経営会議を開催・参加するなかで、より有意義な時間にできないか悩んでいる方もいるでしょう。
経営会議とは、企業の経営方針や課題について議論する場です。
企業にとって重要な決定がされるため、効果的に運営することが求められます。
本記事では、経営会議の段階に応じた成功法則を紹介します。
経営会議でよくある失敗例と対処法もあわせて解説するので、経営会議を開催する方や参加する方はぜひ参考にしてください。
そもそも経営会議とは？
経営会議の開催・参加にあたって、趣旨を把握していることが必要です。
成功するコツを知る前に、以下の観点から経営会議を理解しましょう。
経営会議の目的
経営会議の重要性
本記事で紹介する内容と、現在行っている経営会議に大きな齟齬が生じていないか、確認してみてください。
経営会議の目的
経営会議は経営方針・現状の課題・事業実績などを議論し、経営に関する決定や意見表明を行う会議です。
組織全体の現状把握・企業の課題の洗い出し・事業の実績評価を行い、組織としての意志を統一する目的で行われます。
課題や事業の状況に応じて、方向性を改善・修正することも経営会議の役割のひとつです。
そのため、一般的には取締役・執行役員・事業部長といった役職の人が参加しますが、企業規模や議題によっては中間管理職・現場のリーダー・外部の専門家が関わることもあります。
また、迅速な情報伝達・共有が求められる経営会議だからこそ、どこでもすぐに対応できるリモート会議で開催されるケースが増えてきました。
経営会議の重要性
経営者や役員が集まる経営会議は、企業の将来を決める役割をもちます。
経営会議で行われる議論や意思決定は、企業の成長・ステークホルダーとの関係など、企業の進退に大きく影響を与える重要なものです。
たとえばうまくいっていない事業がある場合、どのような戦略を採用するかによって、業績を回復できるかが決まります。
また従業員から提案された新規事業を承認するかどうかで、自社の利益やステークホルダーの反応が変わるでしょう。
企業全体に影響する重要な会議だからこそ、十分に審議するためにも丁寧かつ効果的な運営が求められます。
【事前準備編】経営会議の成功法則
経営会議を成功させるためには、資料の作成や参加率が高くなる日程調整などのコツがあります。
まずは開催する前の準備に重要な、5つのポイントについて解説します。
アジェンダや資料を作成・共有する
適切な参加者を選定する
ファシリテーターやタイムキーパーを決める
メンバーが参加しやすい日時・場所を調整する
各部署へのヒアリングを実施する
丁寧に会議を進めるためにも、適切な準備を進めましょう。
アジェンダや資料を作成・共有する
経営会議でアジェンダが決まっており、必要な企業の現状や課題に関する資料がある場合、事前に作成・共有することが大切です。
会議が始まる前にアジェンダがわかっていたり資料があったりすれば、参加者は事前に現状や課題について確認・分析できるので、意見交換が活発になります。
特に予算・経営戦略など、企業の進退に大きく影響するアジェンダの際は、事前に共有しておいたほうがじっくり意見を練られます。
複雑な課題や意思決定が難しいテーマのときも、事前にアジェンダや資料を目に通したほうが有意義な時間にできるでしょう。
関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議におけるメリット・正しい書き方・作成目的について解説
適切な参加者を選定する
経営会議ではアジェンダに合わせた適切な参加者を選定すると、円滑に話を進められます。
毎回同じメンバーで話し合う必要がないため、会議ごとに現場の状況に詳しい従業員や専門家などを呼ぶほうが詳細まで議論できます。
とはいえ関係者全員を呼ぶと発言しにくくなったり、まとまらなくなったりとかえって非効率になるため、適切な人数に絞ることが重要です。
また発言しないメンバーが出ないように、議論しやすい雰囲気を作れるメンバーも必要です。
経営会議へ参加する資格があり、自ら発言をしたり、議論を展開させたりできるような人がいたら参加を促しましょう。
ファシリテーターやタイムキーパーを決める
ファシリテーターやタイムキーパーを決めておくと、経営会議の進行がスムーズになります。
ファシリテーターは参加者に発言を促して議論をまとめる役割を持つ人で、タイムキーパーは時間配分を管理する人です。
事前に決めておけば、参加者が平等に発言できますし、時間内に意思決定まで進められます。
ダラダラと会議して長引くと、迅速な意思決定ができなくなりますし、すべてのテーマについて議論できない可能性もあります。
なお、ファシリテーターは傾聴力がある人、タイムキーパーは時間管理能力がある人に任せるとよいでしょう。
従業員が積極的に議論できる雰囲気にするためには、できる限り毎回異なる従業員が担当することがおすすめです。
メンバーが参加しやすい日時・場所を調整する
経営会議を成功させるためには、メンバーが参加しやすい日時・場所で開催することも重要です。
適当に日時・場所を決めると参加率が低くなり、有益な意見が集まりにくくなります。
不定期に開催するのではなく、毎月20日・月次決算の締日前・最終週の金曜日など、決まった頻度で開催するとよいでしょう。
参加者がスケジュールを立てやすくなり、十分に意見交換をできるため、円滑に会議を始められます。
なお、実施する頻度は月に1回が一般的ですが、企業によって最適な開催頻度は異なります。
まずは月1回から始めてみて、状況に合わせて増減させましょう。
各部署へのヒアリングを実施する
アジェンダに関する情報について、経営会議を実施する前に各部署へヒアリングを実施しておきましょう。
現場の状況や考えを知らずに話し合うと、実際の様子に即していない案を決定してしまう可能性があります。
現状を把握して適切な経営戦略を定めるためにも、アジェンダや課題に関わる部署のチームリーダーやチームメンバーへ事前にヒアリングしておくことが大切です。
できる限りチームメンバー全員の意見を聞くことで、現場の状況を細かく把握できます。
ヒアリングした内容は資料へ反映し、参加者へ共有しておくとよりスムーズに会議を進行できます。
【会議当日編】経営会議の成功法則
会議当日は、以下のポイントを重視しながら会議を進めましょう。
振り返りやすいように録音・録画をする
参加者が発言しやすいように進行する
時間内に議論を終わらせることを意識する
データも踏まえて意思決定をする
有意義な時間を過ごすためには、スムーズな進行で適切な意思決定をすることが大切です。
また録音・録画で記録に残せば、次回以降の経営会議にも活かせます。
振り返りやすいように録音・録画をする
経営会議では、振り返りやすいように録音・録画をしましょう。
記録を見返せる状態にしておくと、エビデンスが残せますし、決定事項を正確に実行できます。
後から議事録を作成するために経営会議中にメモを取るケースはよく見られますが、会議に集中できなくなったり、記録の抜け漏れといったミスが発生したりするリスクがあります。
正確な議事録を作成するなら、録音・録画がおすすめです。
なお、『Rimo Voice』を使えばを使えば経営会議中に録音できるうえに、リアルタイムで文字起こしを出力できるため、メモを取る必要自体がなくなります。
辞書登録機能も搭載されており、専門用語の多い経営会議でも精度の高い文字起こしが可能です。
参加者が発言しやすいように進行する
経営会議当日は、参加者が発言しやすいように進行を工夫しましょう。
社長や役員が一方的に話してまとめると、一般的な従業員は発言のハードルが高いと感じます。
また発言をしても意見が遮られる会議では、否定されることが怖くなり、発言を控える傾向があります。
ファシリテーターを設定し、平等に意見が出せるような雰囲気を作りましょう。
発言しない人がいたら「○○さんはどう思いますか」と話を振ったり、意見が対立したときは論点を整理しながら仲裁したりすることが大切です。
関連記事：効率的な会議の進め方とは？参加者・ファシリテーターが意識すべきポイントを紹介【ミーティング】
時間内に議論を終わらせることを意識する
経営会議が始まったら、時間内に議論を終わらせることを心がけましょう。
会議に遅刻する人がいて終了時刻が遅くなったり、ダラダラと議論が続いたりすると、モチベーションや集中力が下がります。
生産性を高めるためには、アジェンダごとに適した時間配分での議論が効果的です。
事前にアジェンダごとのタイムスケジュールを設定・共有すると全参加者が時間を意識できるので、会議を効率的に進行できます。
さらにタイムキーパーを設定しておけば、議論が白熱したときも時間感覚を忘れずに話し合えるでしょう。
また「新規事業の戦略を決める」「予算案の決定」など事前にゴールを決めると、議論が繰り返されないので、時間内に会議を終わらせられます。
データも踏まえて意思決定をする
経営会議で意思決定をする際は、データも参考にしましょう。
具体的なデータがあれば、決定の説得力が増します。
重要な意思決定であるほど、裏付けとなるデータを用意しましょう。
またデータ分析の専門家を適宜会議に招けば、読み間違いで誤った方向に進むことを防げます。
定性的な議論も、可能な限り定量的な指標と結びつけると、客観的に判断を下せます。
ただしデータに頼りすぎると、データが誤っていたときに判断を間違えることもあるでしょう。
判断の一貫性は保てますが、表面的な正確さに惑わされるケースも見られます。
データによる意思決定が常に正しいわけではなく、強み・弱みがあるので、状況に応じてさまざまな要素を利用しましょう。
【会議後編】経営会議の成功法則
会議後の対応も、経営会議の成功に影響します。
決定した事項を実践したり、次回以降の経営会議につなげたりするためには、以下のポイントが重要です。
議事録の共有などのフォローアップを実施する
会議の品質を振り返り改善に繋げる
すぐに始められるため、ぜひ次回の経営会議から実践してみてください。
議事録の共有などのフォローアップを実施する
経営会議で議論した内容は議事録に残し、参加者へ共有してフォローアップを実施しましょう。
実行するために話し合いを見返せますし、記録としても残せます。
基本的に、会議後24時間以内に議事録を配布することが大切です。
迅速に対応すれば、すぐに振り返りできますし、自分も周囲も記憶があるので不備を見逃さずに済みます。
また、議事録があれば、決定事項の進捗を定期的に確認する仕組みが作れるメリットもあるでしょう。
ただ記録を残すだけではなく、次回の会議で前回の決定事項の進捗状況を確認すれば、同じ内容を議論するトラブルを防げます。
議事録の作成に自信がない人は、ぜひ以下の記事もあわせて確認してください。
関連記事：新入社員必見！わかりやすい議事録の書き方のコツとは？【すぐに使える例文・フォーマットも紹介】
会議の品質を振り返り改善に繋げる
経営会議をよりよいものにするためには、会議の品質を振り返り、改善に繋げることが大切です。
毎回会議の品質を振り返れば、より効果的な時間の過ごし方がわかります。
以下の観点で振り返り、次回の会議へつなげましょう。
目的を達成できたか
参加者が活発に意見を述べられたか
時間内に終わったか
会議の品質を都度振り返る時間がない場合は、最低でも四半期ごとに効果を評価してください。
また参加者からのフィードバックを積極的に収集し、改善に活かすことも大切です。
参加者の意見をもとに、新しい会議形式や技術を積極的に試すことでも会議の質を高められます。
経営会議のよくある5つの失敗例と対処法
経営会議の失敗といえば、以下5つのケースがよく見られます。
内部問題に集中しすぎて視野が狭くなっている
部門間の利害が対立して議論が進みにくい
機密情報の取り扱いに問題がある
数字で表しやすい指標に偏って議論を進めている
会議後のフォローアップが不足している
失敗例とあわせて対処法も解説するので、自社で同じトラブルを起こさないようにしましょう。
内部問題に集中しすぎて視野が狭くなっている
内部問題に集中しすぎて、視野が狭くなってなかなか意思決定ができないケースは少なくありません。
会社内部の問題に集中しすぎると、市場動向などの外部環境の変化を見逃すことにつながります。
客観的かつ俯瞰的に検討するためには、社外の状況や市場などに関するデータを事前に用意しておくとよいでしょう。
資料を見ながら意見を出す際に、外部環境を見落とさずに済みます。
またホワイトボードなどを活用し、参加者から出た意見を可視化することもおすすめです。
内部問題要因と外部環境要因で書き分ければ、意見が偏っていることにすぐ気づけます。
部門間の利害が対立して議論が進みにくい
経営会議がうまくいかない場合、部門間の利害が対立して、議論が進まないことが原因である可能性も考えられます。
そもそも部門間が対立する理由は、各部署が自分達の目的を追い求め、責任を果たそうとするからです。
対立するほど仕事に集中している点は悪くありませんが、衝突したままだと全社的な視点が失われます。
経営会議をスムーズに進めるためには、部門間の衝突を悲観せず、冷静に対処することが求められます。
たとえば事前に各部署へヒアリングして客観的に状況を把握したり、ファシリテーターが中立的な立場を維持しつつ議論をまとめたりするとよいでしょう。
機密情報の取り扱いに問題がある
機密情報の取り扱いに問題がある場合、経営会議は失敗します。
経営会議は機密情報を多く取り扱っているため、管理に問題があると情報漏洩のリスクが生じます。
万が一情報が漏洩すると、事業に悪い影響が出るうえに、従業員や取引先からの信頼を失う危険性もあるでしょう。
情報漏洩を防ぐためには、セキュリティ対策が重要です。
たとえばビデオ通話や文字起こしなどの機能を使う場合、『Rimo Voice』のようにセキュリティ対策が万全なものを選ぶことが大切です。
『Rimo Voice』は録音しながら文字起こしができるツールで、AIによる自動要約機能も搭載しています。
便利なうえにISO27001・ISO27017認証を取得しており、セキュリティ対策も力を入れています。
数字で表しやすい指標に偏って議論を進めている
データだけをもとに議論を進めると、経営会議はうまくいきません。
財務など数字で表せる定量的な指標は、客観的に評価できる一方で、定性的な要素を軽視する一面があります。
偏った視点で議論を進めると、判断を誤るリスクが高くなります。
数字で表せるデータだけでなく、定性的な資料も用意することが大切です。
特に顧客との関係性・従業員の態度などに関する人事評価は、定性的なアプローチのほうが効果的です。
また、ファシリテーターが視野を広げて考えるように促すと、意見の偏りを防げます。
会議後のフォローアップが不足している
会議後のフォローアップが不足していると、狙った効果が得られにくくなります。
経営会議での決定事項を実行に移すためには、フォローアップが必要です。
十分なフォローアップができていないと会議を実施した意味がなくなり、人件費や時間が無駄になります。
スピーディーに実行するためには、議事録や具体的な実施手順の作成・共有が大切です。
さらに決定事項を実施できているか定期的に進捗を確認したり、フィードバックをしたりすれば、すぐに実行できます。
従業員のモチベーションを高く維持するためにも、会議後のフォローアップは迅速かつ定期的に行いましょう。
経営会議に関するよくある質問
経営会議に関する以下のようなよくある質問について、回答しました。
経営会議はどのような頻度で実施すべきですか？
経営会議と取締役会の違いは何ですか？
経営会議の理想的な時間はどれくらいですか？
経営会議に外部の専門家を招くべきですか？
経営会議の開催・運営をスムーズに行うためにも、事前に疑問を解消しておきましょう。
経営会議はどのような頻度で実施すべきですか？
経営会議は、月に1回など定期的に開催しましょう。
定期的に開催すると現状を具体的に把握できるため、企業として方向性がずれたときもすぐに修正できます。
また将来に影響する大きな課題が出てきたときも、迅速な対処が可能です。
多くの企業は月次決算を行なっているので、毎月開催するケースがよく見られます。
月次決算を基準日にしたり、締日以降にデータを活用したりする企業も珍しくありません。
とはいえ、一般的な実施日を意識しすぎて、参加率が下がっては意味がありません。
メンバーが参加しやすく、毎月開催できる日程で実施しましょう。
経営会議と取締役会の違いは何ですか？
経営会議と取締役会の違いは、会社法上の規定・参加者・開催頻度の主に3点です。
取締役会とは、経営方針・業務方針といった企業の将来に影響する重要な事項の決定を行う場です。
経営会議と似ていますが、取締役会は会社法で設置が義務付けられている点が異なります。
株式の譲渡制限がない公開会社や、監査役会が設定されている会社では取締役会の設置が必要ですが、経営会議に会社法での規定はありません。
また状況に応じて現場のリーダーや外部の専門家を承知できる経営会議に対し、取締役会の参加者は会社法の役員に該当するメンバーと決められています。
開催頻度も経営会議は任意ですが、取締役会は3ヶ月に1回以上の開催が必要です。
経営会議の理想的な時間はどれくらいですか？
経営会議の理想的な時間は、60〜90分です。
会議は長ければよいわけではなく、適切な時間での実施が重要です。
90分より長くなると集中力が低下し、生産性が下がります。
意見がまとまりにくくなり、重要なポイントも掴みづらくなるでしょう。
一方で60分より短くなると十分な議論ができないため、意思決定まで判断できません。
複数の会議で同じ議題を話さなければならず、課題への対処も遅れます。
経営会議を成功させるなら、60〜90分の間でタイムスケジュールを作り、決められた時間内で効率的に議論できる環境を作りましょう。
経営会議に外部の専門家を招くべきですか？
経営会議に外部の専門家を招くべきかどうかは、アジェンダによって異なります。
外部の専門家を読んではいけない決まりはないので、必要に応じて招致することも検討してみてください。
特定の専門知識が必要な議題がある場合は、外部の専門家を招くほうが有益な洞察を得られます。
ただし外部の人間を呼ぶほど、情報が漏洩するリスクが高くなります。
信頼できる人物かチェックして、機密情報の取り扱いには十分注意しましょう。
セキュリティが不安な場合は、社内の従業員を専門家に育てることもおすすめです。
経営会議をより良くしたいなら『Rimo Voice』がおすすめ！
経営会議後のフォローアップに課題を抱えている人も、少なくないでしょう。
効果的に経営会議を行うなら、録音しながら文字起こしをできるツールである『Rimo Voice』の導入がおすすめです。
リアルタイムで文字起こししてくれるので、議論に集中しながら自動でメモを作成できます。
要約機能もあるので、スピーディーに議事録を作成できますし、議事録作成にかける時間も節約できます。
AIで作成した文字起こしはURLを送るだけで共有できるため、会議の決定事項をすぐに実行へ移せるでしょう。
機密情報を取り扱う経営会議であっても、高セキュリティな『Rimo Voice』なら安心して使えます。
効率的かつ効果的に経営会議を運営したい人は、『Rimo Voice』の無料トライアルでまずは使い心地や精度を試してみてください。
まとめ：成果に繋がる経営会議を実施しよう！
経営会議を有意義な時間にするためには、事前準備から会議終了後まで力を入れることが大切です。
スムーズに議論できるように資料の準備や日程調整を行い、当日は発言しやすい雰囲気を作りましょう。
会議後はすぐに議事録を作成し、フォローアップすると決定事項を実行しやすくなります。
効果的な経営会議を運営できれば、企業の将来によい影響を与えられます。
経営会議を成功させたい人は本記事を参考に、『Rimo Voice』の導入も検討してみてください。
最終更新日: 2024 / 12 / 3
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