【テンプレート付】アジェンダとは？会議におけるメリット・正しい書き方・作成目的について解説

「会議が長い...」「いつも結局何も決まらない...」といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

アジェンダとは、会議の目的や議題、時間配分をまとめた進行表のことで、参加者が集中して議論できる環境を整えます。

この記事では、アジェンダの言葉の意味から、会議に必要とされる理由、すぐに使えるテンプレートを紹介します。

アジェンダを活用して、会議を円滑に進められるようになれば、信頼を得てキャリアにもプラスに働き、仕事のやりがいも高まるはずです。

会議を効率的に進めたい人や、「結局何も決まらない会議」に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

会議におけるアジェンダとは？議題と時間配分をまとめたもの

アジェンダ（agenda）とは、ラテン語で「実行すべきこと」を意味する言葉で、予定表や計画表のことを指します。

ビジネスシーンにおいては、会議を滞りなく進行するために作成するスケジュールや議題をまとめたもののことです。

一般的に会議の数日前までにアジェンダは、参加者全員に共有されます。

事前に目を通しておくことによって、会議の生産性向上や時間短縮に役立ちます。

議案や議事や議題との違い

アジェンダと混同しやすい言葉に「議案」「議事」「議題」があります。

それぞれの概要・違いは以下の通りです。

レジュメやサマリーとの違い

アジェンダと混同しやすい言葉に「レジュメ」や「サマリー」があります。いずれも要点をまとめるという点では似ていますが、役割や使う場面が異なります。

アジェンダは「これから何を話すか」を示す進行用の資料であるのに対し、レジュメやサマリーは「内容を要約した資料」である点に違いがあります。

アジェンダが必要とされる理由

アジェンダは、会議の目的や議題、時間配分を明確にするものであるため、無駄な議論を防ぎ、参加者全員がゴールに向けて集中できます。

実際に、弁護士ドットコム株式会社が2023年に実施した「社内会議に関する実態調査」では、9割のビジネスパーソンが会議を無駄だと感じた経験があると回答しています。

出典：HRプロ

また調査で、会議が無駄だと感じる理由として、多く挙げられた回答は次のとおりです。

• 長時間にわたる

• 議題が不明瞭

• 時間管理ができていない

アジェンダを作成することで、会議の目的や議題を事前に明確化し、各項目に必要な時間を割り振って方向性を整理できます。

その結果、会議を効率的に進行でき、無駄な議論を減らして生産性の高い場にできます。

会議前にアジェンダを作成する目的

アジェンダを作成する目的として、以下の3点が挙げられます。

• 会議の開催場所や日程を周知するため

• 会議の目的や議題を事前に共有するため

• 会議の段取りを整えて進行をスムーズにするため

目的を正しく理解した上でアジェンダを作成することで、より高い効果が期待できるでしょう。

会議の開催場所や日程を周知するため

アジェンダには、会議の開催場所や日程を記載するものです。

事前にアジェンダを共有することで時間を守って参加者に集まって貰いやすくなります。

逆に、直前になってから場所や日時を案内すると、十分な準備ができなかったり当日の遅刻者や欠席者が現れる恐れがあります。

会議に関する正しい情報を周知しておくことで、当日の予期せぬトラブルを防げるでしょう。

会議の目的や議題を事前に共有するため

一言で「会議」といっても、目的や議題はさまざまです。

会議が開始されてから目的・議題を共有する場合、参加者はその場で理解して意見を考えなければいけません。

議論そのものに十分な時間を割けないケースも想定されるでしょう。

その点、会議の目的宇や議題を記載したアジェンダをあらかじめ共有しておけば、自分の中で意見をまとめた上で参加できます。

結果として、濃い議論を展開できて生産性の高い会議を実現できるでしょう。

なお、会議の目的については、以下の記事もぜひ参考にしてください。

関連記事：会議の目的は何？効率的に意味のある会議にするためのポイントを解説

会議の段取りを整えて進行をスムーズにするため

アジェンダには、会議当日のタイムスケジュールも記載します。

事前に時間配分を考案し、共有しておけば、当日になってスムーズに会議を進行できるでしょう。

参加者一人ひとりが「このテーマについては〇分で結論を出す必要がある」と認識することで、無駄な議論や冗長な発言を防ぎやすくなります。

結果として、会議全体の段取りが整い、進行がスムーズになります。

関連記事：段取りとは？言い換え方法と使い方、仕事やプライベートで活かす方法を解説

アジェンダを作成する4つのメリット

アジェンダを作成するメリットは、主に4つあります。

• 会議の生産性が上がる

• 参加者も準備をして臨める

• 会議後の議事録を作成しやすくなる

• 信頼を得られるチャンスになる

アジェンダは、会議の進行以外の場面でも役立ちます。

アジェンダのメリットを十分に活用して、会議全体の質と生産性を高めていきましょう。

①会議の生産性が上がる

アジェンダを作成することで、会議の目的や時間配分が明確になり、生産性の向上につながります。

例えば、各議題に「10分以内で結論を出す」と時間を区切って示せば、参加者全員が制限時間を意識して議論できるため、脱線や同じ意見の繰り返しを防げます。

短い時間に集中することで結論に到達するスピードが上がり、会議の内容も濃くなるでしょう。

②参加者も準備をして臨める

アジェンダを事前に共有すれば、参加者は必要な情報を集めてから会議に臨めます。

事前に考えを整理できるため、会議中にその場しのぎの意見が少なくなるため、議論の質が高まります。

参加者同士で深い意見交換ができるようにするためには、アジェンダに質問内容をあらかじめ盛り込み、事前に共有しておくのがおすすめです。

③会議後の議事録を作成しやすくなる

アジェンダを用意しておけば、議題や時間配分が明確になっているため、議事録もどの順序で記録すれば良いかがわかります。

あらかじめ骨子が決まっていることで整理しやすくなり、結果として議事録作成の時間短縮につながります。

なお、議事録作成を自動化したい方には『Rimo Voice』 がおすすめです。

AIが会議内容を自動で文字起こし・要約してくれるため、事務作業の負担を大幅に減らし、記録漏れの心配もなくなります。

AI Botが会議終了5分前に通知を出し、決定事項を整理してくれる機能が搭載されているため、時間管理のサポートもできます。

詳細：[ 新機能 ] Botが要約を会議終了前にチャットでお知らせ（法人・プロプラン対象）

7日間の無料トライアルも実施しているため、ご関心のある方は気軽にお試しください。

関連記事：【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！

④信頼を得られるチャンスになる

アジェンダを活用して会議をスムーズに進行できれば、「段取りが良い人」という評価にもつながります。

会議を準備し、円滑に進行するスキルは、上司や同僚からの信頼を得る大きな要素です。

会議を無駄なく進め、組織全体の生産性向上にも貢献できる存在として評価されれば、キャリア形成の面でもプラスに働きます。

アジェンダに記載すべき5つの基本項目

アジェンダに記載すべき項目・基本的な構成は、以下のとおりです。

• 会議名

• 開催日時・場所・参加者名

• 会議を開催する目的・議題

• タイムスケジュール

• 参考資料

各項目について詳しく解説します。

会議名

最初に、会議の名称を記載しましょう。

参加者がアジェンダを見てすぐに、どのような会議なのか理解できる適切な名前にするのが理想です。

開催日時・場所・参加者名

開催日時・場所・参加者名を簡潔に記載します。

場所に関しては、参加者が迷うことのないよう、フロアや会議室名も明記してください。

なお、オンライン会議を実施する場合は、場所の代わりにURLを記載しましょう。

初めて参加するメンバーがいる場合、接続方法も案内すると親切です。

会議を開催する目的・議題

会議を何のために開催するかや、主な議題を記載しましょう。

曖昧な目的だと会議中に「何のための時間なんだろう」といった不信感を抱かれかねません。

以下のように、具体的に記載することで参加者一人ひとりが目的意識を持って会議に臨めます。

• 〇〇の方針を決定する

• 〇〇の現状を洗い出して可視化する

• 〇〇の企画に関するアイデア出しを行う

あとから議事録を作成するときに、目的を達成できたか振り返りやすくなるのも嬉しいポイントです。

関連記事：会議の議題やネタが思いつかない！具体的な決め方や議題例を紹介

タイムスケジュール

会議をどのような時間配分で進行するか理解できるように、タイムスケジュールを記載します。

アイデア出し・議論・意思決定など、項目ごとにどれだけの時間をかけるかあらかじめ決めておきましょう。

時間制限が設けられていることを意識して会議に参加できるため、内容の濃い議論を展開できます。

参考資料

アジェンダの他にも事前に配布すべき資料がある場合は、資料名を列挙しましょう。

参加者全員に資料を行き渡らせるために、抜け漏れが生じないよう注意する必要があります。

この際、資料の量が多すぎると参加者に負担がかかるため、極力簡潔にまとめてください。

どうしてもボリューミーな資料となってしまう場合は、最低限確認すべき箇所を明記しておきましょう。

アジェンダの書き方・作成のコツ

アジェンダを作成する際には、以下の6つのポイント・コツを押さえましょう。　

• 議題の背景や現状を共有する時間を設ける

• 質疑応答の時間も確保する

• 1～5分刻みでスケジュールを設定する

• アジェンダ通りに進まない可能性も想定する

• 会議の24時間前には参加者に共有する

• アジェンダに修正・変更が生じたらすぐに周知する

それぞれについて詳しく解説します。

議題の背景や現状を共有する時間を設ける

タイムスケジュールを組む際には、実際に議論を実施する前に議題の背景や現状を共有するための時間を設けましょう。

参加者によって議題に対する理解度や知識量が異なるため、まずは情報格差を埋める必要があります。

必要な情報を全員が理解した状態で議論に進めば、より質の高い意思決定に繋がるでしょう。

質疑応答の時間も確保する

会議のタイムスケジュールには、質疑応答のための時間も盛り込むようにしましょう。

参加者の中に疑問や不安が残ったまま会議を終了させてしまうと、会議で決定した事項を行動に移しにくくなるためです。

「会議の内容に納得した上で意思決定に合意した」と感じてもらうことが理想です。

とはいえ使える時間に限りがあるため、当日すべての質問に回答できない場合は、別途個別で対応するなどの手段を取りましょう。

5分などの短時間で良いので、会議中にも質疑応答を取り入れる姿勢が重要となります。

1～5分刻みでスケジュールを設定する

アジェンダにタイムスケジュールを掲載する際には、1～5分刻みで時間配分を細かく設定しましょう。

「〇時〇分ごろ」「〇分程度」のような、曖昧な表現は良くありません。

細かすぎるくらいにタイムスケジュールを組んでおき、時間厳守の意識を参加者にも植え付けることが大切です。

ただし、余裕のない無理なタイムスケジュールにしてしまうと、十分に議論されないまま結論を出すことになりかねないため、バッファの時間を設けるのもおすすめです。

アジェンダ通りに進まない可能性も想定する

丁寧にアジェンダを作成して事前に配布したからと言って、会議が想定通りに進むとは限りません。

人が集まって実施する会議には、予期せぬトラブルがつきものです。

例えば、重要な参加者が急遽欠席となったり、事前に案内したはずの資料に目を通していないメンバーがいたりすることもあるでしょう。

そのような時にも柔軟に対応して、出来る限り会議を有意義にするスタンスが求められます。

会議の24時間前には参加者に共有する

会議の24時間前には、メールやチャットツールなどを用いて、アジェンダを参加者全員に共有しましょう。

あらかじめ会議で何が話されるのかを共有しておくことによって、参加者も自分の意見や話すことをまとめた上で会議に参加することができます。

アジェンダを共有しておくことで、会議の生産性アップや時間短縮につながるだけでなく、参加者の心理的な負担の軽減にも寄与します。

また、確認したらリアクションをしてもらうことをルール化することで、確認漏れを防げるでしょう。

アジェンダの修正・変更が生じたらすぐに周知する

アジェンダを配布した後で修正や変更が生じた場合は、なるべくスピーディーに周知しましょう。

修正や変更があるのにも関わらず案内されないと、参加者の混乱を招きます。

特に、時間・場所・メンバーの変更は、会議を円滑に進行するためにも必ず共有してください。

アジェンダの作成例（テンプレート）

アジェンダを作りたいもののどのように作成すれば良いかわからない方は、ぜひ以下のテンプレートを活用してみてください。

上記を参考にしつつ、会議ごとにカスタマイズすることでより質の高いアジェンダを作成できます。

その他のテンプレートも知りたい！という方は、ぜひ以下をご覧ください。

■会議のアジェンダテンプレート一覧

会議のアジェンダに関するよくある質問

会議のアジェンダに関して寄せられることの多い、よくある質問に回答します。

• アジェンダは誰が作成するべきですか？

• アジェンダを共有せずに会議を実施するのは良くありませんか？

事前に回答を理解しておけば、スムーズにアジェンダを作成・共有できるでしょう。

アジェンダは誰が作成するべきですか？

ケースバイケースではありますが、基本的にはファシリテーターがアジェンダを作成するのが望ましいです。

アジェンダを作成する際には、招集するメンバーやタイムスケジュールも考えることになるため、当日の進行役を担うファシリテーターが担当するのが自然だと言えます。

アジェンダを共有せずに会議を実施するのは良くありませんか？

会議前にアジェンダを共有しない場合、日時や場所が正しく案内されない・ゴールが曖昧なまま議論が進められる、といった支障を来します。

時間やコストを無駄にしないためにも、会議を開催する際には事前にアジェンダを作成し、24時間以内には参加者に共有しましょう。

『Rimo Voice』で会議の議事録作成を効率化する

『Rimo Voice』は、会議の音声を自動で文字起こしし、要点をまとめて議事録を生成してくれるツールです。

会議のアジェンダとは、異なる面で会議の効率化をサポートします。

• リアルタイム文字起こしで、聞き逃してもテキストで確認できる

• 会議終了5分前にAI Botが通知し、決定事項やアクションアイテムを整理できる

• 会議終了後はAI要約ですぐに議事録を作成・共有できる

『Rimo Voice』では、7日間の無料トライアルを実施しています。登録には、Google・Microsoftのアカウント連携もしくはメールアドレスが必要です。

クレジットカード登録は不要で、トライアル終了後は自動解約となるため、気軽にお試しください。

アジェンダを作成・共有して会議の質を高めよう

アジェンダは、会議の目的や議題、時間配分を明確にすることで、会議の生産性を高める手段です。

事前に参加者へ共有しておけば、参加者が情報を調べた上で、当日の会議に参加できるため、進行もスムーズになり、終了後の議事録作成も簡単になります。

この記事ではアジェンダのテンプレートも配布していますので、そちらもぜひご活用ください。

会議のアジェンダテンプレート一覧