アクションアイテムとは？ToDoとの違いと書き方4ステップ・議事録の例文も紹介

「会議で決まったはずのことが、翌週も手つかずで残っている」

「議事録に『アクションアイテム』の欄を作るよう言われたけれど、何をどう書けばいいのかわからない」

こんなお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

アクションアイテムは、会議で決まったことを実行に変えるための小さな単位です。書き方が決まっていないと、せっかくの決定事項が言葉のまま宙に浮いてしまいます。

しかしながら、

• アクションアイテムとToDoは何が違うのか

• 議事録にはどこまで具体的に書けばよいのか

• 一覧にしたあと、どうやって実行まで運ぶのか

といった疑問を持つ方も少なくないでしょう。

そのためこの記事では、アクションアイテムの意味と構成要素、ToDoとの違いをわかりやすく解説します。あわせて、書き方4ステップ・議事録への記入例・実行まで運ぶ管理のポイントも紹介します。

アクションアイテムとは？会議で決まった「誰が・何を・いつまでに」

アクションアイテムとは、会議やプロジェクトの中で決まった「実行すべき具体的な作業」のことです。英語の Action Item をそのまま使ったビジネス用語で、日本語にすると「行動項目」にあたります。

ポイントは、方針や願望ではなく、そのまま手が動く粒度まで下ろされていることです。ここでは構成要素・似た言葉との違い・言葉の由来を順に見ていきます。

アクションアイテムを構成する3つの要素

アクションアイテムは「誰が・何を・いつまでに」がそろって初めて成立します。どれか1つでも欠けると、実行の責任が誰にも渡らないまま残ります。

• 担当者（誰が）：原則1人の名前まで絞る。「営業部で」のような部署単位にしない

• 作業内容（何を）：行動を表す動詞で書き切る。「検討」で止めない

• 期限（いつまでに）：「来週中」ではなく日付で書く

3つをそろえると、1件のアクションアイテムは次のような1文になります。

佐藤さんが、A社向け見積書の初版を作成し、10月8日までに山田さんへ共有する

会議中は「では、そのあたりよろしく」で流れてしまいがちな部分です。ここを1文に書き切れるかどうかが、実行されるかどうかの分かれ目になります。

もう1つの目安が粒度です。1件は数時間から1日程度で終わる大きさに収めると、進み具合を見失いにくくなります。

ToDo・タスク・ネクストアクションとの違い

いちばん大きな違いは「約束の相手が誰か」です。ToDoが自分との約束であるのに対して、アクションアイテムは会議に出ていた人たち全員との約束になります。

この違いは、記録が後から読み返される場面を考えるとはっきりします。議事録は、あとで読んで勉強するためというより、「言った・言わない」が起きたときの拠り所として使われることが多いものです。

取引先に共有したはずの依頼が進んでいなかったとします。担当者と期限が書かれた一覧があれば、責める話ではなく事実の確認から始められます。アクションアイテムをわざわざ一覧として独立させる意味は、ここにあります。

英語「Action Item」の由来と、略称「AI」の注意点

Action Item を直訳すると「行動項目」です。欧米の会議で使われてきた言い回しが、外資系企業を通じて日本のビジネス現場にも広まったとされています。

社内で使うときに気をつけたいのが略称です。会議中の口頭では「AI」と略されることがありますが、人工知能のAIと紛らわしくなります。

議事録や共有メールでは略さず「アクションアイテム」と書くほうが、読む人の負担が減ります。社内で「宿題」「持ち帰り」といった呼び方が定着しているなら、無理にカタカナへ言い換える必要はありません。

決めたのに動かない？アクションアイテムが必要な3つの理由

決まったことが実行されない原因は、担当者のやる気ではなく、決定事項の残し方と会議後の段取りにあります。

会議のムダというと、長すぎる・議題が曖昧といった会議中の話が中心になりがちです。ただ、決まったことが実行に移されないことも、会議のムダの一因になり得ます。

会議の目的の立て方から見直したい方は、次の記事もあわせて参考になります。

関連記事：会議の目的は？意味のある会議にするための5つのポイント

ここでは、実行が止まりやすい場面を順に見ていきます。

「あとでやります」のまま担当者が決まらない

1つ目は、担当者が決まらないまま会議が終わる場面です。「では、そのあたりお願いします」で締めてしまうと、誰の宿題なのかが確定しません。

参加者はそれぞれ「自分ではない誰か」がやると考えます。全員がそう受け取るため、翌週も同じ状態のまま議題が戻ってきます。

会議の場で名前を出すのは、気を使う場面でもあります。ただ、名前が入らないまま残った項目は、ほぼ確実に動きません。

その場で決まらないときは、「担当者を決める」という項目を立てて、誰かに持ってもらいます。決めることそのものを宿題にすれば、宙に浮いた状態は避けられます。

決定事項の中に埋もれて一覧になっていない

2つ目は、実行すべきことが議論の記録に埋もれている場面です。議事録を最初から読まないと、自分の宿題があるかどうかがわからない状態を指します。

多忙な担当者ほど、議事録を最後まで読みません。冒頭の共有事項だけ見て閉じてしまえば、本文の途中に書かれた依頼は届かないままです。

だからこそ、アクションアイテムは決定事項と分けて、一覧の形で切り出します。読む人が自分の名前を探すだけで済む形にしておくのが、いちばん確実な届け方です。

共有するときは、メール本文やチャットに担当者ごとの宛名を添えると届きやすくなります。「山田さん：10月8日までに◯◯をお願いします」の一行があるだけで、開封率も反応も変わります。

記録したあとの作業が手つかずで残る

3つ目は、会議が終わったあとに残る作業そのものが重いという問題です。議事録を整え、決まったことを一覧にし、担当者へ共有し、タスク管理ツールへ転記する。この流れが後回しになると、着手も同じだけ後ろへずれます。

会議のあとに残る作業の重さは、数字にすると伝わりやすくなります。Rimoに寄せられた導入企業の声には、次のような申告があります。

• 1時間の会議に対して、議事録の作成に30分から1時間かかっている

• 1時間の会議に対して、録音を聞きながら1時間半から2時間かけている

• 3時間の会議の録音を、3時間かけて聞き直している

いずれも各社からの申告であり、業界の平均値ではありません。それでも「会議と同じかそれ以上の時間を、会議のあとに使っている企業がある」ことは読み取れます。

ここで押さえておきたいのは、実行されない理由が「記録がないから」ではないという点です。議事録は作られています。止まっているのは、記録から先の転記・共有・着手が手作業のまま残っているところです。

会議後の作業そのものを軽くした企業もあります。役員会議の議事録作成にかかる時間が半減し、担当者が感じていた負担も軽くなった例です。

関連記事：議事録作成時間半減！担当者も「もう業務に欠かせない」｜ 井村屋グループ株式会社様

アクションアイテムの書き方4ステップ

実行されるアクションアイテムには、書き方の型があります。動詞・担当者・期限・完了の目印を順に埋めるだけで、1件が15秒ほどで書けるようになります。

STEP1｜動詞で「何をするか」を書く

まずは行動を表す動詞で書き切ります。名詞だけで書くと、読む人によって作業内容の受け取り方が変わってしまいます。

✕ 新プランの料金
○ 新プランの料金表のたたき台を作成する

✕の書き方では、料金を調べるのか、表にまとめるのか、社内で決裁を取るのかが読み取れません。

「検討する」「確認する」も要注意です。何をもって検討が終わるのかが曖昧なため、期限が来ても「まだ検討中です」で通ってしまいます。

「3社を比較して1案に絞る」「先方に電話して可否を確認する」のように、体が動く言葉まで下ろすと迷いが消えます。

STEP2｜担当者を1人に決める

担当者は原則1人の名前まで決めます。「営業部で」「関係者各位で」と書くと、全員が「誰かがやるだろう」と考えて手が止まります。

複数人で進める作業でも、責任を持つ人は1人に決めておきます。ほかのメンバーは協力者として別に書けば、責任の所在は保てます。

名前を入れるときは、その人が今どれくらいの仕事を抱えているかも一緒に見ます。持てないとわかった時点で言ってもらえる空気があるほうが、結果的に一覧は動きます。

担当者が会議に出ていない場合は、もう一段の注意が必要です。本人のいない場所で決まった宿題は、伝わるまでに時間がかかります。

誰がいつ伝えるのかまでを、その場でもう1件のアクションアイテムにしておきます。伝達が抜けたまま期限を迎える事態を防げます。

STEP3｜期限を日付で入れる

期限は必ず日付で書きます。「今週中」「なるはやで」は、書いた人と読む人で受け取り方がずれます。

金曜の夕方までなのか、月曜の朝会までなのか。この認識のずれが、「やったつもり」と「まだ届いていない」のすれ違いを生みます。

日付に加えて時間帯まで決めておくと、さらに安全です。「10月8日（水）17時まで」と書けば、受け取る側も逆算して動けます。

作業の終わりが読めないときは、作業ではなく報告に期限をつけます。「10月8日時点の進み具合を共有する」であれば、守れる約束にできます。

STEP4｜完了の目印を決める

最後に「どうなったら完了か」を決めます。ここが抜けると、完了の判断が担当者の感覚に委ねられます。

• 資料であれば「山田さんの確認が終わった状態」

• 依頼であれば「先方から受領の返信が届いた状態」

• 調査であれば「比較表が議事録に貼られた状態」

完了の目印は、他の人から見て確かめられる形にするのがポイントです。「対応済み」ではなく「共有済み」「返信あり」のように、証拠が残る言葉を選びます。

これで1件のアクションアイテムがそろいました。次は、これを議事録のどこに、どんな形で書くのかを見ていきます。

議事録へのアクションアイテムの書き方と記入例

アクションアイテムは、議論の記録に混ぜず、議事録の末尾に一覧として独立させます。決定事項と並べて書くと、読む人がどれを実行すればよいのかを探す手間が生まれます。

議事録の末尾に一覧として独立させる

一覧は表で作ると、抜けている項目がひと目でわかります。最低限そろえたいのは、内容・担当・期限・状態の4列です。

「状態」の列は、次の会議で一覧をそのまま開いて更新するために置きます。完了したものも消さずに「完了」と残しておくと、あとから振り返るときに役立ちます。

いつ共有するかも決めておきます。会議の直後に議事録のURLを関係者へ送る運用にしている企業もあります。

別の文書へ書き出さずリンクだけを送れば、転記の手間もかかりません。共有が早いほど、担当者が内容を覚えているうちに着手できます。

議事録そのものの構成や書き方から整えたい方は、次の記事で基本の型を確認できます。

関連記事：わかりやすい議事録の書き方は？12のコツや例文・フォーマットも紹介

そのまま使える記入例（社内会議・商談・プロジェクト）

書き方は会議の種類によって少しずつ変わります。社内会議・商談・プロジェクトの場面ごとに、そのまま真似できる形で並べました。

社内の定例会議

内容：来期の採用計画のたたき台を作成し、部内へ共有する
担当：佐藤
期限：10月8日（水）17時
完了の目印：部内チャットに共有され、3名からコメントがついている

社内の会議では、担当者が抱えている他の業務と重なりやすいのが難点です。期限は「その人が実際に手を動かせる日」から逆算して置くと守られやすくなります。

商談・打ち合わせ

内容：先方の情報システム部へセキュリティ資料を送付する
担当：山田
期限：10月7日（火）午前中
完了の目印：メール送信済み、先方から受領の返信あり

商談では、次の一手が担当者によってばらつきやすくなります。自分側の作業だけでなく、先方にお願いした内容も同じ一覧に並べておくと、追いかけ漏れが減ります。

プロジェクトの進行

内容：連携先3社の対応範囲を比較し、採用案を1つに絞る
担当：田中（協力：鈴木）
期限：10月15日（水）
完了の目印：比較表が共有フォルダに保存され、採用案が議事録に記載されている

期間の長い作業は、そのままだと期限の直前まで動きません。「比較表を作る」「1案に絞る」のように、途中で確認できる区切りへ分けておくのがおすすめです。

アクションアイテムを実行まで運ぶ4つのポイント

アクションアイテムは、書いた時点ではまだ紙の上の約束です。実行まで運ぶには、会議の締め方・一覧の置き場所・会議後の作業・運用の続け方を順に整えます。

会議の最後に「誰が・いつまでに・何を」を口頭で言い切る

いちばん効くのは、会議の最後の1分です。閉じる前に「誰が・いつまでに・何を」を声に出して読み上げ、その場の全員に聞いてもらいます。

書いてあるだけでは、担当者本人が自分の宿題だと気づいていないことがあります。口に出して確認すると、その場で「それは私より鈴木さんのほうが早いです」といった修正も入ります。

この作法には、思わぬ副産物があります。AI議事録ツールを使っている場合、最後にはっきり言い切った内容ほど記録に残ります。結果として、あとからタスクを取り出しやすくなります。

そして、AIに読ませるつもりで進行を変えたら、会議そのものが短くなったという企業もあります。誰が何をするかを毎回言い切る習慣がつくと、曖昧なまま持ち越される議題が減るからです。

あわせて役立つのが、一斉に話さず順番に発言する進め方です。発言が重ならなければ、決まったことの聞き取りも記録も正確になります。

記録のために始めた作法が、会議の質を上げる作法に変わります。ツールを入れていない場合でも、今日の会議から試せます。

一覧は1か所に置き、次の会議の冒頭で確認する

アクションアイテムの一覧は、置き場所を1か所に決めます。議事録・チャット・タスク管理ツールに散らばると、どれが最新かを探すところから始まってしまいます。

おすすめは、議事録の一覧をそのまま原本として扱う方法です。次の会議の冒頭で同じ一覧を開き、上から状態を更新していきます。

冒頭の5分を「前回の宿題の確認」に固定すると、催促の役割を特定の誰かが背負わずに済みます。人が人を追いかける形をやめて、会議の手順に組み込むのがコツです。

打ち合わせの進め方そのものを整えたい方は、次の記事も参考になります。

関連記事：効果的な打ち合わせとは？進行のポイントや便利ツールを紹介

会議後の転記・共有・着手はAIに任せる

会議が終わってからの作業は、思っているより長く残ります。議事録を整え、アクションアイテムを一覧にし、担当者へ共有し、タスク管理ツールへ転記する。ここが後回しになると、実行の開始も後ろへずれます。

この転記と共有の部分は、AI議事録ツールで軽くできます。会議で話した内容から、タスクの一覧や共有メールの下書きがそのまま出てくる状態を作るイメージです。

高精度AI議事録サービスのRimo Voiceは、会議に参加して自動で文字起こしと要約を作ります。

対応しているのはZoom・Microsoft Teams・Google Meetなどです。ふだん使っている会議ツールをそのまま変えずに済みます。

会議終了後5〜10分で文字起こしと要約が仕上がるため、記憶が新しいうちに一覧を確認できます。

さらにRimo Actionsは、会議で決まったことをタスクとして取り出します。AIが実行計画を立てて提案する流れです。

承認すると、Excel表・スライド・メールの下書きといった成果物の作成まで進みます。

実際の使われ方も出てきています。ある金属加工の商社系企業では、会議中にホワイトボードをカメラに映しておきました。その画像から、精度の高いタスク表（Excel形式）が自動で作られたそうです。

手作業なら1日かかっていた作業だったといいます。

どこまで任せられるかは、会議の進め方や社内資料の整い方によって変わります。まずは一覧づくりと共有だけを任せるところから試すのが現実的です。

関連記事：「Rimo Actions」で何ができる？AI議事録作成ツールをRimoの中の人が検証！

運用が止まるきっかけに先回りする

アクションアイテムの運用は、だんだん飽きて止まるわけではありません。止まるときには、たいてい明確なきっかけがあります。

• 一覧を管理していた人が異動・退職した

• 目的だったプロジェクトが終わった

• 突発の案件が続いて定例会議自体が流れた

共通しているのは、人か会議のどちらかが入れ替わったタイミングだという点です。止まってから立て直すより、先に引き継ぎの形を決めておくほうが手間はかかりません。

一覧の置き場所と更新の担当を、議事録のフォーマットに書き込んでおきます。担当が代わっても同じ場所に同じ形で残っていれば、次の人がそのまま続けられます。

異動や退職の予定がわかった時点で、一覧の引き継ぎを1件のアクションアイテムとして立てておくとより確実です。仕組みを守る作業も、担当者と期限を決めておいたほうが動きます。

アクションアイテムに関するよくある質問

Q. アクションアイテムとToDoは何が違いますか？

約束の相手が違います。ToDoは自分だけが把握している個人のリストで、アクションアイテムは会議の参加者全員が見ている約束です。

そのため、アクションアイテムには担当者と期限が必ず入ります。進み具合を他の人が確認できる状態にしておくのが前提だからです。

Q. 1回の会議でアクションアイテムはいくつまでが適切ですか？

決まりはありませんが、1回の会議で5件前後に収まると管理しやすくなります。件数が増えるほど、次の会議での確認に時間がかかるためです。

多くなりすぎたときは、次の点を見直してみてください。

• 1件の粒度が細かすぎないか（作業手順まで分けていないか）

• 本来は別の会議で決めるべき議題が混ざっていないか

• 「検討する」で止まっている項目が積み上がっていないか

粒度をそろえて件数を絞ると、次の会議の冒頭で全件を確認しても数分で終わります。確認しきれない量になっている時点で、会議の設計を見直すサインだと考えてみてください。

Q. 担当者が複数人になる場合はどう書けばよいですか？

責任を持つ人を1人選び、ほかは協力者として書き分けます。「田中（協力：鈴木）」のように書けば、誰に聞けばよいかがはっきりします。

分担が本当に分かれるときは、アクションアイテム自体を2件に分けます。作業ごとに担当と期限を持たせたほうが、進み具合を追いやすくなります。

Q. AI議事録ツールでアクションアイテムは自動で抽出できますか？

抽出と整理まではAIに任せられます。会議の音声から決まったことを拾い、担当者と期限つきの一覧に整えるところまでは、多くのAI議事録ツールが対応しています。

ただし、出てきた一覧をそのまま使うのはおすすめしません。次の部分は人が引き取ります。

• 抽出された内容が会議の意図と合っているかの確認

• 担当者と期限を最終的に決めること

• 曖昧なまま終わった決定を、参加者に聞き直すこと

AIに任せていいのは「書くこと」で、「決めること」と「聞くこと」は人に残ります。抽出結果を下書きとして受け取り、会議の最後に読み合わせる運用にすると、手間と納得感の両方が保てます。

まとめ｜アクションアイテムは「誰が・何を・いつまでに」で書き、実行まで運ぶ

アクションアイテムは、会議で決まったことを実行に変えるための単位です。担当者・作業内容・期限をそろえ、議事録の末尾に一覧として独立させるところまでが書き方の型になります。

動詞で書き、担当者を1人に決め、期限を日付で入れ、完了の目印を置く。この4つを守るだけで、「あとでやります」のまま消えていく項目は目に見えて減ります。

そのうえで、決まったことが動かない原因は書き方だけではありません。会議のあとに残る転記や共有が重いままだと、丁寧な一覧を作っても着手は後ろへずれていきます。

この部分を軽くする方法もあります。『Rimo Voice』のようなAI議事録サービスに、議事録づくりと一覧の共有をまとめて任せるやり方です。

まずは次の会議の最後の1分で、「誰が・いつまでに・何を」を声に出して確認するところから始めてみてはいかがでしょうか。