辞書・要約・共有・クリック再生の活用で業務時間を削減！全社にも横展開！| 株式会社NJS様

今回の活用事例インタビューは、株式会社NJS様です。導入のきっかけや導入後の社内のお声、どんな効果があったかなどについて、東京総合事務所の竹田様、戸田様、和崎様、本社人事総務部の小林様にお話を伺いました。

東京総合事務所　戸田様、竹田様、和崎様

導入前

・オンライン会議や説明会の音声が聞き取りにくく、字幕機能としても使えるリアルタイムでの文字起こしを求めていた
・録音の特定の部分を探したり聞き返すために、会議中に「何分何秒」などとメモしたりしていた

導入後

・これまでの3分の2の労力で議事録を作成できるようになった
・あとで会議を聞き直すポイントをメモしなくて良くなり、会議に集中できるようになった

―貴社の事業内容、担当業務について教えてください

弊社は上下水道等のインフラに関するコンサルティングを行っています。
東京総合事務所では上下水道施設の設計であったり、上下水道事業の計画作成がメインの業務となっています。
また、人事総務部では、人事総務に関わる業務全般に携わっております。業務内容は多岐にわたりますが、取締役会や経営会議など役員会の議事録作成業務なども行っています。

―Rimo Voiveを知った背景について教えてください

コロナ禍で業務効率化できることが何かないかと考えていた時に、AIに関する展示会でたまたまRimoのブースをお見かけしたことがきっかけです。オンライン会議が増えている中で音声が聞き取りにくいことが社内で課題になっており、リアルタイムで文字起こしができるツールを探していたので、お話を聞かせていただきました。

社内外ともに打ち合わせの回数が非常に多く、議事録作成に時間をかけていたので、その補助となるような文字起こしツールは業務効率化につながるのではないかと思いました。まず東京の方で使ってみて効果も実感できたので、人事総務部の方へ横展開しています。
人事総務部でも過去に議事録ソフトを試したことはあったのですが、なかなか正確な文字起こしができず導入に至っていませんでした。そのような時に東京総合事務所でRimo Voiceを使っていることを耳にして、そちらで契約していた利用範囲にまだ余裕があったので去年の9月頃から一緒に使わせてもらっています。

―Rimo Voiceの導入を決めた理由を教えてください

コスト、利用できる時間数、使用感を踏まえてRimo Voiceの導入を決定しました。トライアルを実施して、文字起こしの精度の高さに加えて聞きたい箇所をすぐに見つけて聞き直せる点、データの長期保存ができる点、使い方が非常にシンプルという点で優れていると思いました。5、6社ほど検討した中から2社に絞ってトライアルをし、最終的にRimo Voiceに決定しました。

―具体的な使用方法（運用ルーティン・活用環境について）を教えてください

社内の勉強会や製品説明会の場合は、文字起こし・編集した後のRimo Voiceの画面をそのまま共有しています。TeamsまたはZoomで録画して、その動画をRimoにアップロードし文字起こし結果を編集する流れです。Rimo上で編集を行い、URL共有で直接展開しています。

委員会や会議の議事録の場合は、Rimoにアップロードしたものから必要な部分をクリック再生し確認しながらワードで議事録を編集することが多いです。2,3時間くらいの会議をICレコーダーで録音して文字起こしすることもあります。テキストを吐き出して展開するということが多いです。
専門用語の辞書登録機能も使っていて、要約機能についても試し始めています。

―導入前と導入後での違いを教えてください

議事録作成にかける時間が今までの3分の2くらいになりました。Rimoの機能として必要なところが瞬時に見つけられて聞き直せるという部分が一番削減できているところですね。今までは会議を録音している時に、あとで聞き直すポイントを何時何分とメモしてその箇所を探していたのですが、それを気にしなくて良くなったので会議に集中できるようになりました。
あとはこれまで使ったことのあるソフトよりかなり正確に書き起こしてくれるので助かっています。
全社的なところでは先日も他の事務所に横展開してくださいという話がありまして、仙台と大阪の方にデモ画面をお見せしました。仙台は議事録を作成する機会はあまりないけれど、勉強会の記録として残しておくことや、東京から共有される文字起こしした映像を見ながら勉強ができるのは良いという評価をもらいました。大阪の方はチャレンジしてみたいのでユーザー権限をくださいという声をもらっています。

―便利だと思う機能はありますか

辞書機能が便利だと思います。専門用語を登録していくと、次回以降きちんと文字起こしできる単語が増えるので便利ですね。
それから先日、新機能の要約機能を試してみたところ要点を非常にうまくまとめてくれていたので、今後は積極的に使っていきたいなと思っています。
あとは、やはり文字起こし結果の単語を選択してクリックすると該当部分に動画がジャンプする機能はすごくいいですよね。特に勉強会などで役立っています。

―運用する上で工夫していること、困ったことはありますか

社内で展開するにあたって、まずサンプルとしてどれくらいの精度で文字起こしができるのかを提示したり、案内用の資料をスライド5、6枚分作って東京総合事務所内で配布するといった工夫はしました。

運用の課題としては、もっと沢山の社員に使って欲しいという点がありますね。議事録作成や勉強会の動画にもっと活用できると思っているのですが、使用時間数も余っていますし、まだフル活用というところまでは至っていないかなと思います。実際にはそれ以上の会議が行われているはずですので、活用の余地がありますね。
各部署でRimo担当者をつくってアカウントを付与しているのですが、忙しくてとりあえず登録したままの人もまだいると思っています。使ってみてもらえれば良さがわかると思うので、推進していけたらと思っています。

―今後Rimoに期待することがあれば教えてください

要約機能を使ってみた時に直したい部分があったので、一度全部消して議事録を修正した後で再度要約を試したところ、実行できなかったんです。開発中とのことなので、それまでは編集してから要約をするか、要約後に修正を加えるなどして対応していきたいと思っています。

再要約機能については、インタビュー実施後の2023年7月にリリースされました！
辞書や要約などの機能も積極的にご活用いただいていました。辞書登録については、RimoをPC上で2画面開き、文字起こし結果で間違っていた単語を随時辞書登録するという手法で利用されているようで、インタビュー担当者もその便利な使い方にびっくり！ご活用ありがとうございます。
株式会社NJSのみなさま、ありがとうございました！