営業の自動化とは？任せられる5つの工程と失敗しない進め方を解説

営業の現場では、商談そのものよりも、その前後の作業に時間を取られがちです。

とはいえ、いざ手をつけようとすると、

• 営業の自動化といっても、どこまでが対象なのかがわからない

• 自分の業務のどれを任せられるのか、作業名で知りたい

• ツールを入れても結局使われなくなりそうで踏み出せない

といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、営業の自動化を5つの工程に分けて解説します。見込み客リストの作成から商談の記録、CRM入力までを整理し、工程ごとに任せられる範囲と進め方を紹介します。

読み終える頃には、自分のチームがどの工程から手をつければよいかを決められるようになるでしょう。

営業の自動化とは？「人が決めること」以外を仕組みに移すこと

営業の自動化とは、営業活動のうち繰り返し発生する作業を、ツールやAIに任せて人手を介さず進む状態にすることです。

目的は人員を減らすことではありません。担当者が顧客と向き合う時間を増やすことが狙いです。

ここで先に決めておきたいのが、何を任せないかという線引きです。人が判断すべき仕事は、次のような領域にあたります。

• 提案の中身を決める：どの構成をいくらで出すかの判断

• 顧客の本音を聞き出す：言葉になっていない懸念を引き出す対話

• 関係をつくる：時間をかけて信頼を積み上げるやり取り

この3つを機械に渡すと、顧客からは手抜きに見えてしまいます。裏を返せば、それ以外の「決めなくても進む作業」は仕組みに移せます。

商談中のメモ取り、CRMへの転記、日報の作成、日程調整の往復。どれも成果に直結しないのに、確実に時間だけは消えていく作業です。

営業支援ツール（SFA・CRM・MA）との関係を整理する

営業の自動化を調べると、SFA・CRM・MAといった言葉が並びます。役割が違うだけで、どれか1つを入れれば済むものではありません。

注意したいのは、ツールを入れることと、自動化されることが別だという点です。

SFAを導入しても、商談の内容を人が手入力しているうちは、作業量はほとんど変わりません。データが入る仕組みまで用意して、はじめて自動化になります。

営業の自動化に取り組む企業が増えている背景

背景にあるのは人手不足だけではありません。営業担当者の時間が、顧客と話す以外のところで削られている構造そのものが問題になっています。

商談が1件終わるたびに、議事録・CRM入力・上長への報告・お礼メールが発生します。1日3件の商談があれば、事務作業は終業後に持ち越されます。

少ない人数で同じ売上をつくるには、この持ち越し分を減らすしかありません。営業の自動化が話題になる理由は、増員の代わりというより、こぼれ落ちている時間の回収にあります。

なお「AIが進むと営業職はどうなるのか」という論点は、本記事では扱いません。AI時代に営業の役割がどう変わるかを整理した記事が別にありますので、そちらをご覧ください。

関連記事：AIは営業を不要にするのか？AI時代の営業職の役割と未来を徹底解説

営業の自動化ができる5つの工程

営業活動を工程に分けると、どこから手をつけるべきかが見えてきます。ここでは営業の流れを5つに分け、それぞれの自動化の余地を整理します。

効果の出方は立場によって変わります。自分の作業時間を減らしたい担当者と、チーム全体の記録を残したいマネージャーとでは、選ぶべき入り口が違うためです。

工程1：見込み客リストの作成とアプローチ

最初の工程で自動化できるのは、リストを絞り込む作業と、初回の接触を届ける作業です。

• 条件を指定して見込み客リストを抽出する

• 定型の初回メールをまとめて送る

• 開封やクリックがあった相手を通知する

とくに効きやすいのが3つ目です。反応があった相手だけを追えるようになると、追客の優先順位を毎朝考える時間がなくなります。

一方で、誰に何を伝えるかの設計は人の仕事のままです。テンプレートを配るだけでは、相手の状況に合わないメールが増えるだけになります。

初回接触のあとに何を聞くかを設計しておくと、この工程の効果が上がります。ヒアリングで押さえる基本項目やフレームワークは、別の記事で詳しく解説しています。

関連記事：営業ヒアリングの極意！知っておくべき基本項目や役立つフレームワークを解説

工程2：日程調整とリマインド

日程調整は、自動化の効果がその日のうちに実感できる工程です。

候補日をメールで往復させる代わりに、空き枠を提示して相手に選んでもらう形にすると、やり取りが1回で終わります。前日のリマインドも自動送信に切り替えられます。

導入のハードルも低く、チーム全体の合意を待たずに個人単位で始められます。まず1つだけ試したい方には、ここが入りやすい工程です。

ただし、重要な商談まで機械的な調整に寄せると、相手によっては素っ気なく感じられます。既存顧客や大型案件は手動、新規の初回接触は自動、と分けておくと安心です。

工程3：商談中の記録

営業担当者の負担が最も大きく、かつ自動化しやすいのがこの工程です。

商談中は、話を聞くことと書き留めることを同時にこなす必要があります。メモに集中すると相手の表情を見逃し、会話に集中するとあとから内容を思い出せません。

ここはAI議事録に任せられます。オンライン会議にBotが参加すると、録画と文字起こしが自動で残ります。

会議が終われば、そのまま要約まで出てきます。たとえばRimo Voiceは、Microsoft Teams・Zoom・Google Meet・Webexと連携します。

会議終了後はわずか5〜10分で文字起こしと要約が完了します。商談が終わってすぐ、次の予定に移る前に内容を確認できる速さです。

複数人が同席する商談では、あとから誰の発言かがわからなくなりがちです。声紋登録により話者を自動で推定し、発言ごとに話者情報が付きます。

うまく分かれなかった箇所は、あとから手直しできます。

自社の製品名や業界用語が正しく変換されない問題も、辞書登録で解消できます。商談の記録は、固有名詞の精度がそのまま使い勝手を左右します。

最初に登録しておくと、あとの手直しがぐっと減ります。話者分離や辞書登録を含む機能の詳細は、Rimo Voiceの機能ページにまとまっています。

商談の記録に使えるツールは複数あります。種類ごとの違いや選び方は、以下の記事で比較しています。

関連記事：【厳選】商談を文字起こしできるAIツール5選！商談の質・効率を高めるツールを紹介

工程4：商談後の分析・振り返り

商談を記録しただけでは、営業の成果は変わりません。変わるのは、記録を見返せる状態になってからです。

これまで商談の分析は、録画を最初から見返す作業とほぼ同じ意味でした。1時間の商談を10件分見返すのは現実的ではなく、結局は担当者の記憶頼りになります。

文字起こしが残っていれば、話題ごとに読み飛ばせます。価格の話が出た箇所、相手が言いよどんだ箇所、次回の約束をした箇所を、必要なところだけ確認できます。

商談解析という言葉で語られるのは、この「探して見つける」までの時間の短縮です。

記録が数か月分たまると、使い道はもう一段広がります。「あの業界の案件で、値引きの話が出たときにどう答えたか」といった過去のやり取りを探せるようになるためです。担当者本人に聞かなくても、自分で確かめられます。

経営層から「うちの商談がどうなっているのか見えない」と言われている場合も、ここが出発点になります。何を見るかという中身については、次のセクションで詳しく扱います。

工程5：CRM入力・日報・フォローの後処理

商談が終わったあとには、記録を関係者に届けるまでの作業が残ります。実際に発生しているのは、次の4つです。

1. 商談の内容を議事録の形にまとめる

2. 決まったことと次にやることを抜き出す

3. CRMや日報の項目に合わせて書き直す

4. 関係者と顧客にそれぞれ共有する

この流れは、そのまま自動化の対象になります。

会議の内容からタスクを抜き出し、資料やメールの下書きまで作るAIエージェントもあります。

Rimo Actionsでは、提案された内容を確認して承認すると、ExcelやPDFなどの形式で成果物が自動で作られます。

できあがったメールの下書きをGmailに用意する、Slackへ共有するといった受け渡しまで含まれます。手元に残った成果物を、そのまま次の相手へ渡せる形です。

CRMへの反映も自動化できます。Rimo VoiceはSalesforceおよびMicrosoft Dynamics 365との連携に対応しています（2026年6月正式リリース）。

関連記事：AI議事録「Rimo Voice」、SalesforceおよびMicrosoft Dynamics 365との連携機能を正式リリース

商談の記録がそのまま顧客管理側へ流れる形をつくれば、「あとで入力する」という宿題自体がなくなります。

なお、CRMに何を書くかという項目設計は各社で異なります。商談議事録に載せるべき要素を整理してから運用を組むと、あとから項目を変える手間が減ります。

関連記事：商談議事録の書き方を解説！チームを強化し営業成約率を上げる活用方法も

商談の記録と分析を自動化する進め方

5つの工程のうち、成果への影響が大きいのが商談の記録と分析です。ここでは、記録を残すところから、その記録を使い切るところまでの進め方を扱います。

記録は「全部残す」を先に決める

商談の記録は、残すものを選ばずに全件残すところから始めます。

「重要な商談だけ記録する」という運用は、一見合理的に見えて長続きしません。重要かどうかは終わってみないとわからず、判断を挟むぶん手間が増えるためです。

全件を前提にすると、後工程が回り始めます。過去の似た案件を探す、担当者が変わったときに履歴をたどる、といった使い方は、記録が揃っていて初めて成立します。

判断が要らない状態にすることが、記録を続ける条件です。

商談の分析で見る3つの観点

記録が溜まったら、次は何を見るかを決めます。すべてを読み返そうとすると挫折するため、観点を絞ります。

• 次にやることが合意されているか：商談の最後に、誰がいつまでに何をするかが言葉になっているか

• 顧客の言葉がそのまま残っているか：担当者の解釈ではなく、顧客が使った表現で懸念が記録されているか

• 失注が同じ場所で起きていないか：予算・決裁・競合など、離脱が集中している段階はどこか

3つ目は、記録が溜まってから効いてくる観点です。1件ずつ見ていると、担当者の力量の問題に見えます。

まとめて見ると、提案の順番や資料の不足といった共通の原因に行き着くことがあります。

コールセンターを運営するテレネットでは、音声を文字にして可視化しました。その結果、課題を特定するまでの時間が2分の1〜3分の1に圧縮されたと報告されています。

成績の良いスタッフのトークをもとにした改善用スクリプトの作成も、手直しだけで済むようになったとのことです。

関連記事：課題特定時間が3分の1に！音声を可視化することで大幅な業務改善を実現｜株式会社テレネット様

溜まった記録は教育と引き継ぎに回す

営業の型は、教えるものではなく「見せる」ものです。売れている商談の記録があれば、言葉で説明しなくても型は伝わります。

商談の記録が実際に使われている場面は、振り返りだけではありません。

• 自分の商談を聞き直して改善点を見つける

• CRM入力や日報のもとにする

• 上長がヒアリングの質を確認してフィードバックする

• 担当者が変わるときの引き継ぎに使う

• 新人が過去の商談を教材にして型を身につける

なかでも効果が出やすいのが最後の新人教育です。成績のばらつきは能力の差ではなく、型が共有されていないことから生まれている場合があります。

商談の記録を新人教育に使う4ステップ

新人教育に使うときは、次の4つのステップで進めます。

このうち3つ目のロールプレイングは、進め方しだいで効果が大きく変わります。具体的なやり方やフレームワークは、以下の記事にまとめています。

関連記事：営業ロープレとは？やり方やフレームワーク、効果を高めるコツを紹介

引き継ぎでも同じ記録が使えます。引き継ぎ資料を新しく書き起こす代わりに、業務について話した音声を構造化して手順書にする使い方が広がっています。書く作業そのものをなくす発想です。

営業の自動化を進める4ステップ

自動化は、全部を一度に進めようとすると止まります。1つの工程を選び、動いたことを確認してから広げる順番が現実的です。

ステップ1：1週間の作業を書き出して、顧客と話していない時間を数える

まず、自分やチームの1週間を作業単位で書き出します。商談・移動・資料作成・入力・報告のように、粒度をそろえるのがコツです。

書き出したら、顧客と話していない時間を合計します。この数字が、あとで効果を説明するときの出発点になります。

感覚で「忙しい」と言うより、「週のうち何時間が事務作業だったか」を出したほうが、上長にも納得してもらいやすくなります。

ステップ2：工程を1つだけ選ぶ

次に、5つの工程から1つだけ選びます。迷ったら商談の記録から始めるのがおすすめです。

理由は、効果が本人にすぐ見えるためです。メモを取らなくてよくなった、清書がなくなった、という変化は初日から実感できます。

逆に、リスト作成やMAの設定から入ると、成果が出るまでに数か月かかります。最初の1つは、続ける気持ちが保てる工程を選んでください。

ステップ3：推進する人を先に決めてから、小さく試す

試す前に、推進する担当者を決めておきます。ここを飛ばすと、導入したのに使われない状態になりやすいためです。

推進役がいないと、設定や周知の手間が言い出した人ひとりに集中します。負担が偏ったまま進むと、その人が忙しくなった時点で止まってしまいます。

対象も最初は絞ります。定例会議だけ、特定チームの商談だけ、といった範囲から始めれば、うまくいかなかったときの引き返しも簡単です。

ステップ4：残った手作業を見て、次の工程に広げる

1つ目の工程が回り始めたら、そこに残っている手作業を確認します。

記録が自動になっても、CRMへの転記が手作業のままなら、時間の削減は途中で止まります。次に手をつける工程は、この「残り」から選ぶと無駄がありません。

全社への展開を考えるのは、この段階からで十分です。1チームで数字が出ていれば、説明の材料もそろっています。

営業を自動化するときの3つの注意点

進め方が決まったら、つまずきやすい点も先に押さえておきましょう。ここでは、顧客との関係・AIとの分担・運用の定着という3つの観点から整理します。

顧客の記録は事前の一言から始める

商談を記録するときは、相手に伝えるところから始めます。黙って録音していたことがあとから伝わると、それまでの信頼が損なわれかねません。

実際に運用されている型は、次のようなものです。

• 冒頭の口頭アナウンス：「議事録作成のため録音させていただきます」と会議のはじめに伝える

• 同意そのものを録音に残す：冒頭の口頭確認を記録に残し、証跡として扱う

• 掲示物や卓上札：対面の場では、画面や札で録音中であることを示す

• 断られたらBotを外す：拒否された場合は録音を行わない運用にする

• オフレコは宣言してから止める：一時的に止めるときは、その旨を伝えてからミュートする

伝え方にもコツがあります。「あとで議事録を共有するため」「打ち合わせに集中するため」のように、相手にとっての利点をあわせて伝えると受け入れられやすくなります。

AIに任せるのは下書きまで

AI活用の線引きは、書くことと決めることで分けると迷いません。書くのはAI、決めることと聞くことは人が担う形です。

要約や下書きの生成はAIに任せられます。一方で、金額・納期・数量といった事実は、人が確認してから外に出します。

顧客への説明も同じです。込み入った懸念への回答を生成された文面のまま送ると、手抜きの印象を与えることがあります。下書きとして受け取り、自分の言葉に直してから送るくらいがちょうどよい距離感です。

使われなくなるパターンを先に潰す

ツールが定着しない原因は、機能よりも運用側にあることがほとんどです。実際に観測されているのは、次のような状況です。

• 推進する人がいないまま導入され、手間が言い出した人に集中した

• よく使っていたメンバーが異動・退職して使う人がいなくなった

• 目的だった案件や会議そのものが終わった

• 別のツールが後から全社導入され、位置づけが曖昧になった

このうち事前に手を打てるのは1つ目です。誰が推進するかを導入前に決めておけば、負担の偏りは避けられます。

残りは起きてから気づくものが多いため、四半期に一度、使われているかを確認する場を設けておくと安心です。

営業の自動化に関するよくある質問

営業の自動化を検討する際によく寄せられる質問をまとめました。

Q. 少人数の営業チームでも自動化はできますか？

できます。むしろ人数が少ないチームのほうが、効果を実感しやすい傾向があります。

大きな仕組みを入れる必要はありません。日程調整と商談の記録の2つだけでも、1人あたり週に数時間の事務作業が減ります。

全社の合意を取らずに、1人から試せる工程を選ぶのが現実的な進め方です。

Q. SFAやCRMを入れれば営業は自動化できますか？

導入しただけでは自動化になりません。SFAやCRMは情報を蓄える器で、その器にデータを入れる部分が手作業のままだと、負担はほとんど変わらないためです。

自動化として成立させるには、記録が自然に溜まる仕組みまでを一緒に用意します。商談の内容が自動で文字になり、その情報が顧客管理側に流れる形をつくると、入力そのものが減ります。

Q. 商談の録音は顧客に断らないといけませんか？

冒頭で一言伝える運用が一般的です。オンライン会議が定着したことで、録音への抵抗感は以前より下がってきています。

伝えるときは、目的をあわせて説明すると受け入れられやすくなります。断られた場合は録音せず、通常どおりメモで対応してください。

Q. 自動化しないほうがよい業務はありますか？

あります。記録を振り返らず、保管するためだけに残しているのであれば、専用のツールを入れる必要はありません。オンライン会議ツールの録画機能で十分です。

また、大きな会議室でパソコンの内蔵マイクだけで録音する場合は、音を拾いきれず精度が落ちます。この場合はマイク環境を整えるほうが先です。

顧客との関係づくりや提案内容の判断も、自動化の対象から外してください。効率を上げるほど、人が向き合う部分の価値は上がります。

まとめ｜営業の自動化は、工程を分けて1つずつ

営業の自動化は、営業活動をまるごと機械に置き換える話ではありません。人が決める部分を残したうえで、繰り返しの作業を仕組みに移す取り組みです。

まずは1週間の作業を書き出し、顧客と話していない時間を数えるところから始めてみてください。そのうえで工程を1つだけ選び、推進する人を決めて小さく試すと、無理なく前に進みます。

商談の記録から、次にやることの抽出、報告の形への整理、関係者への共有まで。この一連の流れをまとめて減らしたい場合は、『Rimo Voice』のようなAI議事録から試す方法もあります。

記録が溜まれば、振り返りや新人教育にも回せるようになります。

どの工程から手をつけるかが決まれば、あとは順番に広げるだけです。今日できる1つから、試してみてはいかがでしょうか。