自治体向けナレッジマネジメントツール6選｜活用シーンや事例も

自治体では、例規・要綱・マニュアル・過去の照会対応・会議録などの業務知識が庁内に散らばりがちです。そのため、異動のたびに前任者へ確認したり、ほかの課に照会したり、過去の判断の根拠を探したりする手間がかかることも少なくありません。

こうした課題の解決に役立つのが、ナレッジマネジメントツールです。

本記事では、AIエージェント「Rimo ナレッジAI」を開発する弊社Rimo合同会社のメンバー金城が、自治体向けのおすすめツール6選を紹介します。

【本記事でわかること】

• 自治体向けナレッジマネジメントツールおすすめ6選と比較表

• ツールを選ぶ際の7つの基準

• 自治体業務の現状とナレッジマネジメントツールが必要な理由

• 自治体で蓄積・活用できるナレッジの種類

• ナレッジマネジメントツールの活用シーン6選

• 自治体での導入方法と実際の導入事例

• LGWANを通さないクラウドや個人情報を含む資料の扱いなど、よくある質問への答え

なかでも、庁内資料と会議の内容をまとめて検索し、根拠となる資料を示して回答する「Rimo ナレッジAI」がおすすめです。前任者やほかの課に問い合わせる手間を減らし、庁内に蓄積された知識を日々の業務に活かせます。

無料トライアルも用意されているため、まずは自分の課の資料で使い勝手を確かめてみてください。

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【比較表】自治体向けナレッジマネジメントツールおすすめ6選

ここでは、自治体におすすめのナレッジマネジメントツール6選を紹介します。

ナレッジ共有ツール全体の料金相場や選び方も比べたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。

▶関連記事：【徹底比較】ナレッジ共有ツール16選！無料プラン・料金相場・選び方を解説

以下で、各ツールの特徴と料金を詳しく紹介します。

1.『Rimo ナレッジAI』｜例規も会議の内容もまとめて検索し、根拠の資料つきで回答

『Rimo ナレッジAI』は、庁内に散らばった例規・要綱・マニュアル・会議の内容を1か所にまとめ、業務の知識を自分で調べられるようにするナレッジマネジメントツールです。

SharePoint・Google Drive・Boxにある資料はフォルダの構成のまま取り込めるため、課ごとに分かれた例規やマニュアルもまとめて検索できます。

回答には根拠の資料が示されるので、職員は「どの例規のどこに書いてあるか」を押さえたうえで、住民や議会・チーム内への説明にも活かせるでしょう。

▼例規や過去の照会対応について質問すると、回答と根拠の資料が表示

異動の時期には、前年度の引継書など過去の資料の形式に合わせて、担当業務の資料から引継書の下書きを作れます。内示から異動までの期間が短くても、引継書を一から書き起こす手間はかかりません。

さらに、AIインタビュー機能では、AIが聞き手となってベテラン職員に質問し、マニュアルにない業務の進め方や判断の理由を残せます。後任の職員は、前任者に問い合わせなくても、残った記録から判断のコツを調べられます。

【料金プラン】

• チームプラン：6,000円／人・月（税抜・1名から）

• 法人プラン：月5万円〜（税抜・利用人数無制限）

• 無料トライアルあり（クレジットカード登録不要）

まずは無料トライアルで、実際の業務に合うかを確かめてみてください。

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2.『エクサベース AI for 自治体』｜LGWANで使える生成AIで、例規や会議録をもとに議会答弁などの文書を作成

出典：エクサベース AI for 自治体

『エクサベース AI for 自治体』は、例規や会議録などの庁内資料をもとに、議会答弁書などを作成できる自治体向けの生成AIです。LGWAN（自治体どうしを結ぶ行政専用の閉じたネットワーク）環境で利用できます。

Word・Excel・PDF形式の内部規定や議事録を参照するRAG機能（AIが庁内の資料を検索し、その内容をもとに回答や文章を作る機能）を備えています。

自治体では、議会答弁書を作成する際に過去の答弁や庁内規程を参照できるため、資料を探して文章をまとめる負担を減らせる点が強みです。

導入実績も豊富で、2026年2月時点で47都道府県のうち25の県庁で利用されています。また、200以上の官公庁・自治体で使われています。

【料金プラン】

• 月額6.5万円からの固定料金

• 同時アクセス数の上限に応じて料金が決まり、アカウントの発行は無制限

• 無料トライアルあり

3.『LoGoAIアシスタント』｜職員がふだん使う自治体専用チャット「LoGoチャット」から、生成AIに質問が可能

出典：LoGoAIアシスタント

『LoGoAIアシスタント』は、職員がふだん使う自治体専用チャット「LoGoチャット」から生成AIに質問できるサービスです。

LoGoチャットに加え、専用のWeb画面からも利用でき、すべての機能をLGWAN環境とインターネット環境の両方で利用可能です。

また、RAG機能を使えば、庁内の独自データやナレッジを踏まえた回答を得られます。

自治体では、職員が日常的に使うチャットの延長で生成AIに質問できるため、新しい操作を覚えなくても、日々の業務に取り入れやすい点が特徴です。

【料金プラン】

• 要問い合わせ（全機能を基本料金内で利用できる定額制）

• 自治体は全機能を最長3ヶ月間無料で試せる（年度をまたぐトライアルは不可）

4.『QommonsAI』｜庁内の文書と全国の行政文書をあわせて調べられる行政専用の生成AI

出典：QommonsAI

『QommonsAI』は、庁内の規程やマニュアルに加え、全国の行政文書も参照して回答できる、行政専用の生成AIです。

「プライベートナレッジ」機能では、マニュアル・議事録・事例集などの庁内文書をアップロードし、その内容をもとに回答させられます。部署ドライブなどのフォルダで文書を整理でき、中央省庁や全国の自治体の公開文書も出典付きで横断検索できます。

また、2026年4月からはLGWAN接続系の端末で利用できる接続サービスの提供が始まりました。

自治体では、庁内のマニュアルや過去の事例をもとに回答を確かめながら、ほかの自治体の計画書や関連する法令もあわせて調べられます。1,000アカウントまでは無料で利用できるため、予算を確保する前に職員が使い方を試せる点も特徴です。

2026年8月31日時点で、全国約1,100自治体・60万人の職員が利用しています。

【料金プラン】

• 1,000アカウントまで無料

• 1,001アカウント以上：利用人数に応じた料金

5.『ふれあいコンシェルジュ』｜職員向けFAQを、解決しなかった質問をもとに追加・改善

出典：ふれあいコンシェルジュ

『ふれあいコンシェルジュ』は、職員から寄せられる質問と回答を蓄積し、解決しなかった質問をもとにFAQを増やしていけるAI搭載のFAQシステムです。

FAQの登録件数とアカウント数に制限がなく、生成AIによるチャット回答やFAQ登録の補助、ファイル検索、承認機能を備えています。

利用環境は以下の2つから選べ、両方を同時に使うこともできます。

• LGWAN-ASP（LGWANを通じて提供されるクラウドサービス）

• パブリッククラウド（インターネット経由で使う一般的なクラウドサービス）

自治体では、人事や会計などの担当部署に繰り返し寄せられる問い合わせをFAQにまとめることで、職員が自分で回答を探せる環境を整えられます。

最初からすべての質問を登録しなくても、実際の問い合わせに合わせてFAQを増やせます。

【料金プラン】

• 要問い合わせ（無料デモあり）

6.『Neuron Enterprise Search』｜課ごとのファイルサーバーをまたいで、文書の中身まで検索可能

出典：Neuron Enterprise Search

『Neuron Enterprise Search』は、課ごとのファイルサーバーに保存された文書を横断検索し、ファイルの中身まで探せるエンタープライズサーチ（社内の文書をまとめて探せる検索システム）です。

OfficeファイルやPDF、一太郎など幅広いファイル形式に対応しており、画像に含まれる文字も検索の対象です。また、ID管理サービスと連携し、職員ごとの閲覧権限を検索結果や生成AIの回答に反映する仕組みも備えています。

自治体では、総務課や福祉課など、課ごとに分かれたファイルサーバーの文書を、現在の保存場所のまま検索できます。複数のフォルダを開いて資料を探す手間を減らせるため、過去の通知文やマニュアルを確認する際にも便利です。

LGWAN環境にも対応しており、検索システムとして導入した神戸市の事例もあります。

【料金プラン】

• サブスクリプション：月額9万円〜

• 買い切り：ライセンス費用180万円〜（別途初期構築費用）

• 評価版（トライアル）：1ヶ月無料

自治体でナレッジマネジメントツールを選ぶ際の7つの基準

ここまで紹介した6つのツールは、得意な業務や料金の仕組みがそれぞれ異なります。

自治体向けのナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、機能や料金に加えて、自治体特有のネットワークの制約や、職員の異動が多い環境に対応できるかも確かめることが欠かせません。次の7つの基準で比べましょう。

• 例規や過去の回答をもとに、根拠を示して答えられるか

• 情報セキュリティの対策が十分か

• 課・係ごとに、見られる範囲を分けられるか

• パソコン操作に不慣れな職員でも、迷わず使い続けられるか

• 日々の文書やチャットから、最新の情報が自然に蓄積されるか

• 使われ方を分析して、改善やデータ活用に繋げられるか

• 少人数で試して、全庁に広げても費用を抑えられるか

例規や過去の回答をもとに、根拠を示して答えられるか

自治体でナレッジマネジメントツールを選ぶときは、例規や過去の回答をもとに、根拠を示して答えられるかを確かめましょう。

自治体では、住民への説明や議会対応で、回答の根拠となる条例・規則・要綱などを確認する場面が多くあります。

その際は、AIが質問に答えるだけでなく、どの資料のどの部分をもとに回答したのかを確認できる仕組みが重要です。自分の課の資料で試すときは、次の点を確かめてください。

【確認項目】

• 例規集のPDFや要綱のWordファイルを取り込み、文書の中身まで検索できるか

• スキャンした紙の文書に含まれる文字も読み取れるか

• 自分の課の例規について質問し、回答の根拠となる資料や該当箇所まで確認できるか

情報セキュリティの対策が十分か

情報セキュリティの対策が十分かは、庁内の資料を入れる前に確認しておきたい項目です。

自治体の資料には、職員だけが扱う内部情報や住民の個人情報が含まれる場合があります。

そのため、認証方法やデータの取り扱い、アクセス制御などを確かめ、自治体の情報セキュリティポリシーに合うツールを選びましょう。

また、LGWANに対応したツールだけでなく、ネットワークの構成や扱う情報によっては、LGWANを通さないクラウドサービスを利用できる場合もあります。比較するときは、次の点を確認しておくと安心です。

【確認項目】

• ISO27001・ISO27017などの第三者認証を取得しているか

• 入力したデータがAIの学習に使われないか

• データの保管場所を確認できるか

• IPアドレス制限（決められた場所からしか接続できないようにする設定）や多要素認証（パスワードに加えて別の方法でも本人を確認する仕組み）に対応しているか

• 自治体のネットワーク構成（LGWAN接続系・インターネット接続系）に合う使い方ができるか

課・係ごとに、見られる範囲を分けられるか

課・係ごとに、見られる範囲を分けられるかによって、同じツールを全庁で使えるかが決まります。

自治体では、福祉や税務など、部署によって扱う情報の機密性が異なります。職員が検索した際に、自分の閲覧権限を超える資料が回答に含まれない仕組みが欠かせません。

また、異動や退職に伴って職員の担当業務が変わるため、閲覧権限を速やかに見直せるかも重要です。比較するときは、次の点を確認しましょう。

【確認項目】

• 組織全体・課・係などの単位で閲覧範囲を設定できるか

• 閲覧権限のない職員のアカウントで質問しても、対象の資料が回答に含まれないか

• 異動や退職に合わせて、職員の閲覧権限を変更できるか

パソコン操作に不慣れな職員でも、迷わず使い続けられるか

パソコン操作に不慣れな職員でも、迷わず使い続けられるかは、導入後の利用率を左右します。

ナレッジマネジメントツールは、導入後に職員が日常的に利用して初めて効果を発揮します。

操作が複雑だと、一部の職員しか使わなくなる恐れがあるため、質問を入力するだけで使えるか、ふだん利用しているチャットから操作できるかなどを確認することが大切です。導入前に、次の点を確かめておくのがおすすめです。

【確認項目】

• 年代や部署の異なる職員が、説明を受けなくても基本操作ができるか

• 操作研修や導入時の支援を受けられるか

• スマートフォンやタブレットからも利用できるか

日々の文書やチャットから、最新の情報が自然に蓄積されるか

日々の文書やチャットから、最新の情報が自然に蓄積されるかも、確認しておきたい基準です。

自治体では、異動の直前になって引継書を作成することもあり、業務の経緯や判断理由を十分に残せない場合があります。日常的に使っている文書やチャット、会議の内容を活用できれば、職員が知識を登録する負担を減らせます。

連携の範囲は、次の点で確かめましょう。

【確認項目】

• 既存のファイル保存先やチャットと連携できるか

• 連携先の資料が更新されたとき、検索の対象にも反映されるか

• 会議の内容や職員への聞き取りなど、文書になっていない知識も残せるか

使われ方を分析して、改善やデータ活用に繋げられるか

使われ方を分析して、改善やデータ活用に繋げられるかは、導入後の運用で差が出る点です。

職員がよく検索するテーマや、回答を見つけられなかった質問を把握できれば、不足しているマニュアルや問い合わせの多い制度を特定しやすくなります。

検索や利用の記録を分析することは、庁内のデータを日々の業務改善に活用する身近な方法です。具体的には、次のような機能があるかを見ておきましょう。

【確認項目】

• 職員が検索した言葉や、解決しなかった質問を一覧で確認できるか

• 部署別・時期別の利用状況を把握できるか

• 導入効果（削減できた作業時間など）を確認する機能があるか

少人数で試して、全庁に広げても費用を抑えられるか

少人数で試せるか、全庁に広げても費用を抑えられるかを確かめておくと、予算化の起案を進めやすくなります。

たとえば、利用人数に応じて料金が増えるツールは、職員数の多い自治体ほど全庁に広げたときの総額が大きくなります。一方、同時アクセス数や定額で料金が決まるツールなら、利用する職員が増えても総額を抑えやすいのが利点です。

料金の決まり方は、ツールによって次のように異なります。

• 利用人数で決まる

• 人数にかかわらず定額（利用人数は無制限）

• 同時アクセス数の上限で決まる

• 一定の人数まで無料

• 月額か買い切りかを選べる

契約前には、次の点も確認しておきましょう。

【確認項目】

• 初期費用はいくらかかるか

• 最低契約期間が設定されているか

• 無料トライアルの期間はどのくらいか

• 年度をまたいでトライアルや契約を継続できるか

• 全庁に広げたときの月額の総額を、利用人数や同時アクセス数から試算できるか

自治体業務の現状とナレッジマネジメントツールが必要な3つの理由

ここまではナレッジマネジメントツールを選ぶ基準を見てきました。ここでは、そもそも自治体でナレッジマネジメントツールが求められる背景を、業務の現状とあわせて紹介します。

ナレッジマネジメントツールが必要な理由は、主に次の3つです。

• 異動した職員の約半数が、引き継ぎや業務の把握に苦労している

• 自治体DX推進計画で、AIの利用推進が重点取組事項の一つに位置づけられている

• 生成AIの導入が都道府県・指定都市で行き渡り、市区町村へ広がっている

以下で、それぞれの理由を詳しく解説します。

異動した職員の約半数が、引き継ぎや業務の把握に苦労している

異動した職員の約半数が引き継ぎや業務の把握に苦労している点は、ナレッジマネジメントツールが求められる理由の一つです。

その根拠として、rakumo株式会社が2025年4月に新しく部署を異動した主事クラス以上の自治体職員109人（人事・総務・経理など6つの職種）を対象に実施した調査を紹介します。調査では、引き継ぎや業務の把握が「スムーズに進まなかった」「あまりスムーズに進まなかった」と回答した割合は、合わせて48.6%でした。

また、異動先で感じた課題として、次の回答が挙がっています。

• 引き継ぎ資料やマニュアルが不足している：39.4%

• 業務の属人化が進んでいる：35.8%

こうした課題を減らすには、個人が作成した引継書だけに頼らず、後任の職員が過去の資料や判断の経緯を自分で調べられるナレッジマネジメントツールが求められます。

出典：rakumo株式会社「自治体職員の人事異動とDX意識に関する比較調査」

自治体DX推進計画で、AIの利用推進が重点取組事項の一つに位置づけられている

自治体DX推進計画で、AIの利用推進が重点取組事項の一つに位置づけられていることも、ナレッジマネジメントツールが求められる理由です。

総務省の「自治体DX推進計画」では、「自治体のAIの利用推進」が重点取組事項の一つに位置づけられています。

この方針を踏まえ、自治体ではAIを日常業務にどう活用するかの検討が進められている状況です。

なかでも、例規やマニュアル、過去の照会対応についてAIに正しく答えさせるには、もとになる庁内の資料を集め、検索できる形に整えておく必要があります。その土台を作るのがナレッジマネジメントツールです。

参考：総務省「自治体デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進計画【第5.1版】」

生成AIの導入が都道府県・指定都市で行き渡り、市区町村へ広がっている

生成AIの導入が都道府県・指定都市で行き渡り、市区町村へ広がっていることも、ナレッジマネジメントツールが求められる背景です。

実際に、総務省の調査によると、2025年10月31日時点で生成AIを導入済みの自治体の割合は、次のとおりです。

• 都道府県・指定都市：100%

• そのほかの市区町村：45.6%

そのほかの市区町村でも、実証中・導入予定・検討中を含めると、約88%が生成AIの導入に向けて取り組んでいます。

生成AIの活用が広がるなかで、文章作成や要約だけでなく、庁内のマニュアルや会議録を読み込ませ、職員の質問に回答させる使い方も進んでいます。こうした使い方を庁内の資料全体に広げる手段の一つが、ナレッジマネジメントツールです。

出典：総務省「自治体における生成AI導入状況（令和7年度）」

※ナレッジマネジメントに関する内容は以下の記事でも解説しています。

▶関連記事：ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは？属人化を防ぐ完全ガイド＆ツール12選

自治体で蓄積・活用できるナレッジの種類（例規・マニュアル・照会の回答など）

ここまで見てきたように、自治体では、後任の職員が業務知識を自分で調べられる形で残しておくことが欠かせません。

異動のときに業務を引き継ぐには、根拠となる例規、運用の基準となる要綱・要領、実際の手順を示すマニュアル・FAQ・引継書などが必要です。

自治体で蓄積・活用できるナレッジを以下にまとめました。

最初からすべての資料を登録するのではなく、庁内照会や問い合わせが多い1つの業務から始めましょう。特に、例規と過去の回答をセットで蓄積すると、回答内容だけでなく判断の根拠も確認しやすくなります。

ナレッジマネジメントツールの自治体での活用シーン6選

前章で紹介した例規や照会の回答などのナレッジは、ツールに蓄積しておくことで、庁内照会や異動時の引き継ぎ、議会対応など、さまざまな業務に活用できます。

ここでは、弊社の「Rimo ナレッジAI」を使った場合を例に、自治体での具体的な活用シーンを6つ紹介します。

• 【庁内照会】ほかの課に問い合わせる前に、例規と過去の回答から答えを確かめる

• 【異動後の業務把握】前任者に確認しなくても、事務処理の経緯と判断の理由を追える

• 【引継書の作成】担当業務の資料から、引継書の下書きを作る

• 【会議・議会対応】会議録から決まった内容と経緯をすぐに確かめる

• 【ノウハウの継承】補助金事務の進め方などを、AIの質問に答える形で残す

• 【窓口対応】過去の回答例をもとに、住民への説明を担当者でそろえる

【庁内照会】ほかの課に問い合わせる前に、例規と過去の回答から答えを確かめる

ほかの課に問い合わせる前に、例規と過去の回答から答えを確かめることで、庁内照会の手間を減らせます。

自治体では、補助金の申請条件や事務処理の判断基準などを確認するために、担当課へ電話やメールで問い合わせる場面があります。回答する側も資料を探すため、双方の業務が中断されがちです。

Rimo ナレッジAIなら、例規・要綱・過去の照会対応を取り込み、質問に対して根拠となる資料を示しながら回答します。

たとえば、以下のような質問が可能です。

• 「補助金の交付申請で、添付書類を省略できる条件は？」

• 「この要綱の対象経費は、過去にどう解釈して回答している？」

• 「過去に同じ申請内容について照会した際、担当課はどのように回答している？」

▼資料の追加で例規・要綱・過去の照会対応のファイルを選ぶと、アップロード可能

▼Rimo ナレッジAIを開くと、登録した資料と、質問を入力する欄が表示

▼「補助金の交付申請で、添付書類を省略できる条件は？」と質問すると、該当する規則をもとにした説明と根拠資料が表示

職員がほかの課に問い合わせる前に自分で確認できるようになり、庁内照会の件数を減らしやすくなります。回答する側も同じ質問に繰り返し対応する負担を抑えられるため、担当業務に集中しやすくなります。

【異動後の業務把握】前任者に確認しなくても、事務処理の経緯と判断の理由を追える

異動後の業務把握では、前任者に確認しなくても、事務処理の経緯と判断の理由を追える仕組みが役立ちます。

自治体では、異動した職員が過去の案件を引き継ぐ際に、決裁文書だけでは判断に至った経緯がわからず、前任者に電話して確認する場面が少なくありません。

Rimo ナレッジAIでは、過去の起案文書や協議資料、メールのやり取りを検索対象にすることで、案件の経緯や判断の根拠を調べられます。

たとえば、以下のような質問が可能です。

• 「昨年度の補助金交付事業で、申請条件を変更した理由は？」

• 「この事業の予算額は、過去の協議でどのように決まった？」

• 「前年度から継続している案件について、関係部署とどのような調整を行った？」

▼「昨年度の補助金交付事業で、申請条件を変更した理由は？」と質問すると、過去の起案文書や協議資料をもとにした経緯と根拠資料が表示

異動した職員が自分で過去の経緯を調べられるため、前任者の手を止めずに業務を把握しやすくなります。担当者が変わっても、過去の判断を踏まえて仕事を進められる点がメリットです。

【引継書の作成】担当業務の資料から、引継書の下書きを作る

引継書の作成では、担当業務の資料から下書きを作ることで、異動前の職員の負担を減らせます。

自治体では、異動の内示から実際の異動までの期間が限られており、通常業務を進めながら引継書を一から作成するのは大きな負担になりがちです。

Rimo ナレッジAIでは、担当業務のマニュアルや過去の引継書、案件資料などを参照し、既存の形式に沿った引継書の下書きを作る使い方ができます。

たとえば、以下のような依頼が可能です。

• 「補助金交付事務の資料をもとに、前年度の引継書と同じ形式で下書きを作成して」

• 「この業務の年間スケジュールと、各時期に行う作業を整理して」

• 「現在進行中の案件について、後任者が確認すべき事項をまとめて」

▼「補助金交付事務の資料をもとに、前年度の引継書と同じ形式で下書きを作成して」と質問すると、登録した資料を参照して整理された引継書の下書きが表示

既存の資料をもとに作成することで、年間スケジュールや未完了案件などの記載漏れを減らしやすくなります。職員は下書きの内容を確認・修正する作業に集中でき、後任者が読みやすい形で業務知識を残せます。

【会議・議会対応】会議録から決まった内容と経緯をすぐに確かめる

会議・議会対応では、会議録から決まった内容と経緯をすぐに確かめる仕組みが役立ちます。

自治体では、過去の会議で何が決まったかを確認したり、議会答弁の準備で過去の定例会の会議録を調べたりするために、複数の会議録を読み返すことも多いでしょう。

Rimo ナレッジAIでは、既存の会議録に加え、弊社のAI議事録「Rimo」で会議の音声から作った議事録も取り込めます。取り込んだ議事録や会議録をもとに、決定事項や議論の経緯を質問して確認できます。

たとえば、以下のような質問が可能です。

• 「前回の庁内会議で、窓口業務の見直しについて決まったことは？」

• 「この事業の実施時期を変更した理由は、どの会議で説明されている？」

• 「昨年度の定例会で、この事業について議員からどのような質問が出ていた？」

▼「前回の庁内会議で、窓口業務の見直しについて決まったことは？」と質問すると、該当する会議録をもとにした決定事項と根拠資料が表示

会議に出席していない職員も決定事項や検討の経緯を確認しやすくなり、関係部署への情報共有が進みます。過去の会議録を読み返す時間も減らせるため、議会答弁の準備や次回の会議資料の作成にも役立ちます。

【ノウハウの継承】補助金事務の進め方などを、AIの質問に答える形で残す

補助金事務の進め方などを、AIの質問に答える形で残すことで、ベテラン職員の経験や判断のコツを引き継ぎやすくなります。

自治体では、補助金事務の段取りや住民対応の判断など、マニュアルには書かれていないノウハウを経験豊富な職員が持っている場合があります。こうした知識は、担当者が異動・退職すると失われがちです。

Rimo ナレッジAIのAIインタビュー機能では、AIが聞き手となって職員に順番に質問し、業務の進め方や判断の理由を本人の言葉で記録します。残した内容は庁内の知識として検索できるため、後任の職員も活用可能です。

AIが職員に投げかける質問の例は、以下のとおりです。

• 「補助金の交付申請を受け付ける際、特に注意して確認していることは何ですか？」

• 「申請内容の判断に迷ったとき、どのような順番で確認していますか？」

• 「マニュアルには書かれていない、住民への説明で気をつけていることはありますか？」

▼聞き取りの記録に「補助金の交付申請を受け付ける際、特に注意して確認していることは？」と質問すると、ベテラン職員が答えた内容と根拠資料が表示

職員が一からマニュアルを書く負担を抑えながら、経験を通じて身につけたノウハウを組織の知識として残せます。後任者も判断のポイントを確認できるため、ベテラン職員の退職後も業務を引き継ぎやすくなります。

【窓口対応】過去の回答例をもとに、住民への説明を担当者でそろえる

窓口対応では、過去の回答例をもとに、住民への説明を担当者でそろえることが重要です。

自治体では、同じ制度について質問されても、対応する職員によって案内内容が異なり、住民から「前に聞いた説明と違う」と指摘される場合があります。

Rimo ナレッジAIでは、窓口対応のマニュアルや過去の回答例、制度に関する資料を検索対象にし、質問に応じた説明と根拠を確認できます。

たとえば、以下のような質問が可能です。

• 「住民票の交付申請で、本人以外が手続きする場合に必要な書類は？」

• 「この制度の申請期限を過ぎた住民には、過去にどのように案内している？」

• 「窓口で申請書類に不備があった場合、どのような手順で対応する？」

▼「住民票の交付申請で、本人以外が手続きする場合に必要な書類は？」と質問すると、登録した窓口対応マニュアルや過去の回答例にもとづく案内内容と根拠資料が表示

職員が同じ資料をもとに案内内容を確認することで、担当者による説明のばらつきを減らせる点がメリットです。窓口でその場で回答を確かめやすくなり、後から調べて折り返し電話をする手間の削減にも繋がります。

自治体でナレッジマネジメントツールを導入する5つの手順

ここまで紹介した活用シーンも、いきなり全庁で始める必要はありません。1つの課で試して効果を確認し、その結果を予算確保や起案の根拠にする方法がおすすめです。

総務省の「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック＜導入手順編＞」では、AIの導入手順を5つの段階で示しています。ナレッジマネジメントツールに当てはめると、それぞれの段階で行うことは次のとおりです。

ナレッジマネジメントツールは、導入して終わりではありません。本格導入のあとに資料の更新が止まると、AIの回答が古くなり、職員が使わなくなります。

更新の担当と時期は、導入の段階で決めておきましょう。なお、調達で随意契約を使えるかは、金額の基準が自治体の契約規程によって異なるため、規程に沿って判断しましょう。

参考：総務省「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック＜導入手順編＞（令和7年12月・第4版）」

自治体でのナレッジ共有・ナレッジマネジメントの導入事例

前章の手順を実施する際は、ほかの自治体がどのような業務から取り組み、どのような成果を得たのかを確認すると、進めやすくなります。

ここでは、庁内の知識をAIやチャットボットで活用した3つの事例を紹介します。

• 横浜市選挙管理委員会｜約3,000件の過去の質疑応答をAIに参照させる実証で、用意した質問への回答精度は約9割

• 香川県｜会計・旅費事務などの一部の業務から、規程やQA集をもとに答える庁内向けチャットボットの実証

• 郡山市｜LGWANの生成AIに庁内マニュアルや会議録など115のファイルを搭載し、導入した月に143人が利用

横浜市選挙管理委員会｜約3,000件の過去の質疑応答をAIに参照させる実証で、用意した質問への回答精度は約9割

【課題】

横浜市選挙管理委員会では、限られた職員数で業務を進めるなか、選挙期間中に問い合わせが急増することが課題でした。

職員の異動も多く、難しい問い合わせへの対応が経験豊富な職員に集中しており、ノウハウの引き継ぎにも負担がかかっていました。

従来のキーワード検索による簡易なデータベースでは、「文書図画」と「ポスター」「チラシ」のように表現が異なると、求める回答にたどり着けない場合もありました。

【施策】

横浜市選挙管理委員会は、公職選挙法などの法令や解説書、過去の質疑応答をAIに参照させる実証を行いました。

AIに参照させた主な資料は、次のとおりです。

• 公職選挙法などの法令

• 出版社から提供を受けた解説書のデータ（PDFで約4,500ページ）

• 昭和46年以降に先輩職員が蓄積してきた約3,000件の質疑応答

これらをもとに、職員が自然な言葉で質問しても、関連する法令や過去の回答を探せる仕組みを検証しました。

【結果】

あらかじめ用意した質問に対して、想定どおりの回答が得られるかを評価したところ、回答精度は約9割でした。

また、実証中に行われた補欠選挙では、経験の浅い職員がまずAIで関連する条文や過去の事例を調べ、その結果を踏まえて先輩職員に相談できました。

【成功のポイント】

長年にわたって蓄積してきた約3,000件の質疑応答を、AIが回答するための資料として活用した点です。

過去の問い合わせと回答を継続して残しておけば、職員の異動があっても組織の知識として引き継ぎやすくなることがうかがえます。

参考：NTT東日本「横浜市が挑む、行政サービスにおける生成AIとRAGの活用。積み重ねてきたドキュメントが成功のカギ」

香川県｜会計・旅費事務などの一部の業務から、規程やQA集をもとに答える庁内向けチャットボットの実証

【施策】

香川県では、庁内の事務手続きに関する規程やマニュアル、QA集などをもとに、職員の質問に答える庁内向けチャットボットを試しました。

職員が自らチャットボットを作成する内製方式を採用し、2023年9月から実証を開始しています。全庁での生成AIの業務利用と同時に取り組みを始めました。

対象としたのは、次のような業務です。

• 会計事務

• 旅費事務

• パソコンやセキュリティに関する事務

職員がチャットで質問すると、登録した規程やQA集などをもとに回答する仕組みです。

【参考になるポイント】

最初からすべての庁内業務を対象にせず、会計事務や旅費事務など一部の業務から実証を始めた点です。

チャットボットの回答精度は、規程やQA集をどこで区切って登録するか、登録した文章がわかりやすいかによって変わります。

そのため香川県では、実際に利用した職員の意見を集め、登録する情報や回答の精度を改善していく計画としました。

自治体がナレッジマネジメントツールを導入する際も、問い合わせが多い業務から試し、職員の意見をもとに改善を重ねる進め方が参考になります。

参考：香川県「生成AIの業務利用を開始します」

郡山市｜LGWANの生成AIに庁内マニュアルや会議録など115のファイルを搭載し、導入した月に143人が利用

【施策】

郡山市では、2024年10月にLGWANで使えるRAG機能付きの生成AIを導入しました。

生成AIには、次のような庁内資料を含む115のファイルを読み込ませています。

• 各種計画

• 庶務担当者向けのマニュアル

• 市議会定例会の会議録

これにより、職員が庁内資料を参照しながら生成AIを活用できる環境を整えました。

【結果】

導入した2024年10月には、143人の職員が生成AIを利用しました。

また、文章の要約や原稿作成などを含む生成AIの利用全体で、289.2時間の業務削減効果が算出されています。この数値は、システムの利用実績をもとにした自動分析によるものです。

【成功のポイント】

郡山市では、生成AIを「業務着手時の第一選択肢」として活用するよう職員に呼びかけました。

庁内資料を読み込ませるだけでなく、日々の業務でまず生成AIを使うよう促した点が特徴です。

ナレッジマネジメントツールも、資料を登録して終わりにせず、職員がふだんから検索や質問に使う習慣を作ることが、定着に繋がるでしょう。

参考：郡山市「生成AIの『RAG機能』活用について」

自治体向けのナレッジマネジメントツールに関するよくある質問

この章では、自治体でナレッジマネジメントツールを導入する際によくある質問をまとめました。

• LGWANを通さないクラウドのツールも、自治体で使えますか？

• ナレッジマネジメントツールを入れても、うまくいかないのはどのようなときですか？

• 住民向けのチャットボットとナレッジマネジメントツールは、何が違いますか？

• 個人情報を含む資料は、どこまでAIに読み込ませて良いですか？

LGWANを通さないクラウドのツールも、自治体で使えますか？

自治体のネットワーク構成と扱う情報の重要度によっては、LGWANを通さないクラウドのツールも利用できます。

総務省のガイドラインでは、職員が業務で使うパソコンをどのネットワークに置くか（ネットワークの構成）ごとに、外部のクラウドサービスを使える範囲が示されています。

たとえば、LGWANに繋がった業務用パソコンから直接クラウドサービスを使う構成では、原則として、政府が安全性を確かめて登録する「ISMAPクラウドサービスリスト」に載っているサービスが対象です。

一方、業務用パソコンをインターネット側に置く構成の自治体もあるため、まずは自分の自治体の構成を情報政策の担当部署に確かめ、情報セキュリティポリシーに沿って判断しましょう。

参考：総務省「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン（令和7年3月版）」

ナレッジマネジメントツールを入れても、うまくいかないのはどのようなときですか？

全庁で一斉に導入した場合や、資料の更新担当者を決めていない場合、改善したい業務を明確にしていない場合は、うまくいかないケースがあります。

失敗を防ぐには、問い合わせの多い1つの課で試し、資料の更新担当者を決めてから、利用する課を段階的に広げましょう。

住民向けのチャットボットとナレッジマネジメントツールは、何が違いますか？

住民向けのチャットボットは住民からの問い合わせに答える仕組みですが、ナレッジマネジメントツールは職員が庁内の業務知識を検索・活用するためのツールです。

住民対応の質をそろえるには、まず職員が例規や過去の回答を確認できる環境を整えることが重要です。

個人情報を含む資料は、どこまでAIに読み込ませて良いですか？

まずは個人情報を含まない例規・マニュアル・照会の回答から登録しましょう。住民記録システムや税務システムに保存される個人情報は、総務省のガイドラインで、漏えい時の影響が大きい「自治体機密性3B」の例に挙げられているため扱いには注意が必要です。

個人情報を含む資料を読み込ませるかどうかは、自治体の個人情報保護に関する規程と情報セキュリティポリシーに照らし、情報政策の担当部署と相談して判断します。

参考：総務省「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン（令和7年3月版）」

自治体業務の属人化解消ならナレッジマネジメントツール「Rimo ナレッジAI」がおすすめ

本記事では、自治体向けのナレッジマネジメントツール6選と、選ぶ際の7つの基準、蓄積できるナレッジの種類、活用シーンや導入の進め方、導入事例を紹介しました。

異動の引き継ぎや庁内照会の属人化にお悩みの自治体には、Rimo ナレッジAIがおすすめです。

特に、次の3つの機能が自治体のナレッジ共有に役立ちます。

• 庁内に散らばった例規・要綱・会議の内容を一元化し、まとめて探せる

• 前年度の引継書と同じ形式で、引継書の下書きを作れる

• ベテラン職員のノウハウを、AIインタビューで後任に残せる

庁内に散らばった例規・要綱・会議の内容を一元化し、まとめて探せる

庁内に散らばった例規・要綱・会議の内容を一元化し、まとめて探せるため、資料の保存先を1つずつ開いて探す手間を減らせるのが強みです。

Rimo ナレッジAIは、SharePoint・Google Drive・Boxに保存されたフォルダを、その構成のまま取り込んで検索対象にできます。会議録や議事録、TeamsやOutlookでのやり取りもあわせて探せるため、文書に残っていない業務の経緯も確認しやすくなります。

前年度の引継書と同じ形式で、引継書の下書きを作れる

前年度の引継書と同じ形式で下書きを作れるため、異動前の忙しい時期でも引継書を整えやすくなります。

Rimo ナレッジAIは、担当業務のマニュアルや過去の引継書、案件資料を参照し、既存の形式に沿った下書きを作れます。

職員は下書きを確認・修正する作業に集中でき、年間スケジュールや未完了案件の書き漏れも減らせるでしょう。

ベテラン職員のノウハウを、AIインタビューで後任に残せる

ベテラン職員のノウハウを、AIインタビューで後任に残せるため、異動や退職のあとも判断のコツを確認できます。

Rimo ナレッジAIのAIインタビュー機能なら、AIの質問に答えるだけで業務の進め方や判断の理由を残せます。異動や退職の前に残しておけば、後任の職員も同じ基準で判断しやすくなるでしょう。

料金は以下のとおりです。

【料金プラン】

• チームプラン：6,000円／人・月（税抜・1名から）

• 法人プラン：月5万円〜（税抜・利用人数無制限）

• 無料トライアルあり（クレジットカード登録不要）

Rimo ナレッジAIにはクレジットカード登録不要の無料トライアルがあるため、まずは庁内照会や異動時の引き継ぎなど、身近な業務で使い勝手を確かめてみてください。

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