業務改善の具体的なアイデア17選・成功事例5選を解説！注意点も紹介

「日々の業務を効率よくこなしたい」
「具体的な業務改善方法を知りたい」
「すぐに業務改善できる方法はあるの？」

日々の業務が山積みになり、時間がたりないと感じている方も多いのではないでしょうか。効率性や生産性を向上するには、業務改善が必要です。

本記事では、業務改善の基礎知識や多方面からアプローチできるアイデアを解説します。また企業での成功事例も紹介するので、ぜひ自社で実践し業務改善にお役立てください。

業務効率化に関する基礎知識

仕事の効率が上がり、時間に余裕が生まれる。このような理想的な職場環境の実現を目指して、業務を改善することを業務効率化といいます。

多くの企業が取り組んでいるこのテーマですが、具体的にどのように進めればよいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

まずは業務効率化について具体的に解説するので、参考にしてください。

そもそも業務効率化とは

業務効率化とは、業務における問題や課題を解決し、より効率や生産性をあげることです。特定の業種に限らず、多くのビジネスシーンで業務効率化が必要と考えられています。その理由として、人材不足と働き方改革の推進が挙げられます。

現在、日本では少子高齢化が深刻な社会問題となっており、人材が不足する中でも企業は利益を目指していかなくてはなりません。一方で働き方改革により、ワークライフバランスの実現に向けてムダな労働時間を削減したり担当者の負担を軽減したりする施策が行われています。

このような背景がある上で企業の成長を目指すには、業務内容を見直す「業務改善」が欠かせないのです。

働き方改革についてより詳しく知りたい方は、以下記事をご参照ください。

→働き方改革で残業の上限規制はどう変わった？企業・人事部ができる削減・管理方法を解説！

業務効率化・生産性向上の違い

「業務効率化」「生産性向上」この2つはビジネスシーンでよく耳にする言葉です。混同しがちですが、意味は以下のように異なります。

このように意味や目的は異なりますが、どちらも業務改善に必要な要素です。

それぞれの定義を正しく理解した上で目的を明確にし、業務に活かすことで理想的な業務改善が目指せるでしょう。

業務改善のアプローチ方法は大きく分けて5つ

業務改善のアプローチ方法は、大きく分けて以下の5つです。

これらのアプローチ方法を組み合わせることで、効果的な改善が目指せます。それぞれのアプローチ方法別に詳しく解説していきますので、ご覧ください。

【業務可視化編】業務改善のアイデア3選

まずは【業務可視化編】業務改善のアイデアを3つ紹介します。

• 業務のフローチャートを作る

• ガントチャートを作成・活用する

• タイムマネジメントを可視化する

これらのアイデアを業務に導入することで、進行中の業務や計画する際に業務を見える化できるため、業務改善が期待できるでしょう。

業務のフローチャートを作る

業務のフローチャートを作成することで、業務全体の流れがひと目で把握できるようになります。業務をフロー形式で表すとムダな工程や重複作業が明確になり、改善が必要な業務が見つけやすいです。改善が必要な業務は再構築を行いましょう。

ただし管理者だけで行うのではなく、必ず業務を担当する人の意見もヒアリングした上でフローチャートを再構築することが大切です。

再構築後も継続的に業務改善のサイクルを回すことで、より効率的な働き方を目指せるでしょう。

ガントチャートを作成・活用する

業務改善のアイデアの1つにガントチャートの作成・活用が挙げられます。ガントチャートとは、業務の進捗状況を帯状のチャートを用いて時系列で表す管理表です。ひと目見ただけで、全体の流れが把握できるのがガントチャートの魅力です。

イメージとしては以下の項目を横一列に記載して、1ページ内におさめます。項目は自由に設定できるため、業務内容に応じて変更してください。

• 業務内容

• 開始日

• 完了日

• 担当者

• 進捗状況（チャート形式）

このようにガントチャートを活用し業務を可視化することで、リソースの適切な配分が可能になるでしょう。

タイムマネジメントを可視化する

タイムマネジメントの可視化も、業務改善に役立つアイデアの1つです。

1日は24時間ですが、業務にあたる時間は数時間程度です。人によって時間はさまざまですが、限られた時間の中で必要な業務を遂行しなくてはなりません。そのため「どれだけ効率的に業務をこなせるか」が重要になってきます。

業務改善を目指すには、タイムマネジメント（時間管理）を入念に計画し、可視化することが大切です。例えば、部署や担当者ごとに日・週・月などの間隔でスケジュールを明確にすることで、業務のムラや抱えている業務のバラつきも見えてきます。

このように全体の流れを把握し時間を効率よく使うことで、業務改善が目指せるでしょう。

【業務標準化編】業務改善のアイデア3選

業務進行中に「合っているか不安」「手順がわからない」など迷ってしまい、手を止めることもあるでしょう。次の3つのアイデアを基に業務を標準化することで、迷う時間の軽減が目指せます。

• ナレッジやノウハウを共有する

• 業務マニュアルを作成する

• テンプレートやチェックリストを整備する

それぞれ具体的に紹介するので、まずは業務標準化に取り組み、業務改善を目指しましょう。

ナレッジやノウハウを共有する

特定の人しか業務を把握できていない「属人化」が起こると、万が一担当者が不在の場合、業務が進まなかったり調べるのに時間がかかったりして、時間のロスが生じるでしょう。日頃からナレッジやノウハウを共有しておくことで、属人化が回避できます。

ナレッジは学習して得た知識、ノウハウは体験から学んだ知識のことを指し、どちらも業務を進めるために欠かせません。

企業全体でナレッジやノウハウを共有することで属人化を防ぎ、問題解決にかかる時間短縮が期待できます。ただし、ナレッジやノウハウの取り扱いには注意が必要なため、作成する際は知識を深めた上で取り組むと良いでしょう。

ナレッジやノウハウの共有についてより詳しく知りたい方は、以下記事をご参照ください。

→ノウハウ・ナレッジの意味や違いは？共有してビジネスに活かす方法も解説！

業務マニュアルを作成する

誰でも一定水準の仕事ができるように、業務マニュアルを作成するのも1つの方法です。企業によっては、業務マニュアルがなく属人化した業務がいくつかあるでしょう。品質を保持するためにも、誰が見ても分かる業務マニュアル作りを心がけることが大切です。

まずは業務内容を洗い出し、作業手順や注意事項などを記載して業務マニュアルを作成しましょう。ある程度整理できたら担当者に確認してもらいブラッシュアップすることで、より良い業務マニュアルが目指せます。

また作成過程で業務のムダを見つけることで、業務の簡素化にもつながるでしょう。

テンプレートやチェックリストを整備する

業務標準化には、テンプレートやチェックリストの整備も欠かせません。

フォーマットが統一されていないと、一から作業する手間や、探す際に見つけにくいといった課題が生じます。事前に企業全体で統一したテンプレートやチェックリストを使用することで作業時間が短縮され、ミスのない業務遂行が目指せるでしょう。

ただしテンプレートやチェックリストは頻繁に修正できるものではないため、作成する段階で入念に必要事項を確認してから作成すると良いでしょう。

【IT技術活用編】業務改善のアイデア3選

続いて、IT技術を活用した業務改善のアイデアを3つ紹介します。

• RPAを導入して業務を自動化する

• クラウドで情報共有を行う

• ITツールやシステムを導入する

昨今ではITの普及によりさまざまなシステムやツールが提供されています。これらを目的に応じてうまく活用することで管理を楽にできるため、IT技術の活用も検討してみてはいかがでしょうか。それぞれ具体的に紹介します。

RPAを導入して業務を自動化する

RPAとはRobotic Process Automation（ロボットプロセスオートメーション）の略称で、業務をソフトウェア型のロボットに代行で処理させることです。

業務の中には、定期的に行ったり繰り返したりする業務があるでしょう。このような定型業務をロボットが代行し、自動で処理できるようになると時間短縮や業務量の軽減が見込めます。

また定型業務を自動化することで、これまで担当していた社員のリソースが空くため、他の業務に時間が使えるようになります。その結果、担当している他の業務も効率的に取り組め、生産性の向上にもつながるでしょう。

クラウドで情報共有を行う

クラウドで情報共有を行うと、場所や時間に制限されずにリアルタイムで情報の共有・更新が可能です。インターネット上のサーバーにファイルやデータを保存し、必要な時にアクセスする仕組みを利用します。

これまでは出張から戻ってからデータの編集を行い、社内に周知といった流れでした。しかし、クラウドを利用することで出張先からデータを編集し、社内に残っている関係者とすぐに共有できるように。

そのため、最新の情報を共有することで出張から戻るのを待たずに的確な業務進行が可能になりました。在宅勤務の増加に伴い、クラウドの重要性はさらに高まっています。

ITツールやシステムを導入する

ITツールやシステムの導入は、業務改善に欠かせません。これまで人の手で行ってきた業務をITツールに変更することで、円滑な業務進行が可能になります。多くの企業で導入しているツールは以下4つです。

• チャットツール

• 時間管理ツール

• タスク管理ツール

• 議事録作成ツール

チャットツールはチャット機能に加えて通話・ビデオ通話などが可能なため、円滑なコミュニケーションが行えます。またグループチャットを作成することで情報共有が容易になり、メンバー同士の連携も密になって、生産性の向上が期待できるでしょう。

時間管理ツールは業務に必要な時間を可視化できるため、ムダを削減したり時間を確保したりするのに役立ちます。

タスク管理ツールは進捗状況を可視化するのに効果的です。遅延や進行できていない業務を管理しやすいため、未然に対処することが可能です。

議事録作成ツールは、会議関連の業務効率を改善したい企業に欠かせません。会議や商談の記録は企業にとって重要なものです。しかし、会話を文字起こしするのは労力が必要であるため、議事録作成ツール『Rimo Voice』がおすすめです。

議事録作成ツールは以下の記事で詳しく紹介しています。
→https://rimo.app/blogs/tools-for-meeting-notes

【コア事業選別編】業務改善のアイデア3選

【コア事業選別編】業務改善のアイデアは以下の3つです。

• 業務の棚卸しをして優先順位をつける

• 一部の業務を外注する

• 必要のない業務をなくす

各業務を選択しコアやノンコア事業を明確にした上で、コア事業に適切に資源投入するのも業務改善の1つです。それぞれ具体的に解説するので、参考にしてください。

業務の棚卸しをして優先順位をつける

業務の棚卸しや優先順位をつけることで、生産性の向上が期待できます。まずは全ての業務を洗い出し、必要性や重要度を評価しましょう。一例ですが報告書の作成に時間がかかっていることが判明したとします。対処法として報告書のフォーマットを簡素化したり作成頻度を減らしたりすることで、作成から提出までの時間短縮が期待できます。

また優先順位をつけ、集中して業務に取り組む仕組み作りも効果的です。負担が大きい業務を優先的に処理することで時間に余裕が生まれ、突発的な業務が発生した場合も柔軟に対応できるでしょう。

一部の業務を外注する

一部の業務を外注することで、自社の強みであるコア事業に集中できるでしょう。すべてのノンコア事業を外注することは正直難しいかもしれません。そのため、自社でノンコア事業に対する負担を減らしつつ、焦らずに少しずつ外注を増やしていくのもポイントです。

外注化は人件費の抑制だけでなく、業務に詳しい企業に依頼するためスピードアップや品質の向上も期待できます。ただし外注する場合は、最適な外注先を選定しパートナーシップを構築することが重要です。

必要のない業務をなくす

必要のない業務をなくすことで本当に必要な業務に集中できるため、生産性の向上が期待できます。長年の慣習で続けられてきたムダな業務や重複した業務があるかもしれません。まずは必要のないと思う業務を洗い出し、削減してください。

一例ですが、以下のような業務は見直しが必要です。

• 業務を行う目的が不明

• 業務をなくしても支障がない

• その業務によりムダなコストが発生している

業務の必要性を見直すことで、必要な業務に集中する時間が増えるでしょう。

【人材・環境編】業務改善のアイデア5選

最後に【人材・環境編】業務改善のアイデアを5つ紹介します。

• タレントマネジメントを実施する

• スキルマップを作成し人材育成計画を立案する

• 改善提案制度を導入する

• テレワークなどでフレキシブルな勤務体制を整備する

• オフィスの環境を改善する

これまで業務内容に関する業務改善アイデアを紹介してきましたが、ここからは人材や環境に関する改善ポイントを解説します。自社で導入した場合をイメージして読み進めてください。

タレントマネジメントを実施する

社員の能力を見極めて、タレントマネジメントするのも1つの方法です。各社員の能力・経験・強みなどを把握した上で最適な部署に配置することで、業務効率化が目指せます。

例えば、技術面で優れた能力を持っているのにも関わらず、営業を担当しているケースがあります。このような場合、営業成績が伸びずに悩み、退職を考えることも少なくないでしょう。

「適材適所」という言葉があるように各社員が最適な業務を担当することで、離職率が低下し、チームの安定性が向上するというメリットがあります。また入社時と入社3年目では知識や経験の向上に伴い能力も高まっているため、定期的に能力を把握する機会を設けると良いでしょう。

スキルマップを作成し人材育成計画を立案する

スキルマップとは、社員の能力とレベルを記載した一覧表です。社員の一人ひとり個性があるように、得意なものや業務の習熟度が異なります。適切な業務や配属先を見極めるためにも、スキルマップが効果的です。

また、スキルマップを活用することで効果的な人材育成計画も可能です。不足している能力を可視化して、必要な教育施策をピンポイントで補うのに役立ちます。

また企業によって必要なスキルや考え方は異なるため、自社に合わせたスキルマップを作成するのがポイントです。

改善提案制度を導入する

改善提案制度とは、社員が自社に対して業務の改善についてアイデアを提案する制度のことです。改善提案制度を導入することで、現場の声を積極的に吸い上げ、実際の業務改善につなげる仕組み作りができます。

これまでのルールや手順を変えるのは簡単ではありません。しかし効率化を目指すのであれば必要不可欠です。また、これまでの流れがいつまでも通用するとは限りません。時代や環境に合わせながら、改善していくことで全体的な業務改善につながるでしょう。

また提案が採用された社員のモチベーションが向上し、職場全体の雰囲気も活性化が期待できる点も、改善提案制度を導入する利点の1つです。

テレワークなどでフレキシブルな勤務体制を整備する

ICTが発展した現代だからこそ、職場以外の場所で働く「テレワーク」が可能になりました。勤務体制を整えることで、社員は自分のライフスタイルに合わせて働くことができるといった利点があります。

育児や介護などで働く時間が制限されてしまう方もいるでしょう。テレワークであれば、インターネット環境があれば時間や場所にとらわれずに、柔軟に働くことが可能です。また、優秀な人材の確保や定着も期待できます。

選択肢の1つとして、フレキシブルな勤務体制を整えることも業務改善アイデアの一環といえるでしょう。

オフィスの環境を改善する

オフィス環境は、社員の生産性を左右する重要な要素です。業務に取り掛かる前に環境に対してストレスを感じてしまうと、社員のモチベーションが下がるだけではなく、業務効率が低下したり心身に影響を与えたりすることもあるでしょう。例えば、以下のチェックポイントが挙げられます。

• 温度や湿度は快適か

• 十分なスペースが確保できているか

• 騒音や臭い対策は十分か

• 共有スペースは清潔か

近年では、集中作業用の個室やリラックスできるラウンジスペースを設置している企業も増え、メリハリのある働き方ができる環境が整いつつあります。

オフィス環境は業務効率に直結するため環境整備への投資は惜しまずに行い、業務に集中できる環境を整えると良いでしょう。

業務改善に成功した企業の事例

ここからは業務改善に成功した企業を一部抜粋して、ご紹介します。以下の5企業の事例を順に紹介します。

• 株式会社高速道路総合技術研究所 | AI議事録作成ツールを導入した事例

• 株式会社花山うどん | 業務マニュアルを統一化した事例

• セブン銀行｜海外へのアウトソーシングをした事例

• 株式会社ブリヂストン | オフィス環境の整備による業務改善事例

• 株式会社メニコンビジネスアシスト | 使用感を優先してツールを再選定したCOLLABOS PHONEクラウドPBXを導入した事例

自社でも成功事例を導入できるかイメージしながら読み進めてみてください。

株式会社高速道路総合技術研究所 | AI議事録作成ツールを導入した事例

株式会社高速道路総合技術研究所では研究機関との打ち合わせが多く、毎回議事録作成に時間がかかることが課題でした。また参加者が多いため、録音を聞き返しても発言者が誰かわからず、何度も確認しなければならない状況でした。

議事録作成時間を削減したいという課題を解決するために、AI議事録作成ツール『Rimo Voice』を導入。導入後は議事録作成時間が平均3分の1程度まで削減され、会議によっては20分の1程度まで時間短縮されています。話者分離機能により発言者も特定できるようになったため、議事録を作成する時間短縮の大幅な削減に成功しました。

参考：話者分離・共同編集を活用し、議事録作成工数を平均3分の1に削減！｜株式会社高速道路総合技術研究所様

株式会社花山うどん | 業務マニュアルを統一化した事例

株式会社花山うどんでは、全店舗で業務マニュアルが統一されていないのが課題でした。これまではExcelで作成していましたが、作成者によって内容にばらつきがあり、共有や閲覧ができない状態でした。

このような状況を改善するために、業務マニュアルの統一化が可能な管理ツールを導入。以前は問い合わせの際に不明点が生じると本部に問い合わせていましたが、業務マニュアルを直接確認できるようになったため、すぐに回答を見つけられるようになりました。さらに、問い合わせに係る工数が減り、問い合わせの件数も減少しました。

参考：https://cocomite.konicaminolta.jp/voice/%E8%8A%B1%E5%B1%B1%E3%81%86%E3%81%A9%E3%82%93%E6%A7%98%E4%BA%8B%E4%BE%8B/

セブン銀行｜海外へのアウトソーシングをした事例

セブン銀行では主にATMの増設や提携先の拡大に注力してきたため、事務作業の効率化まで手が回っていない状況でした。そのため、中国の大連信華信息技術に口座開設業務に関わるデータ入力作業を委託しました。

その結果、1日当たり500件を目標としていましたが、委託初日に約900件を達成。さらに、データ入力のミスが半分になり、人的コストも半減しました。

海外アウトソーシングは単なるコスト削減策ではなく、サービス品質向上と事業拡大を両立させる戦略的な選択肢の1つといえるでしょう。

参考：手つかずの業務改革を断行－－セブン銀の中国BPO（前編）

株式会社ブリヂストン | オフィス環境の整備による業務改善事例

株式会社ブリヂストンでは、社員の就業環境改善や業務の質の向上を目指して働く環境の整備に取り組んでいます。横浜にある化工品技術センターの全面リニューアルをはじめ、本社食堂のリニューアル・小平地区と横浜地区の企業内保育などの、設備面の整備に力を入れています。

また、会議スペースは「立ったまま短時間で」「2人だけで」「客先と打ち合わせ」など、
状況に応じて選択できるように工夫されており、効率の向上が期待できるでしょう。

参考：株式会社ブリヂストン

株式会社メニコンビジネスアシスト | 使用感を優先してツールを再選定したCOLLABOS PHONEクラウドPBXを導入した事例

株式会社メニコンビジネスアシストは、コールセンター事業を開始する際、初めての取り組みだったため使用感よりもコストパフォーマンスを重視してツールを選択しました。しかし、業務を進行する上で不都合が生じ、実用性に欠けることが課題となりました。

課題を改善するためにツールの見直しを行い、コールセンター運営に必要な機能を備えたCOLLABOS PHONEへ変更。導入後はオペレーターのスキルに応じた入電振り分けが可能になり、レポート機能によりコールセンターの可視化も実現しています。

参考：株式会社メニコンビジネスアシスト

業務改善の具体的な進め方5ステップ

業務改善の具体的な進め方5ステップは以下のとおりです。

• ①業務内容を可視化する

• ②課題を特定し改善目標を設定する

• ③業務改善のスケジュールを立てる

• ④業務改善のアイデアを実施する

• ⑤定期的に振り返りさらなる改善を目指す

ステップごとに具体的に紹介していきます。ぜひ、自社で取り組んでみてはいかがでしょうか。

①業務内容を可視化する

まずは現在の業務内容を把握した上で、可視化することからはじめましょう。業務内容・担当者・業務に係る工数などをピックアップし整理します。生産ラインの業務内容を細かく分析したり、フローチャートや業務日報などを参考にするのもおすすめです。

整理する際は手書きではなく、Excelを使用すると可視化しやすいです。また、ムダな業務や時間がかかりすぎている業務があれば、メモ書きを残しておくと良いでしょう。

②課題を特定し改善目標を設定する

業務内容が把握できたら課題や問題点を特定し、改善目標を設定します。前のステップでピックアップした業務内容の隣に課題や問題点・原因などを記載し、次に改善目標を挙げます。

例えば「業務に時間がかかってしまう原因は何か？」という課題に対して「手順書やマニュアルが不明確」「ミスが生じやすい業務フローになっている」などといった具体的な原因を記載し、改善目標として「マニュアルを再構築する」と設定します。

このように具体的に業務を想像したり担当者にヒアリングしたりして分析すると良いでしょう。

③業務改善のスケジュールを立てる

改善すべき業務や目標が決まったら、具体的なスケジュールを設定します。まずはやるべきことをタスク上にピックアップし、開始日・完了日・担当者などを決めます。確認事項も記載しておくと良いでしょう。いつから新しい方法で業務を行うかも確認が必要です。

業務改善のアイデア実施までの具体的なスケジュールを立てることで、効率よく遂行できるでしょう。

④業務改善のアイデアを実施する

準備が整ったら、業務改善のアイデアを実施します。はじめはトラブルが生じたり気づいたりすることがあるかもしれません。そのため、本格的な運用期間前に検証期間を設けると良いでしょう。

実際に改善できてるか確認しながら進め、問題がなければ本格的な運用を開始します。アイデアの実施は計画の実行だけではなく、目標と現実を擦り合わせるために必要な手順です。

⑤定期的に振り返りさらなる改善を目指す

業務改善アイデア実施後は、定期的に振り返りさらなる改善を目指します。十分に改善できている業務もあれば、あと一歩といった業務もあるでしょう。ただ単に振り返るのではなく、より良いものを目指して再び課題の原因・目標の設定が必要です。前回よりも細分化することで改善点を見つけることができます。

このように定期的にPDCAサイクルを回し、業務改善を続けていくことが重要です。

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業務改善に取り組んでいる企業の中でも、会議に関する課題の多さを実感しているのではないでしょうか。特に議事録作成に膨大な時間がかかっているため、時間を短縮し効率的な議事録作成を考えている企業も多いと思います。

そこでおすすめなのが議事録作成ツール『Rimo Voice』です。

　
会議中にリアルタイムで録音して文字起こしや要約の出力が可能なため、議事録をスピーディーに作成できます。また、共同編集やURL共有も可能なので徹底的に効率化できるのが魅力です。

無料トライアルもあるので、業務改善に取り組んでいる企業は一度試してみてはいかがでしょうか。

まとめ：業務改善のアイデアや成功事例を踏まえて実践しよう！

業務改善を目指すには、はじめに業務内容を多方面から確認することが大切です。改善が必要な各業務の課題・問題点・原因などを把握した上で、適切な方法で改善に取り組みましょう。自社の業務に合った改善策を導入することで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。ただし、自社に合わないアイデアもあるため、PDCAサイクルを回して検証する必要があります。

業務改善に取り組みたい方は、本記事で紹介した業務改善のアイデアや成功事例を参考にし、自社の業務に合った改善策を実践してみてはいかがでしょうか。

最終更新日: 2024 / 10 / 1