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우선순위를 정할 수 없어요! 그 이유와 효율적으로 일을 처리하기 위한 팁을 소개합니다!
우선순위를 설정하지 못하는 원인
일상적인 업무를 효율적으로 진행하기 위해서는 먼저 주어진 업무의 우선순위를 정확하게 설정하는 것이 중요합니다.
여기서는 우선순위를 설정하지 못하는 주요 원인에 대해 자세히 알아보겠습니다.
각각에 대해 살펴보겠습니다.
수많은 업무에 직면했을 때 어디서부터 시작해야 할지 알기 어렵고, 어느새 시간만 흘러가 버리게 됩니다.
업무의 큰 그림을 파악하지 못하는 경우
주요 원인 중 하나는 업무의 전체적인 그림과 흐름을 보지 못하는 것입니다.
큰 그림을 파악하지 못하면 개별 업무의 중요도와 긴급성을 판단하기 어려워져 어떤 업무를 우선적으로 처리해야 할지 불분명해집니다.
중요한 업무가 뒤로 미뤄지게 되어 효율성이 저하될 가능성이 높습니다. 먼저 전체적인 업무 흐름과 목적을 충분히 이해한 후, 이를 바탕으로 업무를 정리하는 것이 좋습니다.
우선순위를 제대로 설정하지 못하면 마감 기한을 놓치거나 야근을 해야 하는 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
반면, 적절한 우선순위를 설정하면 업무 효율성이 크게 향상되고 스트레스와 시간 낭비를 크게 줄일 수 있습니다.
이 글에서는 우선순위 설정이 어려운 이유와 그 원인, 그리고 대책에 대해 자세히 설명하겠습니다.
또한 효율적으로 일하는 습관을 기르기 위한 구체적인 방법과 팁도 소개할 예정이니 끝까지 읽어주시기 바랍니다.
부실한 업무 및 시간 관리
업무와 시간을 제대로 관리하지 못하는 것은 우선순위를 설정하지 못하는 결과를 초래합니다.
일정이 모호하게 유지되면 무엇을 언제까지 해야 하는지가 불분명해지고, 종종 계획성 없는 업무 방식으로 이어집니다.
이로 인해 업무 진행 상황을 파악하기 어려워지고 마감 시한에 쫓기게 될 수 있습니다. 업무를 시각적으로 파악하고 체계적으로 관리하기 위해서는 시간 및 업무 관리 도구를 활용하는 것이 효과적입니다.
완벽주의자가 되는 것
완벽주의는 우선순위를 놓치게 만드는 주요 요인 중 하나입니다.
완벽을 추구하다 보면 중요한 일을 뒤로 미룬 채 사소한 일에 너무 많은 시간을 쏟게 될 수 있습니다.
우선순위가 낮은 일에 매달리다 보면 전체적인 효율성이 떨어지게 됩니다. 완벽을 추구하기보다는 적절한 시기에 맞춰 일을 진행하는 것이 더 좋습니다.
잦은 예상치 못한 업무 할당
일상적으로 예상치 못한 업무가 자주 발생하면, 계획된 업무가 중단되거나 연기되는 경향이 있습니다. 결과적으로 긴급한 일에 매몰되다 보면 다른 업무가 미뤄지게 되고, 이는 전반적인 업무 진행의 지연으로 이어집니다.
예상치 못한 업무 할당이 때로는 불가피할 수 있지만, 우선순위를 적절히 설정하고, 일정에 여유 시간을 확보하며, 갑작스러운 업무에 대처하는 방법을 미리 계획하는 것이 중요합니다.
낮은 의욕으로 인해 쉬운 일만 우선시하기
의욕이 낮을 때는 쉽게 완료할 수 있는 일만 우선시하는 경향이 있습니다.
어렵거나 시간이 많이 걸리는 일을 미루다 보면, 중요한 업무가 진행되지 않고 시간만 낭비되어 결국 야근이나 문제가 발생할 수 있습니다.
업무 효율을 높이기 위해서는 중요한 일을 제대로 처리하면서 의욕을 유지할 수 있는 방법을 찾는 것이 필수적입니다.
마감시한에 끌려다니다
여러 업무의 마감시한이 겹치면서 어떤 일을 우선적으로 처리해야 할지 혼란스러울 때가 있습니다. 마감시한에 끌려다니다 보면 불안감으로 인해 업무 효율이 떨어지기 쉽습니다.
또한 마감시한 관리가 제대로 되지 않으면 야근이 늘어나거나 기한을 놓치는 등의 상황으로 이어지기 쉽습니다.
각 업무의 마감시한을 미리 파악하고 적절한 계획을 세워 진행하는 것이 중요합니다.
집중력 부족
집중력이 부족할 때는 업무의 우선순위를 정해도 집중하지 못해 결국 진행이 지연됩니다.
업무 중 산만해지는 이유는 다양하지만, 주로 환경, 신체 상태, 정신적 피로의 영향을 받습니다.
집중이 안 될 때는 업무 우선순위를 정하는 것만으로는 효과가 없으므로, 집중력을 유지하기 위한 대책이 필요합니다. 예를 들어, 짧은 시간 동안 집중적으로 몰입하는 '포모도로 기법' 같은 방법을 활용하면 좋을 것입니다.
우선순위를 설정하지 못할 때 발생하는 문제들
우선순위를 설정하지 않고 업무를 진행하면 업무 진행이 지연될 뿐만 아니라 다양한 문제가 발생할 수 있습니다.
여기서는 우선순위를 설정하지 못할 때 발생하는 문제들을 소개하겠습니다.
각각에 대해 살펴보겠습니다.
마감일 미준수
가장 두드러진 문제점 중 하나는 마감일을 지키지 못하는 것입니다.
이는 업무의 중요성과 긴급성을 정확하게 파악하지 못할 때 중요한 일이 뒤로 밀리게 되면서 발생합니다.
결과적으로 마감 직전에 급하게 일을 처리하게 되어 업무의 질이 저하될 뿐만 아니라 다른 업무에도 영향을 미칠 수 있습니다. 업무의 우선순위를 적절히 정하여 각 업무에 충분한 시간을 확보하고 계획적으로 진행하여 마감 지연을 방지해야 합니다.
예상치 못한 업무 처리 불가
우선순위를 정하지 않고 업무를 진행할 때, 갑작스럽고 예상치 못한 업무에 대응할 수 있는 유연성을 잃게 됩니다.
적절한 계획 없이 일할 때, 긴급한 업무가 들어오면 준비가 되어있지 않은 채 대응하게 되는 경우가 많습니다.
결과적으로, 긴급한 요청을 즉시 처리하지 못하면 신뢰를 잃을 수 있습니다.
사전에 업무 우선순위를 명확히 정함으로써, 예상치 못한 업무가 발생했을 때 원활하게 처리할 수 있는 충분한 유연성을 유지할 수 있습니다.
초과근무 증가
우선순위를 정하지 않고 업무를 진행하면, 마감 직전에 일을 서두르게 되는 경우가 많은데, 이는 종종 초과근무 증가로 이어집니다.
가장 시급한 업무에 집중하지 못하고 덜 중요한 일에 시간을 쓰게 되면, 마감 기한 전까지 충분한 시간을 두고 일을 완료할 수 없게 됩니다. 결과적으로 정규 근무 시간 외에 일을 해야 하며, 이는 스트레스, 피로, 그리고 생산성 저하로 이어질 수 있습니다.
효율적인 우선순위 설정은 초과근무를 줄이고 균형 잡힌 업무량을 유지하는 데 중요합니다.
우선순위 설정 방법
효율적인 업무를 위해서는 우선순위 설정이 필수적입니다.
하지만 어디서부터 시작해야 할지 모를 때는 업무가 쌓이고 일이 정체될 수 있습니다.
여기서는 우선순위를 설정하는 구체적인 방법을 설명하겠습니다.
이러한 단계를 따르면 업무를 더 잘 파악하고 계획적으로 진행할 수 있습니다.
각 단계를 자세히 살펴보겠습니다.
1. 현재 하고 있는 모든 업무 나열하기
첫 단계로, 현재 처리하고 있는 모든 업무를 목록으로 작성해보겠습니다. 머릿속으로만 모든 것을 정리하려고 하면 정확한 우선순위를 정하기 어렵기 때문에, 먼저 업무를 명확하게 시각화하는 것이 중요합니다.
종이나 디지털 도구를 사용해서 작은 업무까지 모두 적어보세요. 이를 통해 진정으로 중요한 것이 무엇이고 무엇을 우선시해야 하는지 파악할 수 있습니다.
업무 목록 작성은 전체적인 업무 파악을 위한 첫 단계이므로, 반드시 이것부터 시작하세요.
2. 업무 우선순위 정하기
다음으로, 나열된 업무들의 우선순위를 정하겠습니다. 하지만 모든 업무에 동일한 가중치를 부여하면 혼란을 초래할 수 있으므로, 분류를 위한 명확한 기준을 수립하는 것이 중요합니다.
여기서는 긴급성, 중요도, 다른 사람과의 의존성 등과 같은 우선순위를 결정하기 위한 기준과 방법을 소개하겠습니다.
긴급성과 중요성에 따른 우선순위 설정
업무를 분류할 때는 긴급성과 중요성을 기준으로 삼는 것이 좋습니다.
긴급하면서 중요한 업무는 최우선 순위로 처리해야 하지만, 긴급하지는 않더라도 중요한 업무도 일찍 처리하는 것이 좋습니다.
반면에 긴급하지만 중요도가 낮은 업무는 다른 사람에게 위임할 수 있습니다. 이를 통해 효율적인 업무 처리가 가능하며 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
혼자서 할 수 있는 일인지 확인하기
확인해야 할 중요한 점은 한 사람이 완료할 수 있는 일인지 여부입니다. 다른 사람들의 협조가 필요하거나 외부 요인에 의존하는 업무는 사전 조율이 필요합니다.
반대로, 혼자서 완료할 수 있는 일은 우선순위가 낮더라도 일찍 처리할 수 있어 다른 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들 수 있습니다.
업무가 다른 사람에게 의존하는지 여부를 파악하고 효율적으로 완료할 수 있는 일부터 시작하는 것이 좋습니다.
프로세스 확인
각 작업에 대한 프로세스를 철저히 점검하는 것도 우선순위를 정할 때 중요합니다.
일부 작업은 완료하기 위해 여러 단계가 필요하며, 각 단계마다 마감일과 준비가 필요합니다.
프로세스가 명확하지 않으면 진행 과정에서 예상치 못한 문제가 발생하여 계획이 크게 무너질 수 있습니다.
작업 우선순위를 결정한 후에는 각 작업의 프로세스를 확인하고 어떤 단계를 언제 진행할지 구체적으로 결정하세요.
상사나 선임 동료와 상담하기
어떤 업무에 우선순위를 둘지 결정하기 어려울 때는 상사나 선임 동료와 상담하는 것이 효과적일 수 있습니다.
혼자서 모든 것을 처리하려고 하면 판단이 주관적이 되기 쉽습니다. 하지만 제3자의 관점을 더함으로써 더 객관적인 판단을 내릴 수 있습니다.
또한 상사로부터 피드백을 받으면 업무 진행 방향과 우선순위를 명확히 할 수 있어, 더 원활하게 업무를 진행할 수 있습니다.
③각 작업의 마감 기한 설정하기
우선순위를 정했다면, 각 작업에 대해 명확한 마감 기한을 설정하세요.
이미 정해진 마감일이 있는 작업이라도, 핵심은 마감 직전이 아닌 여유 시간을 두고 완료할 수 있는 기한을 설정하는 것입니다.
이렇게 하면 예상치 못한 작업이나 문제가 발생해도 당황하지 않고 처리할 수 있습니다. 또한, 이러한 여유 시간이 있으면 다음 작업으로 순조롭게 전환할 수 있습니다.
4. 일정에 통합하기
우선순위와 마감일을 정했다면, 작업들을 일정에 통합하세요. 일정에 포함시킴으로써 업무 흐름이 시각적으로 정리되어 무엇을 언제 해야 하는지 명확해집니다.
단순히 일정을 작성하는 것에 그치지 않고, 유연성을 유지하기 위해 정기적으로 검토하고 조정할 때 더욱 효과적이 됩니다.
특히 예상치 못한 작업이나 변경사항이 발생할 때는 일정을 재조정하는 것이 매우 중요하므로, 정기적인 검토 습관을 기르는 것이 좋습니다.
우선순위 정하기를 습관으로 만드는 방법
단순히 한 번 우선순위를 정하는 것만으로는 부족합니다. 장기적으로 효율적인 업무를 위해서는 이를 습관으로 만드는 것이 필수적입니다.
하지만 우선순위 정하기에 어려움을 겪는 사람들 중에는 이것을 실제로 습관으로 만들 수 있을지 걱정하는 사람들이 많을 것입니다.
따라서 이제 우선순위 정하기를 습관으로 만들기 위한 구체적인 방법을 설명하겠습니다.
매일 아침 업무를 검토하는 시간을 가지기
그날 반드시 완수해야 할 "가장 중요한 업무" 만들기
완벽을 추구하지 않기
목표를 염두에 두기
이제 각각에 대해 살펴보겠습니다.
매일 아침 업무 검토 시간 확보하기
습관을 형성하는 첫 단계로, 매일 아침 업무를 검토하고 정리하는 시간을 만드세요.
전날 미처 끝내지 못한 일들과 새롭게 발생한 업무들을 나열하고 정리함으로써, 무엇을 우선적으로 처리해야 할지 명확해집니다.
아침 시간은 정신이 맑아 업무를 정리하는 데 집중하기 쉽다는 점에서 특히 유리합니다.
하지만 아침에 시간을 내기 어렵다면, 현재 업무일이 끝날 때 다음 날의 업무를 정리하는 것도 효과적입니다. 이는 다음 날 아침에 가장 먼저 처리해야 할 업무를 파악하게 해주어, 일을 더 수월하게 시작할 수 있게 합니다.
그날 반드시 완수해야 할 "가장 중요한 일" 만들기
일상적인 업무에서 반드시 완수해야 할 "가장 중요한 일"을 정하는 것이 효과적입니다.
가장 중요한 일을 약 세 가지 정도 선택하여 우선적으로 처리하도록 노력하는 것이 좋습니다.
이러한 "3가지 중요한 일"에 집중함으로써 우선순위가 명확해지고, 다른 업무에 방해받지 않고 집중해서 일할 수 있습니다.
이 방법을 지속적으로 실천하면 중요한 일을 꾸준히 진행하는 습관이 형성되어 전반적인 업무 효율이 향상될 것입니다.
완벽을 추구하지 마세요
우선순위 설정을 습관화하는 팁 중 하나는 의도적으로 완벽을 추구하지 않는 것입니다.
하나의 작업을 완벽하게 하려고 하면 완료하는 데 더 오래 걸릴 수 있고 다른 작업에도 영향을 미칠 수 있습니다.
특히 처음 해보는 작업의 경우, 70-80% 정도 완료했을 때 상사와 확인하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 피드백을 기다리는 동안 다른 작업을 진행할 수 있습니다.
또한 어느 정도 작업이 완료된 상태에서 피드백을 받는 것은 두 가지 목적이 있습니다: 잘못된 방향으로 가고 있다면 초기 단계에서 수정할 수 있습니다.
완벽을 고집하기보다는 조금 더 여유로운 자세로 업무에 접근해 보세요.
목표를 명심하세요
우선순위를 정할 때는 궁극적인 목표를 항상 의식하는 것이 중요합니다. 명확한 목표가 있으면 각 작업의 역할과 중요성을 자연스럽게 파악할 수 있습니다.
당면한 과제에만 집중하다 보면 전체적인 흐름을 놓치기 쉽습니다. 하지만 목표를 염두에 두면 그 목표에 도달하기 위해 어떤 작업이 필요한지 이해할 수 있고, 우선순위 설정이 더 자연스러워집니다.
우선순위가 불확실할 때는 목표 달성을 위한 구체적인 비전에 집중하는 것이 도움이 됩니다.
우선순위 설정 후 효율적으로 일하는 방법
우선순위를 설정한 후에는 이를 실천에 옮기고 효율적으로 일하는 것이 중요합니다.
우선순위에 따른 계획을 세웠더라도 실행 과정에서 문제가 발생하고 일정이 밀릴 수 있습니다.
여기서는 우선순위를 활용하면서 업무를 진행하는 구체적인 방법을 소개하겠습니다.
끝까지 읽고 참고해 주시기 바랍니다.
시간적 여유를 두고 일하기
우선순위에 따라 업무를 진행할 때는 적절한 시간적 여유를 두는 것이 중요합니다.
업무를 처리할 때 여유 시간을 확보함으로써 발생할 수 있는 예상치 못한 일이나 문제에 유연하게 대응할 수 있습니다.
일정을 너무 빡빡하게 잡으면 계획에 없던 일이 생겼을 때 대처할 여유가 없어지고, 우선순위를 무시한 채 급한 일만 쫓게 될 가능성이 높습니다.
예를 들어, 각 업무의 예상 소요 시간보다 더 많은 시간을 할당하거나 일정에 여유 시간을 확보하는 등의 전략을 고려할 수 있습니다. 이를 통해 예상치 못한 상황에 대처하고 덜 스트레스받는 환경에서 업무를 진행할 수 있습니다.
또한, 시간적 여유를 두고 일하면 더 창의적이고 높은 품질의 결과물을 만들어낼 수 있다는 장점이 있습니다.
업무와 일정을 정기적으로 검토하기
우선순위를 정했더라도 상황과 환경은 계속 변하므로, 업무와 일정을 정기적으로 검토하는 것이 중요합니다.
업무 진행 상황, 새로 발생하는 일, 일정 지연이나 변경 등을 바탕으로 우선순위를 재확인하고 필요한 조정을 함으로써 더 효율적으로 일할 수 있습니다.
매일 또는 매주 마지막에 일정을 검토하는 시간을 가짐으로써, 어디서 지연이 발생하고 어떤 업무가 진행되고 있는지 파악할 수 있습니다.
특히 대규모 프로젝트나 장기 업무의 경우, 업무 우선순위와 일정을 유연하게 조정함으로써 계획을 순조롭게 진행할 수 있습니다.
또한 검토를 통해 새로운 문제점과 병목 현상을 쉽게 발견할 수 있어 예방 조치를 취할 수 있습니다.
일정을 최신 상태로 유지함으로써, 더욱 효율적으로 일할 수 있게 됩니다.
업무 효율성 향상을 위한 도구 활용
업무 및 시간 관리 도구를 활용하면 업무를 효율적으로 진행하는 데 매우 효과적일 수 있습니다.
예를 들어, 업무 관리 앱과 프로젝트 관리 도구를 사용하면 모든 업무를 중앙에서 관리하기가 더 쉬워집니다.
어떤 작업이 진행 중이고, 어떤 마감일이 다가오고 있으며, 어떤 항목의 우선순위가 변경될 수 있는지 시각적으로 확인할 수 있어 관리의 정확성이 향상됩니다.
또한, 업무 관리 도구뿐만 아니라 일상적인 작업을 자동화할 수 있는 도구를 도입하여 업무 시간을 줄이는 것도 하나의 방법입니다.
예를 들어, 청구서 생성 프로세스를 자동화할 수 있다면, 그 시간을 다른 작업에 할당하고 우선순위가 가장 높은 작업에 투자하는 시간을 늘릴 수 있습니다.
최근에는 많은 자동화 도구가 개발되었으므로, 이를 고려해 볼 가치가 있습니다.
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요약 | 우선순위를 정하지 못하고 비효율적으로 일하는 상황에서 벗어나세요!
이 글에서는 우선순위를 정하는 방법과 우선순위 설정을 습관화하는 방법을 설명했습니다.
우선순위를 정하지 못하면 일상 업무에 압도되거나, 마감일을 놓치거나, 초과 근무가 늘어나는 경우가 흔합니다. 하지만 적절한 우선순위 설정을 통해 효율적으로 일하고 시간 낭비와 스트레스를 줄일 수 있습니다.
먼저, 할 일을 적어두고 긴급성과 중요도를 기준으로 우선순위를 정하되, 여유 시간을 두고 진행하는 것이 중요합니다. 이를 통해 예상치 못한 업무에도 유연하게 대응하고 안정적인 결과를 얻을 수 있습니다.
이 글에서 소개한 우선순위 설정 방법을 여러분의 업무에 적용해 보시기 바랍니다.
끝까지 읽어주셔서 감사합니다.
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