請求書業務を自動化する4つの方法！進め方3ステップや注意点も解説

「毎月の請求書処理に半日以上かかっている」

「紙の請求書を確認するためだけに出社している」

「入力ミスがないか、何度も見直す作業に追われている」

こんなお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。人手不足が続くなかで、請求書業務を自動化したいというニーズは、企業の規模を問わず高まっています。どこから手をつければよいのか迷い、後回しになっている会社も少なくありません。

本記事では、請求書業務を自動化する4つの方法を解説します。あわせて、対象になる工程の整理や進め方の3ステップ、押さえておきたい注意点も紹介します。読み終えたときに、自社のどの工程からどう手をつければよいかが具体的に描けるようになるでしょう。

請求書業務はどこまで自動化できる？対象になる工程

請求書業務とひとくちに言っても、自動化できる範囲は工程ごとに違います。まずは自社の請求書業務を工程で分けて考えてみましょう。

請求書業務の流れと手作業が残りやすい工程

請求書業務は大きく「受け取る側」と「発行する側」に分かれます。それぞれの流れは次のとおりです。

• 受け取る側：請求書の受領→内容確認→承認→支払い→保管

• 発行する側：請求書の作成→取引先への送付→入金確認

発行側でも、作成や送付に時間がかかっている企業があります。取引先ごとにフォーマットを変えて作成していたり、入金確認を手作業で消し込んでいたりすると、月末に作業が集中しがちです。

受領・発行のどちらも、確認や消込といった「人の目でのチェックが必要な工程」に手作業が残りやすいという共通点があります。

このうち、確認・承認・入力・保管といった工程は、今も手作業のまま残っている企業が少なくありません。「業務自動化」という言葉自体の意味や、請求書以外も含めた自動化の全体像を知りたい方は、以下もあわせてご覧ください。

関連記事：業務自動化とは？効率化との違い・進め方・使えるツールをわかりやすく解説

請求書処理が手作業のままになりやすい3つの理由

多くの企業で請求書処理の自動化が後回しになるのには、共通した理由があります。

• フォーマットが取引先ごとにばらばら：紙・PDF・メール添付など受け取り方も書式も統一されておらず、システム化しづらい

• 承認フローが紙・押印を前提にしている：確認や決裁のために出社が必要になり、テレワークでは滞留しやすい

• 手順が担当者の頭の中にしかない：属人化した業務は仕組み化のきっかけがつかみにくい

たとえば経理担当が1〜2名の会社では、月末に紙の請求書がまとめて届き、確認と入力だけで数日かかることも珍しくありません。承認者が出張や外出で不在だと、支払いが翌月にずれ込むケースもあります。

とくに属人化した業務は、担当者自身も「なぜこの順番で進めているか」を説明できないことがあります。手順が言語化されていないと、自動化の第一歩である工程の洗い出し自体が難航しがちです。

これら3つが重なると、「変えたいけれど何から手をつければよいかわからない」という状態が続きます。次の章では、この状態を崩すための具体的な方法を紹介します。

請求書を自動化する4つの方法

請求書業務の自動化には、大きく4つの方法があります。どれか1つを選ぶというより、自社の状況に合わせて組み合わせるのが現実的です。

比較表の「手軽さ」は導入までのハードルの低さ、「効果範囲」はどこまで自動化できるかの目安です。あわせて参考にしてください。

どの方法から着手すべきか迷う場合は、棚卸しで見えた自社の負担が大きい工程に注目しましょう。紙の受け取りが多いなら方法1、入力作業に時間がかかっているなら方法2が優先候補です。

承認の遅れが課題なら方法3、支払い・消込の手間が大きいなら方法4が候補になります。複数の課題がある場合は、影響が大きい工程から順に着手すると効果を実感しやすくなります。

方法1｜受け取る請求書を電子データに統一する

自動化の土台になるのが、請求書を電子データとして受け取る仕組みです。紙のままではどんなツールを入れても自動化の恩恵を受けにくくなります。

進め方の要点は次のとおりです。

• 取引先にはPDFやメール添付での送付を依頼する

• 紙で届いた分はスキャンして電子データに変換する

• 電子データの保存ルールをあわせて決めておく

紙をなくすだけで、確認・保管にかかる時間は大きく減らせます。一方で、取引先への依頼や社内の運用ルール作りには、ある程度の時間がかかる点は見込んでおく必要があります。

とくに向いているのは、取引先数が多く紙の請求書が中心の会社です。複数拠点から紙が届く企業では、この工程を変えるだけで確認業務の負担が目に見えて減ります。

依頼の仕方にもコツがあります。全取引先への一斉送付は後回しにしましょう。請求書の件数が多い取引先から順に個別で依頼すると、対応してもらえる可能性が高まります。

特別な事情がある取引先には、電子化の目的もあわせて伝えると納得を得やすくなります。

一方で、うまくいかないケースもあります。

• 依頼しても返信が来ない取引先が一定数残る

• 電子化に馴染みのない取引先から、対応が難しいと断られる

すべてを一気に電子化しようとせず、まずは取引件数の多い取引先から依頼するのが現実的です。残った紙の請求書は、スキャンして電子データに変換すれば同じ運用に乗せられます。

電子データに統一できると、確認・承認の担当者が出社しなくても請求書を確認できるようになります。保管スペースが不要になる点も、地味ながら見逃せないメリットです。

方法2｜AI-OCRで読み取り・入力を自動化する

AI-OCRは、紙やPDFの請求書を読み取り、日付・金額・取引先名などを自動でデータ化する技術です。手入力や転記の手間を大きく減らせます。

読み取ったデータは会計システムやExcelにそのまま取り込める場合が多く、入力ミスの防止にもつながります。ただし、手書きの請求書や独自フォーマットでは読み取り精度が落ちることもあります。

このため、読み取り結果をそのまま確定させるのではなく、人が最終確認する運用とセットで使うのが前提になります。詳しくは後述の注意点で解説します。

向いているのは、月100件を超える請求書を手入力している会社です。経理担当が1〜2名で件数をさばいている場合、入力作業だけで日中の大半が埋まってしまうこともあります。

読み取ったデータをそのまま会計システムに自動連携できるサービスもあれば、CSVで出力して手動で取り込むタイプもあります。どこまで自動でつながるかは、契約前に確認しておきたいポイントです。

とくに読み取りにくいのは、次のような請求書です。

• 手書きの請求書や、手書きの訂正が入った請求書

• 取引先ごとに書式がまったく異なる請求書

これらは読み取り精度が下がりやすく、確認体制を整えないまま導入すると、結局すべて人が見直す二度手間になりかねません。読み取り結果を確認する担当と手順を、導入前に決めておきましょう。

近年は、取引先ごとに書式が違っても、レイアウトを都度覚え込ませずに読み取れるサービスも増えています。導入前に、自社が扱う請求書の書式でどの程度読み取れるか、試しておくと安心です。

方法3｜ワークフローシステムで確認・承認を電子化する

ワークフローシステムは、請求書の確認・承認のやり取りをオンライン上で完結させる仕組みです。押印のための出社や、書類の回覧待ちをなくせます。

承認者はスマートフォンやパソコンから、外出先でも承認作業を進められます。誰の承認待ちで止まっているかも一目でわかるため、確認漏れや滞留の防止にも役立ちます。

社内の承認ルート（誰がどの金額まで承認できるか）を事前に整理しておくと、導入後の混乱を防ぎやすくなります。

たとえば「100万円以上は部長決裁、それ未満は課長決裁」のように承認ラインを整理しておきましょう。金額に応じた基準が決まっていると、システムの設定もスムーズに進みます。

複数拠点や多段階の承認が必要な会社ほど、効果を実感しやすい方法です。承認者が外出先でも判断できるため、支払いの滞留が減ります。

つまずきやすいのは、承認ルートの作り込みすぎです。

• 既存の紙の運用をそのまま電子化し、承認の階層が増えてしまう

• 例外的な承認ルートが多く、システムの設定が複雑になる

まずはシンプルな承認ルートで始め、運用しながら見直していくほうが定着しやすくなります。承認履歴が残るため、誰がいつ承認したかを追跡しやすくなる点も、監査対応の面でメリットになります。

方法4｜会計システム・銀行連携で支払い・消込まで自動化する

会計システムと銀行口座を連携させれば、承認済みの請求書データから振込データを作成できます。入金・支払いの消込まで自動化することも可能です。

• 振込データ作成の手作業をなくせる

• 入金・支払い状況の突き合わせが自動で進む

• 月次決算の早期化につながる

この方法は効果が大きい反面、会計システムの選定や社内の運用設計が必要です。4つの方法のなかでは着手のハードルがやや高めといえます。まずは方法1〜3で自動化の土台を作ってから取り組むと進めやすくなります。

たとえば、まずは振込データの自動作成だけを導入し、消込の自動化は後から追加する、といった段階的な進め方もできます。一度に全部をつなぎ込もうとせず、効果の大きい部分から着手すると導入の負担を抑えられます。

支払い件数や仕入先数が多く、消込作業に時間がかかっている会社ほど効果が大きくなります。月次決算を早めたい会社にも向いています。

導入前に見落としやすいのが、次のような準備不足です。

• 既存の会計システムが連携に対応しているかを確認していない

• 連携できる範囲（振込データのみか、消込まで含むか）を事前に把握していない

選定段階で自社の運用に合うかを確かめ、対応できる範囲を明確にしておくことが大切です。消込までまとめて自動化できれば、経理担当者は例外的な差異の確認など、判断が必要な作業に集中しやすくなります。

請求書自動化の進め方3ステップ

方法がわかっても、いきなり全社で全部を変えるのは現実的ではありません。自社に合う進め方を3つのステップで紹介します。

ステップ1｜請求書業務を棚卸しして工数を見える化する

最初にやるべきは、現状の請求書業務にどれだけの時間がかかっているかを把握することです。月間の請求書件数と、1件あたりにかかる時間をかけ合わせるだけでも、おおよその工数が見えてきます。

工数が数字になると、どの工程に負担が集中しているかがはっきりします。次のステップで「どこから自動化するか」を決める判断材料にもなります。

たとえば月間200件の請求書があり、1件の確認・入力に15分かかっているとします。この場合、月50時間が請求書処理に使われている計算になります。実際の数字は部署や担当者によって変わるため、自社の件数と時間で置き換えて計算してみましょう。

棚卸しの際は、受領から保管までの工程ごとに時間を分けて記録するのがおすすめです。どの工程に時間がかかっているかがわかれば、次のステップで自動化する工程を選びやすくなります。

棚卸しは経理担当者だけで進めず、請求書を受け取る営業や購買の担当者にも声をかけてみましょう。メール転送や台帳への二重入力など、想定していなかった手作業が見つかることがあります。

ステップ2｜自動化する工程を決めて小さく試す

棚卸しの結果をもとに、負担の大きい工程から1つを選び、まずは小さく試します。全部署・全業務をいきなり切り替える必要はありません。

一部の部署や取引先だけで試験的に運用し、実際に使われるか・想定した効果が出るかを確認します。うまくいかない点があれば、範囲を広げる前に運用を調整できます。

試す期間の目安は1〜2ヶ月程度です。短すぎると効果が見えず、長すぎると次のステップに進むタイミングを逃してしまいます。

対象は、特定の部署か、取引件数の多い主要取引先数社に絞ると評価しやすくなります。試験運用中は、実際に使う担当者から率直な感想を聞く機会を作っておくと、本格導入後のつまずきを事前に減らせます。

効果を測る基準は、処理時間の短縮だけに絞らないことがポイントです。入力ミスの件数や承認までにかかった日数もあわせて見ておくと、本格導入を判断する材料が増えます。

ステップ3｜効果をまとめて社内に広げる

小さく試して効果が確認できたら、社内に広げる段階に入ります。ここで大切なのは、効果を大きく見せすぎないことです。

削減できた時間や工数は、実態に合わせた数字でまとめます。盛った試算は、現場を知る経営層にすぐ見抜かれてしまいます。あわせて、他ツールとの比較検討の記録を残しておくと、決裁の場で「比べた証拠」として説明しやすくなります。

広げる段階では、推進役を先に決めておくことも欠かせません。誰が旗振り役かが曖昧なまま進めると、後述するように「導入したのに使われない」状態につながりやすくなります。

社内で説明する際は、他ツールとの比較検討の記録・削減できた工数・同業他社の導入実績を用意しておきましょう。この3点をセットで示すと、決裁の場で伝わりやすくなります。

とくに比較の記録は、現場の主観評価だけでは通りにくい決裁の場で効果を発揮します。数字は大きく見せようとせず、精査に耐える形でまとめることを意識しましょう。

経営層への説明では、削減できた時間を金額換算すると伝わりやすくなります。たとえば月50時間の削減であれば、担当者の時給に換算した金額を添えましょう。投資対効果の議論が具体的になり、決裁の場でも伝わりやすくなります。

請求書を自動化するときの3つの注意点

自動化を進めるうえで、最初に押さえておきたい注意点を3つ紹介します。

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応を確認する

請求書の電子化・自動化は、インボイス制度（適格請求書等保存方式）や電子帳簿保存法の要件と関わります。制度の詳細は改正されることもあるため、本記事では保存年数や要件を断定しません。

自動化のツールを選ぶ際は、これらの制度に対応した機能があるかを必ず確認しましょう。

たとえば電子取引でやり取りした請求書データは、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさない場合があります。対応が不十分だと、あとから保存方法を見直す手間が発生することもあるため、早い段階で確認しておくと安心です。

要件は複数の項目にわたるため、自社の運用がどこまで対応できているかを公式情報で確認しながら進めましょう。インボイス制度の要件は、国税庁の特設サイトで確認できます。

参考：特集 消費税インボイス制度特設サイト（国税庁）

電子帳簿保存法についても、あわせて国税庁の特設サイトで自社の対応状況を確認しておくと安心です。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト（国税庁）

AIの読み取り結果には人の最終確認を残す

AI-OCRなどの読み取り精度は上がっていますが、100%ではありません。とくに金額や振込先など、お金に直結する項目ほど、人による最終確認を残すことが大切です。

自動化の目的は「人の判断をなくすこと」ではなく、「ドラフトまでをAIに任せ、最終確認だけ人が行う」状態を作ることです。この線引きを最初に決めておくと、ミスがあったときの責任の所在もはっきりします。

たとえば金額の桁を読み違えたまま処理が進むと、誤った金額で支払いが実行されるリスクがあります。振込先の読み取りミスも、誤送金につながりかねません。

金額や振込先といった、お金に直結する項目は、必ず人の目でひと通り確認する運用にしておきましょう。確認の手間を惜しんで自動化の効果が半減しては本末転倒です。

確認の仕組みは大掛かりにする必要はありません。読み取り結果と原本を並べて表示し、金額欄だけ目視で照合するといった、負担の小さい運用でも十分に機能します。

「導入したのに使われない」を防ぐ準備をする

ツールを導入しても、時間が経つと使われなくなるケースがあります。よくある理由は次のとおりです。

• 推進役がおらず、運用の負担が特定の担当者に集中してしまう

• よく使っていた担当者が異動・退職してしまう

• 後から別のツールが導入され、位置づけが曖昧になる

これらは、導入前に推進役を決めておくことである程度防げます。誰が使い方を社内に広め、運用の質問を受け止めるかを、導入の初期段階で決めておきましょう。

あわせて、「いつまでに」「何を」達成するかを簡単でよいので文書にしておきましょう。担当者が変わっても、目的を引き継ぎやすくなります。

目的が共有されていないツールほど、使われなくなるスピードが速い傾向があります。導入の初期段階で、誰が推進し、何を目指すのかを言葉にしておきましょう。

この3つを踏まえて準備しておけば、自動化を安全に進めやすくなります。次は、請求書の自動化に取り組んだ先の話をします。

請求書の次はどこを自動化する？バックオフィスの次の一歩

請求書業務の自動化に取り組むと、次はどこを自動化すべきか気になってくるのではないでしょうか。

自動化に向く業務の見極め方

自動化しやすい業務には、共通する特徴があります。

• 形式が決まっている：毎回同じ項目・同じ流れで進む業務

• 繰り返し発生する：月次・週次など一定の頻度で発生する業務

• 判断が少ない：確認すれば進められる業務で、複雑な意思決定を伴わない

請求書処理はこの3条件にすべて当てはまる業務でした。自社の他の業務にも、同じ視点を当てはめて見極めてみましょう。

たとえば経費精算は、レシートの受け取りから承認までの流れが請求書処理とよく似ており、同じ考え方で自動化を検討できます。契約書の確認項目が決まっている業務も候補になります。

一方で、契約交渉のように毎回条件が変わる業務は、この3条件に当てはまりにくいため注意が必要です。判断が多く含まれる業務は、人が担う前提で考えたほうがよいでしょう。

会議後の議事録作成・共有もAIに任せられる

自動化の対象は経理業務だけではありません。会議後に発生する「議事録の作成」「タスクの洗い出し」「資料への落とし込み」「関係者への共有」も同じです。形式が決まっていて、繰り返し発生する作業だからです。

請求書処理と同じように、会議のたびに手作業で議事録をまとめ、関係者へ個別に送っている会社は少なくありません。

近年は、記録や要約だけでなく、その後の資料作成や共有までAIに任せられるサービスも登場しています。

AI議事録サービス「Rimo」には「Rimo Actions」という機能があります。会議で決まったタスクの洗い出しから資料の作成までをAIが担い、関係者への共有までサポートします。

参考：Rimo Actions | 会議するだけで、AIが仕事を進める

バックオフィス全体でのAI活用に関心のある方は、教育機関での活用事例もあわせてご覧ください。

関連記事：作業時間が4分の1になり、監査業務の精神的負担軽減にも｜学校法人追手門学院様

会議後の作業を自動化する具体的な内容は、以下の記事でも詳しく検証しています。

関連記事：「Rimo Actions」で何ができる？AI議事録作成ツールをRimoの中の人が検証！

請求書の次の一歩として、会議後の作業から自動化を広げてみるのも一つの選択肢です。

請求書の自動化に関するよくある質問

Q. 小規模な会社でも請求書の自動化はできますか？

できます。すべての工程を一度に自動化する必要はありません。請求書の枚数や担当者の人数が少ない会社でも、電子データへの統一やAI-OCRの導入から小さく始められます。

まずは自社の請求書の枚数と、今かかっている時間を数えるところから始めると、次に何をすべきか判断しやすくなります。担当者が少ない会社ほど、1つの工程を変えるだけでも負担軽減を実感しやすい傾向があります。

Q. 無料で始められる方法はありますか？

取引先にPDF送付を依頼する、社内の保存ルールを見直すといった運用面の改善は、費用をかけずに始められます。ツール導入を検討する場合は、無料トライアルがあるサービスから試すのがおすすめです。

いきなり有料契約を結ぶ前に、実際の請求書データで試せるかどうかを確認しておくと、自社に合うかを見極めやすくなります。取引先への電子データ送付の依頼も、費用をかけずに始められる取り組みの一つです。

Q. AI-OCRの読み取り結果はどこまで信用できますか？

読み取り精度は年々向上していますが、100%ではありません。とくに金額や振込先など重要な項目は、人が最終確認する運用を前提にしましょう。確認体制とセットで導入することが大切です。

具体的には、読み取り結果と原本を照合するタイミングを業務フローに組み込んでおくと、ミスに気づきやすくなります。とくに金額欄と振込先は、二重チェックの対象にしておくと安心です。

Q. 紙の請求書を送ってくる取引先が残っていても自動化できますか？

自動化できます。紙で届いた請求書はスキャンして電子データに変換すれば、その後の確認・承認・保管の工程は自動化の対象にできます。取引先すべてが電子化に対応している必要はありません。

紙が多い取引先とは、電子化の依頼を焦らず段階的に進めるくらいの気持ちで取り組むと、無理なく運用を続けられます。紙のまま届いた分はスキャンして電子データに変換すれば、他の請求書と同じ運用に乗せられます。

まとめ｜請求書の自動化は工程の見える化から小さく始める

請求書業務の自動化には4つの方法があります。電子データへの統一・AI-OCR・ワークフロー電子化・会計システム連携です。

いきなり全部を変える必要はありません。まずは自社の業務を棚卸しして、工数を見える化することから始めましょう。

負担の大きい工程を1つ選んで小さく試し、盛らない数字で効果をまとめて社内に広げる。この順番を守れば、途中でつまずきにくくなります。まずは自社の請求書業務にどれだけ時間がかかっているか、棚卸しから始めてみてはいかがでしょうか。