【無料】Googleツールで議事録を自動作成する方法4選！AI活用のやり方も紹介

「会議が増えて議事録作成に時間がかかる」

「会議の内容の文字起こしと要点をまとめるのに苦労している」

「上司からは議事録の質向上も求められ、効率化と品質の両立に悩んでいる」

このように悩んでいませんか？

実は、Googleツールを活用すれば、議事録作成を自動化できます。

本記事では、Googleドキュメントの音声入力機能やGoogle Meetの文字起こし機能など、無料で使える議事録自動作成の方法を4つ紹介します。また、AI活用のポイントも解説するため、すぐに業務に活かせるでしょう。

本記事を読んで、Googleツールで議事録を自動化する方法をマスターし、時間のかかる作業から解放されましょう。

【無料】Googleツールで議事録を自動作成する方法4選

Googleツールで議事録を自動作成する方法は、以下の4点です。

すべて無料でできる方法のため、パソコンやスマホの環境などを考慮しながら、自身に合った方法を試してみてください。

次項で詳しく解説します。

Googleドキュメントで議事録を自動作成する方法

音声入力を活用する

Googleドキュメントの音声入力機能を利用すると、議事録作成の土台となる文字起こしを自動的に行ってくれます。

本項では、パソコン・スマホで議事録を自動作成をする方法を紹介します。

パソコン

パソコンの場合は以下の手順で行います。

1.Googleドキュメントにアクセスして、新しいドキュメントを開きます。

2.メニューバーのツールから音声入力をクリックしましょう。

3.画面にマイクのマークが表示されるので、クリックしましょう。マークが赤くなります。

4.言葉を発すると、内容が文字起こしされ、議事録を作成できます。

スマホ

スマホで議事録を作成する場合は、以下の手順で行います。

1.App StoreからGoogleドキュメントアプリをダウンロードします。

2.アプリを開き、画面右下の「＋」マークをタップして新しいドキュメントを開きましょう。

3.画面右下に表示されるマイクのマークをタップしてください。

4.内容が文字起こしされます。

5.会議が終わったら、マイクを再度タップすると終了します。

誤字・脱字が発生する場合があるため、文字起こしした内容は適宜確認し修正してください。

参考：Googleドライブ エディタ ヘルプ「音声で入力、編集する」

ステレオミキサーを活用する

Googleドキュメントでは単に文字起こしするだけでなく、Windowsに搭載されているステレオミキサーという機能を使い、議事録を作成する方法があります。

ステレオミキサーとは、パソコンから出力される音声とマイクから入力される音の両方を録音できる機能です。

通常はマイクのみから録音できますが、パソコンで再生している動画なども同時に録音できます。Windows 10以降に備わっている機能です。

本項では、ステレオミキサーを使った議事録作成手順を紹介します。

1.Windowsのタスクバー右下にある「スピーカー」を右クリックしましょう。

次に「サウンドの設定」をクリックします。

2.「詳細設定」の画面に移ったら「サウンドの詳細設定」を選択します。

3.「ステレオミキサー」を選び「このデバイスを使用する（有効）」を選択し、適用します。

4.設定が終わったら、音声入力時と同じように会議や商談の内容を文字起こししましょう。

会議の内容とパソコンから出力した音声の両方を文字起こしでき、議事録を作成できます。

以下の記事では、Googleドキュメントを使った文字起こしの方法について詳しく解説しているので、ぜひあわせてチェックしてみてください。

関連記事：Googleドキュメントの文字起こし完全ガイド！無料でできる方法や注意点を紹介します

画像・PDFファイルから作成する

リアルタイムの音声だけでなく、画像やPDFにある情報を文字起こしすることも可能です。

以下の手順で行います。

1.Googleドライブにアクセスし「新規」をクリックしましょう。「ファイルのアップロード」をクリックし、画像やPDFをアップロードしてください。

2.画像やPDFを読み込んだら「アプリで開く」から「Googleドキュメント」をクリックします。

3.下記のように読み込んだ情報を文字起こししてくれました。

出典：経済産業省「参考資料（ＩＴ人材育成の状況等について」

画像やPDFから文章を読み取り出力できるため、紙に書きおこした会議の内容を写真で撮り、議事録を作成できるでしょう。

参考：Googleドライブヘルプ「PDF や写真のファイルをテキストに変換する」

Google Meetで議事録を自動作成する方法

本項では、Google Meetを使って議事録を自動作成する方法を解説します。

決定事項や共有事項に漏れがないように、オンラインミーティングで議事録を作成する方法を押さえておきましょう。

文字起こし機能を活用する

Google Meetでは、英語のみに限り文字起こし機能が備わっており、課金することで利用できます。以下の手順で議事録を作成できます。

1.最初にGoogle Meetを起動して、会議に参加するか新しい会議を始めてください。

2.画面右下にある△〇□のアイコンから、文字起こしアイコンを選択します。

3.文字起こし開始を選び、開始ボタンを押すと英語での文字起こしが始まります。文字起こし中は、画面左上にアイコンが表示され、参加者全員が閲覧可能です。

4.終了するには、文字起こしアイコンから「文字起こし停止」をクリックしましょう。

一時停止機能はありませんが、必要に応じて文字起こしを停止し、再開できます。記録したい部分だけを選んで文字起こしできます。

停止するたびに、別々のファイルとして保存されるため注意してください。

拡張機能を活用する

Google Meetでは日本語字幕をつけられますが、文字起こしした内容をダウンロードできないため、標準機能では議事録を作成できません。

そこで「こえもじ」という拡張機能を使って、文字起こし・議事録を自動作成する方法を解説します。

1.Google Chromeで「こえもじ」を検索し「Chromeに追加」を押してインストールします。

2.インストールしたら、Google Chromeのツールバーにあるパズルピースのアイコン（拡張機能）をクリックしましょう。「こえもじ」を選択すると設定画面が開きます。

設定画面で「流れるチャット」と「字幕送信」の両方にチェックマークが入っていることを確認すれば、準備完了です。

3.Google Meetに参加後、ブラウザ上部のパズルピースアイコン（拡張機能）から「こえもじ」を選択すると、音声を検知して自動的に文字起こしが始まります。

下記のように話している内容を出力してくれました。

4.会議終了後、画面右側のチャット欄上部にある「ファイル」ボタンをクリックすると、テキストファイル形式で保存できます。

会議の内容を手書きやパソコンでメモしなくても、議事録を自動作成できる便利な拡張機能です。

参考：Chrome ウェブストア「こえもじ」

関連記事：Zoomの議事録を自動作成したい！業務効率化の方法やおすすめツールを紹介【文字起こし】

Google Pixelで議事録を自動作成する方法

Googleが開発・製造するGoogle Pixelを使って議事録を作成する方法があります。

本項では、Google Pixelで議事録を自動作成する方法を解説します。

1.GooglePixelで「レコーダーアプリ」を起動します。

2.画面上の録音アイコンをタップして録音を開始します。

3.録音が終わったら「一時停止アイコン」をタップして録音を終了してください。

4.画面に表示される「保存」または「削除」オプションから選択します。

5.録音データに名前を付けたい場合は「タイトルを追加」をタップしましょう。

6.録音した音声の文字起こしを確認するには、保存した録音や既存の音声ファイルを選択し、画面下部にある「文字起こし」ボタンをタップします。

手軽に文字起こしが可能なため、会議での議事録の自動作成に繋がるでしょう。

参考：Google Store「Google Pixel を使って仕事や学校で文字起こしをする方法」

【AI活用】Google AI Studio（Gemini）での議事録の自動作成の手順

AIを活用し議事録を自動作成する方法もあります。

本項では、Google AI Studio（Gemini）を活用した議事録を自動作成する手順を解説します。

1.まず、Geminiを無料で利用できるGoogle AI Studioに新規登録しましょう。

2.チャット画面を開き「＋」アイコンをクリックして、議事録を作成したい会議の音声や動画ファイルをアップロードします。

3.ファイルのアップロードが完了したら「ファイルの内容を文字起こししてください」と、チャット欄に入力しましょう。

右側の「Run」ボタンを押すと、Geminiによる文字起こしが始まります。

4.文字起こし内容に問題がなければ、続いて議事録形式への変換を依頼するプロンプトを送信します。

「要点を抽出して1,000字から2,000以内にまとめて議事録にして」といったプロンプトを入力し、右側の「Run」ボタンをクリックします。

下記のように文字起こしの内容を議事録化してくれました。

AIを活用すると、文字起こしから議事録化までスムーズに行えます。

Googleツールで議事録を自動作成するメリット3選

本項では、効率化も含めたGoogleツールで議事録を自動作成する際のメリットを3つ紹介します。

• リアルタイムで共有・編集できる

• クラウドで安全に保管できる

• 基本機能が無料で使える

以下の項で詳しく解説します。

1. リアルタイムで共有・編集できる

Googleツールはリアルタイムで共有し同時編集できるのがメリットです。

例えば、Googleドキュメントを使用すれば、複数の参加者が同時に同じ議事録を編集できます。

会議中に重要なポイントを即座に記録し、全員に最新の情報を共有できるので、情報の伝達漏れを防げるでしょう。

活用例として、プロジェクトミーティングでは、進捗状況や決定事項をリアルタイムで記録しながら、ほかのメンバーも追記や修正ができます。作成された議事録は、その場にいなかったメンバーも後から確認できるため、チーム全体の情報共有がスムーズです。

2. クラウドで安全に保管できる

GoogleドライブなどのGoogleのクラウドサービスは、データの暗号化やアクセス制御などの高度なセキュリティ機能を備えており、議事録を安全に保管できます。

便利に共有・保管できながらもデータの紛失や漏洩のリスクを最小限に抑えられるため、重要な会議内容も安心して記録できるでしょう。紙の議事録と違い、オフィスの火災や水害などによる損失のリスクもありません。

また、過去の議事録を検索する際にも、キーワード検索で目的の情報を見つけやすい点も強みです。例えば「予算」や「スケジュール」といったキーワードで過去数ヶ月分の議事録を見つけられます。

3. 基本機能が無料で使える

Googleツールの基本機能は無料で利用できます。Googleアカウントさえあれば、GoogleドキュメントやGoogleドライブなどのツールを追加費用なしで使えるため、コストを抑えつつ効率的な議事録作成が可能です。

さらに、生成AIは一定以上の利用で追加料金がかかるサービスが多い中、Google AI Studioであれば無料で利用できます。

音声データから文字起こしを行い、要約までAIに任せられるため、議事録作成の手間と時間を大幅に削減できるでしょう。

Googleツールで議事録を自動作成するときの注意点3選

Googleツールで議事録を自動作成する際には、下記のように注意すべき点があります。

• 音声認識の精度に限界がある

• 環境ノイズを減らす必要がある

効率的に議事録を作成するためにも、本項で解説する点を押さえてください。

1. 音声認識の精度に限界がある

Googleの音声認識技術は日々進化していますが、完全な精度を保証するものではありません。特に話し手のアクセントや発音の違い、専門用語の使用などがある場合、誤認識が発生する恐れがあります。

例えば、Googleドキュメントの音声入力では「、」や発言者の区別ができないため、内容の区切りが判断しにくいなどの制約もあります。特に、専門用語や固有名詞は認識精度が低くなりがちで「AI分析」が「愛分析」と誤認識されるようなケースも少なくありません。

そのため、自動文字起こしした後に手作業で修正する作業は必須になるでしょう。議事録として完成させるためには、自動文字起こし・議事録作成はあくまでも下書き作成のツールと考え、確認と編集を怠らないようにしましょう。

2. 環境ノイズを減らす必要がある

文字起こしの際には、会話も音声データも、できるだけ雑音がなくクリアであることが重要です。騒がしい環境ではお互いの声がはっきり聞こえないように、AIも人の声を正確に認識できません。

そのため、音声入力の精度を高めるためには、雑音の少ない環境で録音・音声入力を行うことが必要です。会議室での録音であれば、エアコンの音やパソコンのキーボード音などもノイズになるため、マイクの位置や種類にも配慮すると良いでしょう。

また、複数人が同時に話すとAIが音声を正確に認識するのが難しくなります。会議の司会者は一人ずつ発言するようルールを設け、順番に話してもらうことで、正確な文字起こしが可能になります。

議事録の自動作成なら『Rimo議事録Bot』もおすすめ！

Googleツールで議事録を自動作成する方法は、ドキュメントの音声入力機能、Google Meet、Google Pixel、Google AI Studioなど複数の選択肢があります。

本記事で紹介したツールを利用すれば手間のかかる文字起こしを効率化でき、会議の議事録をスムーズに作成できるようになるでしょう。

とはいえ、Googleツールは議事録作成に特化したサービスではないため、完璧な精度で行ってくれなかったり、設定の手間が必要だったりする場合があります。

そのため、簡単に議事録の質を上げたい方には『Rimo Voice』の新機能『Rimo議事録Bot』がおすすめです。

Googleカレンダーと連携し、対象会議を選択するだけで、会議当日にオンライン会議にBotが参加し、会議の録画・文字起こし・要約を自動で実行します。

リアルタイムの文字起こし確認・議事録作成も可能で、GoogleMeet・Zoom・Teams・Webexのすべてのオンライン会議に対応。

データアップロードの手間や文字起こし作業の待ち時間・話者分離の手間も大幅に削減が可能です。

無料トライアルも用意しているので、ぜひ一度『Rimo Voice』の『Rimo議事録Bot』を利用してみてください。