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Teams文字起こしのやり方を徹底解説｜Copilotとの違い・精度を上げるコツも紹介
「Teamsの文字起こし機能、どこにあるかわからない」
「文字起こしを始めたのに、あとから見返す方法がわからない」
「Copilot議事録と何が違うのか整理できていない」
こうした悩みを抱えている方は少なくないでしょう。Teamsには文字起こし機能が標準で備わっており、使い方さえ押さえれば会議の内容を自動でテキスト化できます。
本記事では、Teamsの文字起こし機能（トランスクリプション・ライブキャプション）の使い方から、Copilot議事録との違い、精度を上げるコツ、他ツールとの比較までをわかりやすく解説します。読み終えるころには、今日の会議からどちらの機能をどう使えばいいか迷わなくなるでしょう。
なお、Teams以外の会議も含めて記録を一元管理したい場合は、『Rimo Voice』のような専用の文字起こしツールも選択肢になります。無料トライアルもあるので、気になる方は後半の比較セクションもあわせてご覧ください。
Teamsの文字起こし機能とは？2つの仕組みと対応言語
Teams（Microsoft Teams）は、Office 365と連携するビジネス・教育機関向けのコミュニケーションツールです。ビデオ会議やチャット、ファイル共有に加えて、会議の内容を自動でテキスト化する文字起こし機能を備えています。
まずは、文字起こし機能の全体像を押さえましょう。
トランスクリプションとライブキャプションの違い
Teamsの文字起こしには、トランスクリプションとライブキャプションという2つの機能があります。
▼トランスクリプション機能とライブキャプション機能の違い
どちらも音声を自動でテキストに変換する点は共通していますが、「会議後に見返す議事録として残したいか」「その場で発言を読みたいだけか」で使い分けます。議事録作成が目的なら、まずトランスクリプションを使うと考えてよいでしょう。
対応言語と文字起こしの精度
Teamsのトランスクリプションは、日本語や英語を含む50以上の言語に対応しています。対応言語の詳細はTeamsのバージョンによって変わることがあるため、最新の一覧は公式ヘルプで確認するのが確実です。
参考：Microsoft Teams会議でライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする
精度を上げるには、会議の開始直後に音声言語を「日本語」に設定しておくことが欠かせません。Teamsは初期設定が英語になっていることがあり、設定を変えないまま会議を始めると、日本語を正しく認識できないことがあります。
文字起こしの精度そのものは、周囲の雑音や話者の発音の明瞭さといった録音状況にも左右されます。この点は後半の「注意点とコツ」の章で詳しく解説します。
Copilot議事録との違い
Teamsには、Microsoft 365 Copilotを使って会議の内容をまとめる機能もあります。トランスクリプションと役割が異なるため、混同しないよう整理しておきましょう。
トランスクリプション：会議の発言を全文そのままテキスト化し、あとから読み返す・ダウンロードすることを目的とした機能
Copilot：トランスクリプションのデータをもとに、AIが要点やアクションアイテムを要約する機能
参考：Teams でMicrosoft 365 Copilotを使用した会議に追いつく
つまり、Copilotは単独で動くのではなく、トランスクリプションが記録した発言データを土台にしています。設定によっては、会議後にCopilotへ質問するためにトランスクリプトの保存が必要になる場合もあります。Copilotは別途ライセンスが必要になることがあるため、まずはトランスクリプションの使い方を押さえたうえで、AIによる要約が必要かどうかを検討するとよいでしょう。
Teams文字起こし（トランスクリプション）の使い方
ここからは、実際にトランスクリプション機能を使う手順を紹介します。
事前準備｜必要なライセンスと管理者設定
文字起こし機能を使うには、次の条件を満たす必要があります。
デスクトップ版のTeamsを使用していること
Microsoft 365／Office 365のライセンスを保有していること
Teamsにはスマホアプリ版やブラウザ版もありますが、文字起こし機能はデスクトップ版でのみ利用できます。
また、組織の管理者側で、Teams管理センターの「会議ポリシー」内にある「トランスクリプションの作成を許可する」をオンにしておく必要があります。自分の環境で文字起こしが使えない場合は、まずこの設定を管理者に確認してもらいましょう。
文字起こしを開始する
会議中の操作手順は次の通りです。
会議画面の「その他のアクション」をクリックする
「レコードと文字起こし」を選択し、「文字起こしの開始」をクリックする
会議の音声言語が「日本語」になっているか確認する
▼「レコーディングと文字起こし」から「文字起こしの開始」を選ぶ
音声言語は、会議を作成するときのオプション画面でも設定できます。日本語の会議で英語のまま実行すると精度が大きく落ちるため、開始前に必ず確認しておきましょう。
▼会議のオプションで音声言語を「日本語（日本）」に設定する
参考：Microsoft Teams会議でライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする
文字起こしを開始すると、参加者にも開始した旨が通知され、発言が字幕のように画面に表示されます。録画と文字起こしは別の機能なので、両方を同時に記録したい場合は「レコーディングと文字起こしの開始」を選びましょう。
結果を確認・編集する
文字起こしが終了すると、トランスクリプトはTeams内に自動保存され、会議の詳細ページに添付されます。会議の参加者であれば誰でも内容を確認できます。
会議の主催者、または編集権限を付与されたメンバーは、トランスクリプトの内容を直接修正できます。誤変換や聞き取りにくい箇所があれば、この段階で手直ししておくと、あとで議事録として共有するときの手間が減ります。
データを共有・保存する
作成したトランスクリプトは、次の手順でダウンロードできます。
Teams左端の「カレンダー」を選択する
対象の会議イベント内にある「トランスクリプト」を選択する
「ダウンロード」をクリックし、ファイル形式を選ぶ
ファイル形式は「.docx」と「.vtt」の2種類です。.docxはMicrosoft Wordで、.vttはメモ帳などのテキストエディタで開けます。社外への共有や別ツールへの取り込みが必要な場合は、用途に合わせて形式を選びましょう。
文字起こしとあわせて会議の録画も残しておきたい場合は、Teamsでの録画方法もあわせて確認しておくと安心です。
関連記事：Teamsで会議をレコーディング（録音・録画）する方法！保存・共有するやり方も紹介
ライブキャプションの使い方
ライブキャプションは、会議中の発言をリアルタイムで字幕表示する機能です。使い方はシンプルです。
Teamsで会議に参加する
会議コントロールで「その他のアクション」を選択する
「ライブキャプションを有効にする」を選択する
この手順で、発言が自分の画面にリアルタイムで表示されるようになります。ライブキャプションは「その他のアクション」からいつでも停止できます。
トランスクリプションと違い、ライブキャプションのデータはあとから保存・ダウンロードできません。会議後に議事録として活用したい場合は、前の章で紹介したトランスクリプションを使いましょう。
Teams文字起こしを使いこなす活用シーン
トランスクリプション機能は、使い方次第で議事録作成以外の場面でも役立ちます。代表的な5つの活用シーンを見ていきましょう。
議事録作成をスピードアップする
会議中の発言がリアルタイムでテキスト化されるため、会議が終わった時点でほぼ議事録の材料がそろっています。ゼロから聞き直して書き起こす手間がなくなり、記憶が新しいうちに内容を確認・修正できるのも利点です。
Teams以外にZoomも使う機会が多い方は、あわせてZoom側の議事録自動作成の方法も押さえておくと、会議ツールが変わっても対応に困りません。
関連記事：【無料】Zoomの議事録を自動作成する2つの方法！AIツールも紹介
途中参加でも会議に追いつける
会議に途中から参加した場合でも、トランスクリプトをさかのぼって確認すれば、それまでの議論の流れをすぐに把握できます。「何の話をしているのかわからないまま会議が終わる」という事態を避けられるでしょう。
多言語会議の翻訳に使う
Teamsのトランスクリプションは、テキストを他の言語に翻訳する機能も備えています。英語で行われた会議の内容を日本語に翻訳して確認するといった使い方ができ、海外拠点とのやり取りが多い企業で役立ちます。
より幅広い翻訳ツールを比較検討したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：リアルタイム音声翻訳ツール・アプリ30選！Web会議・PC・スマホ別におすすめをご紹介
商談・顧客対応の記録に残す
顧客との打ち合わせやカスタマーサポートの会話も、文字起こし機能で記録できます。あとから発言内容を見返せるほか、新人研修の教材として活用する使い方も考えられるでしょう。
アクセシビリティ向上に役立つ
聴覚に障害がある方や、日本語が母語でない参加者にとって、音声だけのコミュニケーションはハードルになることがあります。文字起こし機能でリアルタイムに発言が画面表示されれば、こうした参加者も会議の内容を把握しやすくなります。
音声が途切れたり周囲の雑音が入ったりした場合も、テキストで内容を確認できるため、情報の取りこぼしを防ぐ効果も期待できます。
使うときに知っておきたい注意点と精度を上げるコツ
文字起こし機能を快適に使うために、押さえておきたい注意点とコツを5つ紹介します。
録音環境と発話の明瞭さが精度を左右する
文字起こしの精度は、周囲の雑音や話者の発音の明瞭さといった録音状況に左右されます。高性能なマイクを使い、話者がはっきりと発音するほど、精度は上がる傾向にあります。
一般には、録音した音声をあとからアップロードする方式が最も精度が高く、Botによるリアルタイム録音、マイクでの直接録音の順で下がる傾向があります。意外に知られていませんが、対面での会議でも、その場でTeamsやZoomを立ち上げてマイクをつなぎ、会議ツール経由で録音した方が精度が上がることがあります。会議ツール側のノイズキャンセル機能が働くためで、ノートPCの内蔵マイクだけで広い部屋の音を拾おうとすると、精度が落ちやすくなります。
固有名詞や専門用語、方言は正確に認識できないことがあるほか、複数の話者が同時に発言した場合も精度が下がりやすい点は覚えておきましょう。
内容の確認・校正は必須
音声認識の技術は完璧ではありません。音質が悪い場合や発話が不明瞭な場合は、誤った単語やフレーズとして認識されることがあります。
同音異義語や専門用語が文脈と違う形で解釈されることもあるため、文字起こしされた内容をそのまま使わず、目視や校正ツールで確認する工程を必ず挟みましょう。
話者を正確に識別するコツ
Teamsの文字起こしは自動で話者を判別しますが、100%完璧に分かれるわけではありません。同じ部屋に複数人がいる会議や、声質が似ている参加者が多い会議では、判別の精度が下がることがあります。
会議の開始前に参加者がマイクチェックを行い、発言時以外はマイクをミュートにしておくと、判別の精度が上がります。発話者が交代するときに少し間を空けることも効果的です。自動判別がうまくいかなかった箇所は、あとから手動で発言者を修正できるので、AIによる自動判別と人の手直しをセットで考えておくとよいでしょう。
専門用語は辞書登録で精度を補う
専門用語や社内用語、固有名詞は、AIが最初から完璧に認識できるとは限りません。最初にすべてを登録しようとせず、会議のたびに誤変換された単語をその都度追加していく運用の方が、無理なく続けられます。
部署ごとによく使う用語をまとめておき、会議前に登録しておく習慣をつけると、議論の内容がより正確に記録として残るようになります。
言語設定はデフォルトのままにしない
Teamsは初期設定で音声言語が英語になっていることがあり、そのまま日本語の会議を始めると正しく認識されません。会議を開始したら、まず音声言語が「日本語」になっているかを確認する習慣をつけましょう。
Teams標準機能で足りない場面は？比較で見る選択肢
Teamsの文字起こし機能は便利ですが、すべての場面で十分とは限りません。ここでは、Teams・Rimo Voice・Notta・Google Meetの機能を比較しながら、専用ツールを検討すべきタイミングを紹介します。
Teams・Rimo Voice・Notta・Google Meetの機能比較
まずは、それぞれのツールの特徴を見てみましょう。
Teams
Teamsは、Microsoftが提供するビジネス向けコミュニケーションプラットフォームで、オンライン会議・チャット・ファイル共有などの機能を備えています。
Microsoft Teamsに組み込まれているため、会議の録画と文字起こしをシームレスに行える
対応言語は50以上だが、話者数が多い会議や複数ツールが混在する環境では、話者の判別や記録の一元管理に課題が出やすい
Microsoftのセキュリティ基準に準拠しており、企業内での利用に適している
コスト：Microsoft 365のサブスクリプションに含まれるため、追加費用なしで利用できる場合があります。
Rimo Voice
『Rimo Voice』は、Rimo合同会社が提供するAI議事録・文字起こしサービスです。会議やイベントの音声・動画ファイルをアップロードするだけで自動でテキスト化できるほか、マイク機能によるリアルタイムの録音・文字起こしにも対応しています。
会議終了後わずか5〜10分で文字起こしと要約が完了し、専門用語は辞書登録、複数話者は話者分離で精度を補える
Zoom・Teams・Google Meet・Webexなど複数のオンライン会議ツールと連携でき、対面・オンラインが混在する会議の記録を一元管理できる
ISO27001・ISO27017認証を取得し、データは日本国内で保管。お客様データをAIの学習に使うこともない
サービスサイトURL：Rimo公式サイト
Notta
Nottaは、Notta株式会社が提供するAIを活用した文字起こしサービスです。リアルタイムの音声認識に加え、録音済みファイルのアップロードにも対応しています。
58か国語に対応し、Google Chromeの拡張機能からも操作できる
話者分離機能や、会議・クライアントごとのフォルダ分け機能を備えている
無料プランでは毎月120分（1回3分まで）の文字起こしが可能
サービスサイトURL：Notta公式サイト
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議アプリです。文字起こし機能は日本語を含む8言語に対応しており、Business Standard以上のGoogle Workspaceプランで利用できます。
Google Meetのビデオ会議中に文字起こしを有効にできる
Google Workspaceとの統合が進んでおり、ドキュメントやカレンダーと連携しやすい
文字起こし結果は主催者のGoogleドライブに保存され、会議後にメールでも共有される
サービスサイトURL：Google Meet
専用ツールへの切り替えを検討すべきタイミング
Teams標準の文字起こしで十分な場面もあれば、専用ツールが必要になる場面もあります。分かれ目は次の3点です。
人数：大人数の会議では話者を分ける機能が重要になります。標準機能はアカウント単位で音声を拾うため、1台のPCで複数人が発言すると話者を分けにくくなります
ツールの混在：Zoom・Teams・Google Meetを併用していたり、対面会議の録音も含めて記録を残したい場合、議事録を1か所にまとめて検索できるかどうかが重要になります
あとから使うか：議事録を資産として後から検索・活用するのか、その場限りの確認で十分なのかによっても、必要な機能は変わります
外部との会議や参加者の多い会議では専用ツールを積極的に使い、社内の小規模な定例ではTeams標準機能で判断する、という使い分けをしている企業も多いようです。標準機能で足りる場面があることを認めたうえで、記録を資産として活用したいタイミングで専用ツールを検討するとよいでしょう。
議事録の作成・共有をさらに効率化したい方は、以下の記事でツールの選び方を比較してみるのもおすすめです。
関連記事：【2025年最新】AI議事録自動作成ツール30選！タイプ別の選び方も紹介
Teamsの文字起こしに関するよくある質問
Q. Teamsの文字起こしは無料で使えますか？
Microsoft 365／Office 365のライセンスを保有していれば、追加費用なしで利用できます。ただし、ライセンスの種類によっては文字起こし機能が含まれていないプランもあるため、契約内容を確認しておきましょう。
Q. 文字起こしのボタンが見当たらないときはどうすればいいですか？
デスクトップ版のTeamsを使っているか、まず確認しましょう。ブラウザ版やモバイルアプリでは文字起こしを開始できません。それでも表示されない場合は、組織の管理者にTeams管理センターの「トランスクリプションの作成を許可する」設定を確認してもらいましょう。
Q. トランスクリプトは誰が見られますか？
会議の参加者であれば、基本的に内容を確認できます。内容を直接編集できるのは、会議の主催者と編集権限を付与されたメンバーのみです。
Q. 文字起こしの精度が低いと感じたときはどうすればいいですか？
まず、音声言語が「日本語」に設定されているか確認しましょう。そのうえで、マイクの位置を話者に近づける、周囲の雑音を減らす、専門用語を辞書登録するといった対策を試すと、精度が改善しやすくなります。
まとめ｜Teamsの文字起こしは2機能の使い分けから
Teamsの文字起こし機能には、会議後に見返せるトランスクリプションと、その場で字幕表示するライブキャプションの2種類があります。まずはこの違いを理解し、目的に合わせて使い分けることが、Teams文字起こし活用の第一歩です。
精度を上げるには、録音環境を整えることと、専門用語を運用しながら辞書登録していくことが欠かせません。また、Copilotによる要約機能はトランスクリプションのデータを土台にしているため、まずは文字起こしの基本操作を押さえておくと、AI機能もスムーズに使いこなせるようになるでしょう。
Zoom・Google Meetとの併用や対面会議の記録まで一元管理したい場合は、Rimo VoiceのようなTeams連携に対応した専用ツールも選択肢に入ります。自社の会議の使われ方に合わせて、無理のない形で文字起こしを取り入れてみてはいかがでしょうか。
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