経費精算を自動化する5つの方法！進め方4ステップや注意点も解説

「月末になると、領収書の束と申請書の見直しでほぼ1日が終わってしまう」

「経理から差し戻されるのが面倒で、つい申請を後回しにしてしまう」

こんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。経費精算は、社員が申請してから経理が承認・精算するまで、複数の工程が積み重なる業務です。手作業のまま残っている工程が多いほど、月末の負担は大きくなります。

本記事では、経費精算を自動化する5つの方法を、進め方の4ステップや導入時の注意点とあわせて解説します。読み終える頃には、自社のどの工程から自動化を始めればよいかが見えてくるはずです。

経費精算はどこまで自動化できる？申請から精算までの工程

経費精算は、社員の申請から経理の精算まで複数の工程に分かれており、工程ごとに自動化できる範囲が異なります。

経費精算の流れと手作業が残りやすい工程

経費精算は大きく「申請する側」と「精算する側」の2つの流れに分けられます。申請者は領収書を集めて申請書を作り、提出するまでを担当します。経理は内容と規程を確認し、承認を回付して仕訳・振込・保管まで進めます。

どちらの流れで時間がかかっているかによって、有効な自動化の手段は変わります。人数の多い会社ほど、まずどちらの負担が大きいかを見極めることが最初の一歩になります。

手作業のまま複数の工程が積み重なっていると、月次の締めが遅れたり、差し戻しの往復に時間がかかったりします。件数が少ないうちは目立たなくても、社員数や申請件数が増えるほど、この負担は大きくなっていきます。

この一覧のうち、手入力・押印・目視確認にあたる部分が、時間を取られる工程の中心です。特に経理側の確認・回付・仕訳は、件数が増えるほど時間を圧迫しやすい工程です。申請件数の多い会社ほど、経理側の自動化から着手すると効果を感じやすくなります。

業務自動化そのものの考え方や、他部門での活用例は次の記事で詳しく解説しています。

関連記事：業務自動化とは？効率化との違い・進め方・使えるツールをわかりやすく解説

経費精算が手作業のまま残りやすい3つの理由

手作業が残る理由は、業務量よりも仕組みの作り方に起因することが多く、次の3つに整理できます。

• 紙の領収書が起点になっている：スキャンや手入力の前に、まず紙を集める工程自体が残っている。原本の保管ルールが決まっていないと、担当者ごとに保管方法がばらつくこともある

• 規程の判断が人の頭の中にある：上限額や対象外費目の基準が明文化されておらず、経理担当者の経験に依存している。担当者が変わるたびに判断基準が揺れる原因にもなる

• 会計システムへの入力が別作業になっている：申請データと会計データが連携しておらず、同じ情報を二重に入力している。入力のたびに転記ミスが起きるリスクも積み重なる

これら3つが揃うと、件数が増えるほど確認や差し戻しのやり取りも増えていきます。特に紙が起点になっている会社は、最初の工程を変えるだけで下流の作業量も大きく変わります。次の章では、それぞれをどう自動化できるかを具体的に見ていきます。

経費精算を自動化する5つの方法

経費精算を自動化する方法は、主に次の5つに分けられます。手軽さやコスト感、向いている状況が異なるため、自社の課題に合わせて選ぶことが大切です。

5つの方法は、申請者側から効果が出るものと、経理側から効果が出るものに分かれます。どちらから着手するかは、次の章で洗い出す工数の内訳を見てから決めても構いません。

方法1｜申請をスマホ・Webからの入力に切り替える

紙の申請書やエクセルへの入力を、スマホやパソコンから使えるフォームに置き換える方法です。ワークフロー（申請から承認までの流れをシステム上で進める仕組み）を使うと、申請者は移動中でも入力でき、経理も一覧で内容を確認できます。

費目ごとに入力項目をテンプレート化しておくと、申請者が迷わず入力できます。紙の回覧や押印待ちがなくなり、テレワーク中でも申請が完結する点が大きなメリットです。

たとえば、交通系ICカードの利用履歴をそのまま貼り付けられるフォームにしておくと、申請者の入力の手間をさらに減らせます。

一方で、入力項目を増やしすぎると、申請者の手間がむしろ増えてしまいます。項目は必要最小限に絞ることが大切です。

すでに勤怠管理などでシステムを使っている会社であれば、同じIDでログインできる仕組みを選ぶと、社員が覚えるツールを増やさずに済みます。

方法2｜AI-OCRで領収書の読み取り・入力を自動化する

AI-OCR（画像に写った文字をAIが読み取り、データに変換する仕組み）を使うと、スマホで領収書を撮影するだけで日付・金額・店名が自動で入力されます。手入力や転記の手間を大きく減らせる方法です。

読み取り精度は領収書の種類によって差が出やすいため、まずは頻度の高い費目（交通費・会食費など）から試すと導入しやすくなります。

入力ミスや転記漏れが減り、月末の駆け込み入力も減らせます。たとえば、月末にまとめて確認する運用から、申請のたびにその場で読み取る運用に変えると、差し戻しに気づくタイミングも早くなります。

ただし読み取り結果をそのまま確定せず、金額や支払先は人の目で確認する工程を残すことが大切です。

方法3｜法人カード・交通系ICの利用データを自動で取り込む

法人カードや交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込む方法です。そもそも立て替えや申請自体を減らす発想が、他の4つの方法とは異なる点です。

利用データが自動で経費申請の下書きになる仕組みを使うと、申請者は内容を確認するだけで済みます。たとえば、法人カードの利用履歴がそのまま申請の下書きになる仕組みでは、申請者の作業は「内容を確認して提出する」だけに変わります。

立て替えが減ることで、申請の件数そのものが減り、経理の確認作業も軽くなります。

一方で、既存の交通費規程や現金精算のルールと二重運用にならないよう、切り替えのタイミングを決めておく必要があります。

方法4｜社内規程のチェックと承認フローを自動化する

上限額や対象外の費目、二重申請などをシステムが自動で判定する方法です。承認者は差し戻すべき申請だけを確認すればよくなります。

規程をシステムに反映するには、まず自社の規程を明文化し、判断基準を数値やルールに落とし込む作業が必要です。たとえば、一定額を超える会食費だけ上長の承認を必須にするなど、条件分岐として設定しておくと、通常の申請はそのまま進められます。

承認者の目視確認が減り、不正申請や規程違反の見逃しも防ぎやすくなります。特に承認者が複数の部署の申請を抱えている会社では、確認にかかる時間の減り方が大きくなります。

ただし規程自体が実態と合っていない場合、自動チェックがかえって差し戻しを増やすこともあります。規程の見直しとセットで進めましょう。

方法5｜仕訳・会計システム連携・振込データの作成まで自動化する

申請データから仕訳を自動で作成し、会計システムに連携する方法です。振込データの作成まで自動化すれば、経理側の「出口」の作業がまとめて減ります。

既存の会計システムと連携できるかどうかが前提になるため、対応状況を先に確認します。たとえば、仕訳データが会計システムに自動反映される仕組みでは、経理担当者は例外的な仕訳だけを確認すればよくなります。

二重入力がなくなり、月次の締め作業が早く終わる効果が見込めます。申請件数が多く、経理担当者の人数が限られている会社ほど、この方法の効果を感じやすくなります。

一方で、連携設定の初期構築にはある程度の時間がかかります。他の方法より着手の優先度を後ろに置く企業が多い方法です。

経費精算の自動化を進める4ステップ

5つの方法をどう組み合わせるかは、次の4ステップで検討すると進めやすくなります。順番を守らずにいきなり全工程を変えようとすると、社内の混乱が大きくなりやすいため、1つずつ進めることをおすすめします。

ステップ1｜申請から振込までの工数を洗い出す

自動化する前に、まず現状の工数を数字にします。申請者側と経理側を分けて測ることで、どちらの負担が大きいかが見えてきます。

1. 各部署にヒアリングする：申請者側は入力にかかる時間、経理側は確認・仕訳・振込にかかる時間を分けて聞く

2. 月間の合計時間を出す：件数×1件あたりの時間で、部署ごとの合計時間を計算する

3. 時給を掛けて費用に換算する：合計時間に時給を掛け、費用として見える形にする

4. 短期トライアルで実測する：一部の自動化手段を試し、実際の所要時間で数字を検証する

たとえば、申請者側の入力に1件あたり5分、経理側の確認から仕訳までに1件あたり10分かかっているとします。月100件の部署では、申請者側に約8時間、経理側に約16時間かかっている計算になります。

あくまで一例ですが、こうした計算方法自体は自社の実測値にそのまま当てはめられます。

数字にしておくことで、次のステップで自動化する工程を選びやすくなり、後の稟議でも役立つ材料になります。

ステップ2｜自動化する工程を絞って小さく試す

全社に一斉に配るのではなく、1つの部署・1つの費目から始めます。小さく始めて実績を出し、そこから社内に広げていくほうが定着しやすいためです。

たとえば、経費精算の中でも件数が多く定型的な「交通費申請」だけを対象にして試すと、他の費目に広げる前に運用の課題を見つけやすくなります。

初期費用を会社側で持つ形にしておくと、現場の持ち出しがなくなり、試しやすくなります。また、旗を振る推進役を先に決めておくことも欠かせません。推進役がいないと、導入の工数が特定の担当者に集中し、そのまま止まってしまうことがあります。

最初に触った人がよい体験を持てるかどうかが、その後の定着を大きく左右します。

部署によって定着のしやすさにも差があります。活動の振り返りにもメリットを感じやすい営業部門は定着しやすく、情報システムや総務、経営企画は旗振り役になりやすい傾向があります。自社でどの部署から試すかを考える際の参考にしてみてください。

ステップ3｜社内規程と運用ルールをあわせて見直す

仕組みだけを変えても、規程が紙の申請書を前提にしたままだと、運用が止まってしまいます。上限額や対象外費目、承認のルールを、自動化した仕組みに合わせて見直します。

たとえば、これまで紙への押印で運用していた承認ルールを、システム上の承認ボタンに置き換える場合は、社内規程における「承認」の定義自体を見直す必要があります。

規程の見直しは経理だけで完結させず、実際に申請する社員の声も聞きながら進めます。そうすることで、無理のない運用ルールに近づきます。

見直しのタイミングは、自動化する工程を切り替える直前が目安です。早すぎると現場が変更点を覚えていられず、遅すぎると新旧のルールが混在してしまいます。

ステップ4｜効果をまとめて社内に広げる

小さく試した効果を社内に広げる段になったら、次の3点を揃えておきます。

• 試算は実態に合わせる：時短効果を大きく見積もると経営層に見抜かれてしまうため、盛らずに実測値で示す

• 比べた証拠を残す：他の手段と比較検討した記録を残し、なぜこの方法を選んだかを説明できるようにする

• 決裁ラインを先に確認する：同じ費用でも支払い方（年額・月額）によって決裁者が変わることがあるため、社内の決裁権限表を先に確認する

稟議を通すために必要なのは「良さの説明」よりも、比べた証拠と実態に合った試算です。同業他社の導入実績を示せる場合は、公開されている情報を確認したうえで引用すると説得力が増します。稟議書の書き方そのものは、以下の記事でも詳しく解説しています。

関連記事：稟議書の書き方完全ガイド！一発で承認されるコツと例文・テンプレート

経費精算を自動化するときの3つの注意点

自動化を進める際は、次の3つの注意点を押さえておくと、導入後のつまずきを減らせます。どれも「便利になったはずなのに、なぜか運用が回らない」という状況を防ぐための備えです。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応を確認する

経費精算を電子化する際は、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応もあわせて確認が必要です。電子帳簿保存法は、国税に関係する帳簿や書類を電子データのまま保存するためのルールを定めた法律です。

対象になるのは、経費精算に関わる領収書や申請書などの国税関係書類です。自社がどの保存方法に当てはまるかは、紙のままか電子データかといった運用フローによって変わります。

保存方法や保存期間などの具体的な要件は、自社の運用によって当てはまる条件が変わります。詳細は国税庁の公式情報を確認することをおすすめします。

参考：電子帳簿保存法の概要

もう一つ確認しておきたいのが、インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応です。仕入税額控除を受けるには、一定の事項を記載した帳簿と、適格請求書発行事業者が発行した請求書等（インボイス）の保存が要件になります。

立て替えた費用を経費精算する場合も、対象の領収書がインボイスの記載事項を満たしているかを確認する仕組みを自動化の設計に組み込んでおくと、経理側の確認漏れを防げます。

参考：No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）

金額に直結する項目は人の確認を残す

AI-OCRやシステムによる自動判定は、入力や下書きまでを担う仕組みとして優れています。一方で、金額・日付・支払先といった、お金と税務に直結する項目は、最終的に人が確認する工程を残すことが大切です。

たとえば、AI-OCRが読み取った金額を、そのまま会計システムへ自動反映する運用にしてしまうと、読み取りミスがそのまま仕訳の誤りになります。読み取り結果を承認するひと手間を挟むだけでも、確認の抜け漏れを防げます。

「AIやシステムに任せるのは書くこと、決めるのは人」という線引きを持っておくと、精度への不安にも具体的な対策として答えられます。

申請する社員の手間が増えると自動化は続かない

経理側の負担を減らすことだけを考えて仕組みを決めると、申請者側の入力項目が増えてしまいがちです。結果として申請が遅れ、締めが終わらないという状況が起こりやすくなります。

たとえば、経理側の確認を減らす目的で入力項目を大幅に増やしてしまうと、申請者は入力を後回しにし、結局月末に溜め込んで提出することになります。入力項目は、経理が本当に必要とする範囲に絞ることが重要です。

定着するかどうかの差は、機能の良し悪しよりも広げ方にあります。最初に使う社員の入力体験を作り込み、小さく始めて口コミで広げること、そして推進役を先に決めておくことが、社員の手間を増やさずに定着させる備えになります。

経費精算の次はどこを自動化する？定型業務の広げ方

経費精算の自動化にひととおり慣れてきたら、同じ考え方を他の定型業務にも広げられます。

自動化に向く業務の見極め方

自動化しやすい業務には共通点があります。

• 形式が決まっている：入力項目や手順がある程度固定されている

• 繰り返し発生する：毎月・毎週など、一定の頻度で発生する

• 判断の余地が少ない：金額や条件で機械的に判定できる部分が多い

経費精算はこの3条件に当てはまる代表的な業務ですが、当てはまる業務は社内に他にもあるはずです。たとえば勤怠の集計や、定例会議の議事録作成、資料の配布といった業務も、形式が決まっていて繰り返し発生します。

反対に、都度判断が必要な調整業務や、相手の状況に応じて対応を変える業務は、自動化に向きません。まずは判断の余地が少ない業務から手を付けると、失敗が少なくなります。

会議のあとに残る作業もAIに任せられる

記録やデータ化の自動化だけで止まらず、その後の作業の実行まで自動化する動きが広がっています。たとえば会議のあとには、議事録の作成、決まったタスクの洗い出し、資料化、関係者への共有といった作業が残ります。

AI議事録サービス「Rimo」の「Rimo Actions」は、会議の内容からタスクを自動で抽出し、実行計画を提案する機能です。承認すると、資料や下書きメールの作成、Slackでの共有まで進められます。

機能の詳細はRimo Actionsの製品ページで確認できます。

バックオフィス業務でAIを活用した例として、学校法人追手門学院様では、監査ヒアリングや議事録のまとめにかかる作業時間が4分の1になり、担当者の精神的な負担も軽くなったと報告されています。

関連記事：作業時間が4分の1になり、監査業務の精神的負担軽減にも｜学校法人追手門学院様

経費精算と同じように、繰り返し発生する定型作業を工程ごとに見直すと、自動化できる範囲が見えてきます。

経費精算の自動化に関するよくある質問

Q. 少人数の会社でも経費精算の自動化はできますか？

できます。件数が少ない会社ほど、次のような手軽な方法から始めやすくなります。

• スマホ・Webからの申請フォームに切り替える

• AI-OCRで領収書の入力だけを自動化する

件数が少なければ、社内規程の自動チェックや会計システムとの連携まで一度に整える必要はありません。すべてを一度に変えるのではなく、負担の大きい工程から絞って導入すると無理がありません。

Q. 無料で始められる方法はありますか？

サービスによっては無料プランや無料トライアルが用意されています。導入前に次を確認しておくと、費用をかけすぎずに検討できます。

• 自社の経費精算にかかっている工数（進め方のステップ1を参照）

• 無料の範囲でどの工程まで自動化できるか

無料の範囲は申請フォームやAI-OCRの一部機能に限られることが多く、規程チェックや会計連携まで含む場合は有料になるケースが目立ちます。まず工数を洗い出し、効果が大きい工程から有料の仕組みを検討する順番がおすすめです。

Q. AI-OCRの読み取り結果はどこまで信用できますか？

項目によって信用できる範囲が異なります。

• 日付・店名など：自動入力のまま使ってよい場合が多い

• 金額・支払先など：お金に直結するため、人の確認を残す

読み取り精度は領収書の種類やレイアウトによっても差が出るため、両方の目線を持っておくと安心です。手書きの領収書やレシートの印字がかすれている場合は、読み取り誤りが起きやすい点も覚えておきましょう。

Q. 紙の領収書が残っていても自動化できますか？

可能です。スマホで撮影し、AI-OCRで読み取る方法を使えば、紙のままでも入力の手間を減らせます。まずは領収書を集める工程だけを自動化し、承認や仕訳の工程は既存の運用を残す、という組み合わせから始めても構いません。

ただし電子帳簿保存法上、スキャン後の原本を保存するかどうかは自社の運用によって対応が変わるため、事前に確認しておくと安心です。

Q. 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？

方法によって異なります。申請のスマホ・Web化やAI-OCRの一部機能だけを試すなら、数週間程度で始められる場合もあります。

一方で、社内規程の見直しや会計システムとの連携まで含めると、準備に数ヶ月かかることもあります。まずは工数の洗い出しと、対象を絞った試験導入から始めると、無理なく進められます。

まとめ｜経費精算の自動化は工程の棚卸しから小さく始める

経費精算は、申請者の入力から経理の仕訳・振込まで、複数の工程が積み重なる業務です。すべてを一度に変えるのではなく、まず工数を洗い出し、負担の大きい工程から自動化する方法を選ぶことが遠回りを避けるコツです。

自動化を進める中では、電子帳簿保存法への対応や、金額に直結する項目の確認、申請する社員の手間といった注意点も欠かせません。仕組みだけを整えて終わりにせず、規程や運用ルールもあわせて見直すことで、無理のない自動化に近づきます。

申請のスマホ・Web化、AI-OCR、法人カード・IC連携、規程チェック、仕訳・会計連携という5つの方法は、どれも一度にすべてを揃える必要はありません。

工数の大きい工程から1つずつ選び、4ステップで着実に広げていく進め方が、結果的に一番早く定着します。

社内に広げる際は、盛らない試算と比べた証拠を用意し、決裁ラインを先に確認しておくと、稟議を通しやすくなります。まずは自社の経費精算にどれだけの時間がかかっているか、工数を測るところから始めてみてはいかがでしょうか。