田中です。
4月1日に開催されました新製品「Pro」の販売計画に関する会議の概要と決定事項をご報告いたします。

【会議概要】
日時：4月1日 10時〜12時
場所：弊社 第一会議室
出席者
御社：営業部 鈴木様
弊社：山田部長、佐藤課長、田中主任

【議題と決定事項】
新製品「Pro」の販売チャネルについて
決定事項：御社の販売チャネルを活用して販売を開始することを確認

【主な議論内容】
新製品「Pro」の特徴について弊社より説明（佐藤課長）
御社の販売チャネルについて情報提供（鈴木様）
販売開始日について協議（山田部長）

【次回会議】
日時：5月20日（金） 14時〜16時
場所：御社会議室
議題：販売開始に向けた最終確認について

以上が新製品「Pro」の販売計画に関する会議の概要と決定事項です。
今後ともよろしくお願いいたします。
株式会社XYZ 営業部 田中太郎

取引先・お客様への提出用テンプレートのポイントは、次のとおりです。

• 会議概要・議題・決定事項・議論内容を分けて記載し、情報を整理する

• 今後のアクションは、担当が自社か相手方かも分かるように明記する

• 全体を通して丁寧な言葉遣いと、見やすい書式でまとめる

• 送信前に誤字脱字や内容の誤りがないか確認する

これらを押さえることで、「言った言わない」のトラブルを防ぎ、取引先やお客様とのやり取りを円滑に進められます。

なお、社内外を問わず起こりがちな「言った言わない」問題については、原因と防止策を詳しく解説した記事もあります。

関連記事：「言った言わない」はなぜ起きる？原因・解決法・防止策を一挙解説

その場での対処に加えて、議事録作成が速い人の準備の仕方を取り入れると、次の会議から負担が軽くなります。

▶関連記事：【実践】議事録の書き方が上手い人の特徴は？議事録作成のコツ10選

それでもメモが追いつかないなら録音とツールで根本解決する

ここまでの工夫を試しても、手作業だけで会議のすべてを記録するには限界があります。本当に楽になる方法は、録音して後から起こすか、AIに任せて会議中は聞くことに集中するかの2つです。

見落とされがちですが、会議まわりで最も時間が溶けるのは、会議中のメモより会議後の清書です。1時間の会議の議事録づくりに30分から数時間かけている、という声も導入企業から聞かれます。

ここからは、録音とツールでメモ取りの負担を根本から減らす方法を解説します。

クラウドで共同編集して手分けする

記録を一人で抱え込まず、複数人で分担するのも有効な手です。クラウド上のドキュメントを使えば、同じファイルを全員で同時に編集できます。

具体的な進め方は、次のとおりです。

1. Google ドキュメントやMicrosoft 365などで共有ドキュメントを用意する

2. 議題やセクションごとに、担当を割り振る

3. 会議中は各自が担当部分をリアルタイムで書き込む

4. 会議後に全員で見直し、抜けや誤りを補い合う

分担すれば一人あたりの負担が下がり、抜け漏れも互いにカバーできます。進行役と記録役を分けるだけでも、議論への集中とメモ取りの両立がしやすくなります。

ボイスレコーダー・スマホで録音してから起こす

聞き逃しや書き漏れをなくす確実な方法が、録音です。音声を残しておけば、会議中はメモを取り切ろうと焦らずに済み、聞くことに集中できます。

ポイントは、録音した音声を「後からまとめて文字にする」ことです。

会議の場でマイクから直接文字起こしするより、ICレコーダーやスマホで録っておき、あとでファイルを取り込んで（アップロードして）変換するほうが、精度が高くなりやすい傾向があります。

音声全体を見渡してから変換できるためです。急いでその場で文字にするより、いったん録っておくと考えるとよいでしょう。

録音するときは、参加者に一言伝えておきましょう。「議事録作成のために録音させていただきます」と冒頭で断れば、相手も安心でき、後々のトラブルも防げます。無断で録音するのはマナーの面でおすすめできません。

録音の環境づくりやデバイス選びは、次の記事で詳しく解説しています。

関連記事：ボイスレコーダーできれいに録音したい！環境・話し方のコツを詳しく解説

会議の録音方法やおすすめのデバイスをまとめて知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。

関連記事：会議を録音する方法を徹底解説！おすすめのデバイス・ツールも紹介

AI議事録ツールでメモそのものをなくす

メモ取りの負担を根本からなくしたいなら、AI議事録ツールの活用が有力な選択肢です。会議の音声を自動で文字起こししてくれるので、そもそもメモを取らなくてよくなり、会議に集中できます。

手軽に始めるなら、無料で使えるツールもあります。

• LINEなどの音声認識機能

• スマートフォンの音声入力機能

• Google ドキュメントの音声入力

ただし無料ツールは、精度や安定性、情報管理の面で限界があります。機密情報を含む会議で使うのは避け、業務で本格的に使うなら専用のAI議事録ツールを選ぶのが安心です。

専用ツールの選び方や種類は、次の記事で詳しくまとめています。

関連記事：【2025年最新】AI議事録自動作成ツール30選！タイプ別の選び方も紹介

たとえば『Rimo Voice』は、日本語に強いAIを使ったAI議事録サービスです。

動画や音声を取り込むと、1時間ほどの会議でも終了後5〜10分で文字起こしから要約まで仕上がります。

専門用語や社名は辞書登録で対応でき、「えーと」などのフィラー（言いよどみ）も自動で取り除かれます。そのぶん、読みやすい記録に整いやすくなります。

ここで大切なのは、期待値をあらかじめ持っておくことです。文字起こしは8割の精度で捉えるものと考え、主役はそこから作られる要約に置きます。

最後に人が要点を確認して手直しする、という前提で使うと失望がありません。音を文字にする作業と、意図を汲んで残す議事録づくりは、そもそも別の仕事だからです。

実際の運用は、次の3ステップで完結します。

1. 会議を録音（または音声・動画をアップロード）する

2. 自動でできた要約を確認し、必要な箇所だけ直す

3. 共有リンクで関係者に配布する

こうしたAI議事録は、すでに現場の時短につながっています。鳥取県八頭町役場では、議会の議事録作成時間が約6分の1に短縮されました。

株式会社中電工では、配布済みのスマホで録音するだけで専用機器を用意せずに済み、議事録作成が4〜5時間から約2時間へと半減しています。

参照：議会の議事録作成時間が1/6に！役場内で広がる評判の声｜鳥取県八頭町役場様

参照：スマホ一台で現場が変わる。中電工が実現した会議DXの新常識

さらに『Rimo Voice』では、Rimo Actionsという機能で、議事録から「やるべきこと」を自動で抽出し、その先の作業まで任せられます。

会議で決まったタスクを一覧にし、承認すると資料やメール文面などの成果物づくりまで進めてくれます。会議後の作業そのものを減らせるのが特徴です。

議事録づくりにChatGPTのような生成AIを組み合わせる方法もあります。プロンプトや注意点は、次の記事で解説しています。

関連記事：【無料】ChatGPTで議事録を自動作成！プロンプト付き｜モデル比較と注意点も

議事録のメモに関するよくある質問

議事録のメモについて、よく寄せられる質問に回答します。

Q. 手書きとパソコン、どちらでメモを取るのが速い？

タイピングに慣れている方は、パソコンのほうが速く、後から検索や修正もしやすいためおすすめです。

一方で、図や表を自由に書き込みたいときや、パソコンを開きにくい場では、手書きが向いています。

要は目的次第です。会議後にデータで共有するならパソコン、その場で素早く図解したいなら手書き、と使い分けるとよいでしょう。

Q. 会議の録音は相手に無断でしてもいい？

録音そのものは違法ではありませんが、黙って録るのは信頼を損なう原因になります。

おすすめは、会議の冒頭で「議事録作成のために録音させていただきます」と一言伝えて、同意を得ることです。これがマナーであり、後々のトラブルを防ぐ最良の方法でもあります。

こっそり録る方法を探すより、正直に伝えたほうが、結果的に気持ちよく記録を残せます。

Q. AI議事録ツールに任せれば、メモや議事録は完全に不要になる？

会議中のメモ取りの負担は、大きく減らせます。ただし「完全に不要になる」とまでは言い切れません。

文字起こしは音を文字にする作業で、議事録は意図を汲んで残す判断です。この2つは別の仕事なので、AIが作った要約を人が確認し、要点を手直しする工程は残ります。

そのため、「メモ役の負担が大きく減る」というのが正確な期待値です。会議中は聞くことに集中でき、清書の時間も短くできます。

まとめ｜書く量を減らし、録音とAIで会議に集中する

議事録のメモが追いつかないのは、聞く・理解する・書くを同時にこなす負荷が根本にあるためです。書く速さを責める必要はありません。

対処の基本は、すべてを書き取るのをやめて「書く量」を減らすことです。事前準備・略記・5W1H・項目分け・役割分担といった工夫で、会議中の記録はぐっと楽になります。

それでも追いつかないときは、録音して後から起こすか、AIに任せて会議中は聞くことに集中する、という根本的な解決策があります。

議事録係は、時間を取られるだけでなく、「その場にいたのに議論に入れない」という機会も失いがちです。録音やAI議事録でメモ取りから解放されれば、会議そのものに集中できます。

『Rimo Voice』は文字起こしから要約までを自動で行い、無料でも試せます。メモに追われて発言できない状態から抜け出したい方は、一度使い勝手を確かめてみてはいかがでしょうか。