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効率的な文章要約の書き方・テクニック徹底解説ーAIのプロがお伝え！

更新日： 2024/6/13 09:05

本やレポートなどの長い文章を理解するには、全体を読むのが確実ですが、時間がない場合もあります。そんな時に役立つのが要約です。しかし、要約を書くのは難しく、誤解を生む可能性もあります。そこで今回は、効率的に要約作成ができるスキルを身につけることを目標に、要約の書き方のコツをご紹介します。
また、要約作成時に役立つAIツールについてもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

そもそも要約の意味とは？

「要約」という言葉はよく耳にするものの、そもそもの言葉の定義についてあまり知らないという方もいらっしゃるかと思います。まず最初に、要約の言葉の意味や類義語である「要旨」「要点」との違いについて解説していきます。

要約の意味

要約は、その文章で伝えたいことをコンパクトにまとめたものを指します。文章の中には必ず重要なところがあり、書き手が伝えたい部分が存在します。その部分をピックアップしていくのが要約です。

長い文章を短くまとめるのが要約であり、要約を行うことで受け取り手に伝わりやすくなります。また不必要な部分も文章の中にはあるので、いかに不必要な部分をそぎ落としていくかも大事になるでしょう。

要旨や要点との違い

要約と似た言葉に要旨や要点があります。まず要点ですが、文章の中で最も重要なポイントを指します。要約は長い文章を簡潔にまとめたもので、要点はそれよりも狭めた形になります。

次に要旨ですが、書き手が最も言いたかったことをまとめたものです。言いたいことを表現できればいいので、文章の構成などは特に関係ありません。要約と非常に似た意味ですが、要約は文書の構成が同じでないといけないので、その部分で要旨と要約に違いが生じていると言えます。

要約の書き方とその手順

ここからは要約の書き方や手順について解説していきます。要約の書き方・手順は以下の通りです。

まずはタイトルに注目する
文章の全体内容を把握する
意味段落で分ける
段落ごとでキーワードや要点を見つける
わかりやすく内容をまとめる

ここからは文章の要約の書き方などについて解説していきます。

まずはタイトルに注目する

要約する際に最初から文章を見がちですが、実はタイトルを見ることでおおよその方向性をつかむことができます。小説ならまだしも、説明文などはタイトルを見れば何が書かれているか、その方向性がわかります。

ですので、要約する際には文章を読む前にまずタイトルに注意しましょう。タイトルを見た上でだいたいこのようなことが書かれているというのを理解し、次に進めていきます。

文章の全体内容を把握する

長い文章だったとしても、まずは文章を読んでみて全体的に何が書かれているかを把握します。きっちり読む必要はなく、まずはどんなことが書かれているのかをある程度把握する程度で問題ありません。

説明文などは客観的に書かれていることがあり、想定される意見と反論なども載せています。しかし、この意見と反論は異論を紹介しその異論に対して反論する形になっており、文章の要約においてはさほど必要ありません。

このように文章の全体内容をおおまかにでも把握することで、どのような構成で書かれているかを含めて要約する際に間違いを少なくできます。

意味段落で分ける

文章はいくつかの段落に分けられますが、この時に存在する段落に「意味段落」があります。意味段落は同じような内容が書かれている文章のまとまりです。

こうした文章のまとまりで要約をしていくと、「このまとまりではこのようなことが書かれている」と内容を把握しやすくなります。

段落ごとでキーワードや要点を見つける

意味段落で分けると、この意味段落の中で要点となる部分、キーワードなどをチェックしていきます。その意味段落における核になる部分を見出していく作業です。意味段落ごとに核となる言葉、要点が見つかれば、あとはいらない文章を削っていく中で要約が完成します。

わかりやすく内容をまとめる

意味段落ごとにキーワードなどを見つけていったら、あとはわかりやすくまとめるだけです。要約はコピペ的に切り貼りをすればいいわけではありません。あくまでも自らの言葉でまとめていくことが求められます。

難しい言葉があればわかりやすく直すことや要約をパッと見た時に瞬時に理解してもらえるように表現していくことなどを考えていきます。こうした調整を行っていく中で要約が完成するのです。

効率的に要約するためのコツ

実際に効率的な要約を行うには以下のコツが必要です。

AREAの法則を意識する
具現化だけでなく抽象化も行う
日頃から要約の練習を行う
音声認識や自動要約ツールを利用する

ここからは効率的な要約を行うコツについて解説していきます。

AREAの法則を意識する

皆さんはAREAの法則をご存じですか？AREAの法則は主張を意味するAssertion、理由を意味するReasoning、証拠を意味するEvidence、再主張を意味するAssertionの言葉の頭文字をとったものです。

主張・理由・証拠・再主張の順番で説明を行っていくことで、非常にわかりやすく相手に伝えられるほか、実際に理解をしていく際にその方がすんなりと入っていきます。逆にこれらの1つでも欠けてしまうと、要領を得ない内容となってしまい、読み手の理解が得られなくなるので、AREAの法則は意識しましょう。

具現化だけでなく抽象化も行う

具現化していくことで具体的な情報を詰め込んでいくことができます。しかし、具現化だけを行うと情報がかなり詰まってしまうため、実際に要約する際にわかりにくくなってしまうことがあります。そこでおすすめなのが抽象化の活用です。

抽象化によって文章をコンパクトにすることができます。要約ではそこまで詳しい情報は必要なく、抽象化によってまとめることが大切です。

日頃から要約の練習を行う

ここまで要約のコツなどをご紹介してきましたが、いきなり要約を行っていくのは結構大変であり、ハードルは高めです。そのため、日ごろから要約の練習を行っていき、コツをつかんでいくのがおすすめです。

要約の練習を行うと最初のうちはなかなか要約が上手くいかないことも出てきます。段々と要約のコツをつかんでいき、精度も高まっていきます。

音声認識や自動要約ツールを利用する

なかなか要約が難しい場合におすすめなのが音声認識や自動要約ツールの活用です。これならばツールが要約を行ってくれるので、しっかりとした要約が作れます。

井村屋グループ株式会社では会議の内容をまとめた議事録作成において「Rimo Voice」を採用しています。役員会議などの議事録を完成するのに1週間かかっていた作業が「Rimo Voice」の導入で半分まで作業時間を削減することに成功しています。

参考URL：
議事録作成時間半減！担当者も「もう業務に欠かせない」井村屋グループ株式会社様

実際に要約する際の注意点

ここからは実際に要約する際の注意点について解説していきます。注意すべき点は以下の通りです。

自分の主張や解釈を入れない
そのままの文章を使用しない
一文の長さを適宜調整する
構成順序はなるべく変更しない

上記で取り上げた4つの注意点について解説していきます。

自分の主張や解釈を入れない

要約は長い文章をコンパクトにしたものを指すので、自分の主張や解釈を入れたらそれは要約ではありません。自分の主張や解釈を入れた瞬間、全く別のものに変質してしまうため、絶対にやめましょう。

自分の言葉に置き換えるにしても、文章に書かれていることの中で行うべきであり、自分の主張などは入れてはいけません。

そのままの文章を使用しない

要約は引用とは異なり、コピペして元々の文章を貼り付けるだけでは成立しません。あくまでも書き手の主張を自分の言葉で適切に表現しながらまとめていくことが大切です。例えば、小説の内容をコピペ的に活用して要約すれば場合によっては著作権侵害になることも考えられます。

ですので、要約を行う際には文章をそのまま使うのではなく、自分の言葉に置き換えながらまとめていくことが必要です。

一文の長さを適宜調整する

一文の長さに関しても適宜調整を行っていくことが求められます。要約を行う際には長い文章をコンパクトにしていくため、要約前の文章の長さで調整するのは大変です。要約用に文章をまとめていくことも大事な作業となります。各段落ごとの概要をまとめていくように心がけましょう。

構成順序はなるべく変更しない

要約はあくまでも元々の文章の構成順序の通りでないといけないので、勝手に構成順序を変えてしまうことは要約の要件を満たしません。要約は構成順序も含めて伝えていく必要があるからで、要約を行う際にはそのあたりも注意が必要です。

要約に役立つAIツール活用方法

ここからは要約に役立つAIツールの主な活用方法についてご紹介していきます。AIツールは主に以下の点で要約作成をサポートしてくれます。

短時間で情報取得するためにAIを活用する
議事録作成の工数削減のためにAIを活用する

上記の活用方法について解説していきます。

短時間で情報取得するためにAIを活用する

短時間で情報取得をするためにAIを活用するケースがあります。要約はわざわざ長い文章を読まなくても済むように作られるものであり、AIを活用することで短い時間で情報の取得が行えます。

株式会社マックスサポートでは、AIを活用することで確認作業時間を大幅に短縮しています。コールセンター事業などを手掛け、音声で内容を確認することに一定の時間を要していました。

「Rimo Voice」を導入したことで年間約160時間の残業削減に成功し、対応員へのフィードバックもタイムリーに実施することができ、対応品質の向上につながりました。

参考URL：
Rimo導入で年間約160時間の残業削減、コールセンター業務の業務効率化・品質向上に貢献

議事録作成の工数削減のためにAIを活用する

要約のAIツールの使い道として、議事録を作成する際に作業をできる限り効率化させるために活用するケースがあります。議事録作成はかなりの時間がかかり、慣れない人だと1日以上かかってしまうこともあるため、できれば工数削減を行いたいところです。その点、AIツールを活用すれば、工数削減につなげられます。

株式会社JECCでは、AIツールを活用することで議事録作成の工数削減に成功しました。議事録を作成する際には会議の音声を何度も聞き直して文字起こしを行っており、3人で作業を行っても議事録作成に1日ほどかかっていたのです。

「Rimo Voice」を採用したところ、作業時間が半減し、生産性のある作業に時間を活用できるようになりました。議事録作成は負担がかかりやすく、本来であれば効率的に行っておきたい作業の1つです。「Rimo Voice」を活用することで、作業効率が一気に高まり、ムダな時間を削ることに成功しています。

参考URL：
「議事録作成の負担を軽減したい」良い意味でのサプライズ！作業時間を50%削減

手軽に要約したいならRimo Voiceがおすすめ！

要約や議事録作成は手間も時間もかかる作業ですが、AI要約ツールを活用することで効率化が図れます。

『Rimo Voice』はwebブラウザ上で簡単に利用できるサービスで、1時間の音声データをわずか10分で文字起こし・要約作成してくれるツールです。

手作業で議事録を作成する場合、発言の聞き漏らしや記録ミスも起こりがちですが、Rimo Voiceなら漏れなく音声を文字化してくれるので、よりミスのない正確な議事録が作成可能です。

さらに、Rimo Voiceにはテンプレート機能もあり、指定のフォーマットに沿った要約を簡単に作ることができます。フォーマットを統一することで、要約の読みやすさ・共有のしやすさも向上するでしょう。

このように、Rimo Vo iceを活用することで、これまで手作業で行っていた要約作成を大幅に効率化できます。正確性と速度、そして使いやすさを兼ね備えたRimo Voiceは、要約作成に悩む皆さんの強い味方になってくれるはずです。

要約のオンライン会議での必要性

オンライン会議は現代のビジネスにおいて不可欠な要素となりました。特に大規模なオンライン会議や、複数の議題を扱う場合、その全てを記憶するのは困難です。ここで要約が重要となります。

要約は、会議の目的や結果、各議題の主要な議論、決定事項などを明確に記録することで、参加者全員が共有する情報を一元化します。これにより、参加者は会議後も重要な議論や決定を確認でき、それぞれの役割や次のアクションを短時間で明確にすることができます。また、要約は情報の透明性を保ち、誤解や混乱を防ぐ役割も果たします。

要約のコツを理解し技術を磨くと同時に、「Rimo Voice」をはじめとするAI要約ツールなどを活用することで、効率的で生産的なオンライン会議の実現の一助となるでしょう。

仕事の質とスピードが劇的にアップ！「要約力」を鍛えるコツ

最終更新日: 2024 / 6 / 13

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