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効率的な会議の進め方とは？基本の流れやスムーズに進めるコツを解説
「会議をスムーズに進めたい」「もっと意義のある会議にしたい」と感じている方も多いのではないでしょうか。
効率的な会議を行うには、当日の進め方だけでなく 事前の準備から会議後までの全体像を把握しておくことが大切です。
この記事では、効率的に会議を進める方法を「会議前・会議当日・会議後」の3つのフェーズに分けて解説します。
進行役（ファシリテーター）に必要なスキルや、会議の進行をサポートするAIツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
効率的な会議の重要性
会議は単に人が集まって話をする場でなく、情報共有・意見交換・意思決定といった役割を担っています。
会議の進め方を誤ると「結論が出ない」「時間ばかりかかる」など、参加者のモチベーションや業務全体の生産性を下げる原因にもなりかねません。
一方で、効率的に会議を進められると次のようなメリットがあります。
短時間で結論を出せる
参加者全員の認識がそろい、実行がスムーズになる
意見交換を通じて新しいアイデアや解決策が生まれる
チーム全体の一体感や信頼関係が強まる
会議はやり方次第で成果が大きく左右されます。そのため、会議を感覚で進行するのではなく、あらかじめ「型（フレーム）」を準備しておくことが重要です。
効率的に会議を進める全体の流れ
効率的に会議を進めるには、基本となる流れを作成しておくことが大切です。
会議は大きく「事前準備」「会議中」「会議後」の3つのフェーズに分けられます。
フェーズ | 主な内容 |
会議の事前準備 | 目的・議題の共有 資料の配布 部屋・機材の準備など |
会議中の流れ | 目的・ゴールの共有 意見交換 意思決定 決定事項の確認 |
会議後 | 議事録の共有 決定事項の共有、フォロー |
会議を行う前後の流れも理解しておくことで、初めて進行役を務める場合でも安心して会議に臨めます。
このあとの章では、それぞれのフェーズの詳細を順番に解説していきます。
会議をスムーズに進めるための事前準備
質の高い会議を行うためには、当日の進め方を工夫するだけでなく、事前準備を徹底することも重要です。
以下の4つの事前準備を行いましょう。
上記の事前準備が必要な理由や、具体的な方法について解説します。
参加者に会議の目的や議題を伝える
会議を開始する前の段階で、チャットやメールなどの方法で出席する人に目的や議題を伝えておきましょう。1週間前などのタイミングで共有することで、会議中に意見したいことについて事前に考えてくれることが想定されるためです。会議開始後に考えてもらうよりも質の高い意見・アイデアが出てくる可能性がある上に、当日の時間を削減できるでしょう。
また、情報共有をする際には「イベントのコンセプトを決める」といったざっくりとしたものよりも、「〇〇をターゲットにしたイベントのコンセプトを決める」といった具合に具体性を意識するとベターです。
資料を配布する
会議の際に使用する資料も、事前に参加者に配布しておくことをおすすめします。あらかじめ資料に目を通してもらうことで、当日に読み込むための時間を削減できます。アイデア出しや意見交換といった、会議中にしか行えないことに時間を割けるようになるでしょう。
ただし、すべての資料に目を通すのに時間がかかりそうな場合は、必要最低限のものだけを配布する・絶対に見ておいて欲しい資料を指定する、といった対処法を取りましょう。
参加者が抱えている他の仕事に支障をきたしたり、プライベートの時間を圧迫することのないよう注意する必要があります。
必要に応じて宿題を出す
「会議当日までに意見やアイデアを〇個考えてほしい」といった、参加者への宿題を出すのも効果的です。宿題を課すことで意見交換が活発化し、沈黙してしまう時間を減らせます。また、議題から脱線しにくくなるのも嬉しいポイントです。
ただし、資料配布と同様に、参加者に負担がかかりすぎないように注意しましょう。参加者に不満を抱かせてしまうと、会議へのモチベーションが低下してしまう恐れがあります。
無理なく取り組める分量の宿題を出すよう心がけてください。
プロジェクターなどの機材を用意しておく
対面での会議を実施する場合は、事前にプロジェクターやホワイトボードを用意しておきましょう。
プロジェクターなどの機材は、動作確認も併せて行う必要があります。当日になって「正常に動作しない」などのトラブルが発覚すると、時間を浪費してしまったり、会議の質に不都合が生じたりする恐れがあるためです。
その他にも、貸会議室などのスペースを借りる場合は、日時の再確認などをすると良いでしょう。予約内容や参加者への共有内容に誤りがあると、最悪の場合別日に再度会議をする事態になりかねないため、慎重に準備を進めてください。
関連記事：ハイブリッド会議とは？必要な機材や事前準備・進行のやり方を解説
会議の結論の落とし所を決めておく
会議の前に「どうやって結論を出すか」というルールをあらかじめ決めておくと、スムーズに結論まで導けます。
結論の出し方をその場の雰囲気に任せてしまうと、話し合いが長引いてしまう恐れがあるため、気をつけましょう。
結論の出し方の例としては、以下のような方法があります。
多数決で決める
リーダーが最終判断を下す
あらかじめ基準を定める
あらかじめ基準を定める際は、コスト・納期・効果などの評価軸も決めておきましょう。
会議が始まる前に「今回はこのルールで結論を出す」と参加者全員に共有しておくことで、意見が分かれたとしてもスムーズに結論が出せます。
効率的な会議の進め方4ステップ
効率的な会議の進め方は、以下のとおりです。
事前に会議の進め方を把握しておくことで、当日スムーズに実行できます。それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
1.会議の目的・ゴールを共有する
会議が始まったら、最初に目的とゴールをすべての参加者に共有します。例えば、以下のような目的・ゴールが想定されます。
イベントのコンセプトを決める
新たなプロジェクトの役割分担を明確にする
今後展開したい事業のアイデアを〇個出し合う
このように、具体的な目的やゴールを決定・共有しておくことによって、参加者全員が同じ認識を持って会議に臨めるでしょう。なお、目的やゴールを事前に伝えている場合も、改めて再認識を促すためにも周知しましょう。
目的・ゴールだけの共有だと抽象的になりすぎる場合、アジェンダを共有するのもおすすめです。
アジェンダについては、以下記事で詳しく解説しています。
関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議におけるメリット・正しい書き方・作成目的について解説
2.アイデア出しや意見交換を行う
次に、アイデア出しや意見交換を行います。会議を有意義なものにするためにも、活発に発言が飛び交う環境にするのが理想です。あまり発言のない参加者や、発言しにくそうな参加者には積極的に声をかけると良いでしょう。
また、アイデア出しや意見交換は時間制限を設けることが必要です。あらかじめ時間を決めておかないと、「次から次へと意見が飛び交って気付いたら〇時間も経過していた…」といった事態になりかねないため、注意しましょう。
3.アイデアや意見をもとに意思決定をする
参加者から集めたアイデアや意見をもとに、意思決定をしていきます。ただし、アイデア出しそのものが目的の会議の場合、この工程は不要です。さまざまな意見があるなかで意思決定をする方法としては、リーダーが決断する方法と多数決を取る方法が挙げられます。参加者が納得できる意思決定となるよう、柔軟に調整したり、複数のアイデアを組み合わせたりするのもおすすめです。
意思決定した内容に伴うリスクや懸念点まで、この段階で想定できるとより良いでしょう。
4.意思決定を今後の活動に落とし込む
「意思決定をして終わり」となってしまう会議も少なくありません。しかし、話がうやむやになって実行に移せない恐れがあるため、できる限り会議中の時間を使って今後の活動に落とし込みましょう。
例えば「〇〇というコンセプトのイベントを開催する」と決まったのであれば、以下のような事項についても決定しておく必要があります。
いつイベントを開催するのか
どのようなチームで運営するのか
チーム内の役割分担はどうするのか
だれがいつまでに何をするべきか
すべてを会議中に決めるのが難しい場合は、別日程で新たな会議を設けるのも手段のひとつです。今後の活動への落とし込みが全くされないようでは、会議に費やした時間や労力が無駄となってしまうため、注意しましょう。
関連記事：【テンプレートあり】会議次第の作り方とは？議題の収集から会議当日までの流れを徹底解説！
会議後に行うこと
会議が終わったら、一般的に次の2つを行います。
せっかく会議で決めた内容を実行できなければ、議論をした意味がありません。
会議後に行うことまで準備しておくことで、決定事項を実行に移すまでの流れがスムーズになります。
議事録の作成と共有
会議の内容や決定事項は議事録としてまとめ、参加者や関係者に共有しましょう。
議事録を作成することで、以下のような場面に役立ちます。
不参加だったメンバーへの情報共有
後日内容を振り返るための記録
認識のズレを防ぐ証拠
議事録作成のポイントは 「誰が・いつ・何を決めたのか」 を明確に残すことです。誰が読んでもわかりやすい議事録を作成しましょう。
なお、議事録作成には 『Rimo Voice』 の活用もおすすめです。
『Rimo Voice』 は会議の音声を録音して、会議中の会話をリアルタイムで文字起こし、会議終了から数分後にはAIによる会話内容の要約が完成します。
また、会議終了5分前にはAI Botが通知を出し、決定事項を整理してくれる機能もあるため、進行役や書記の負担を軽減します。
最初の7日間は無料トライアルも利用できるので、「会議にかかる労力を削減したい」と考えている方は、ぜひお試しください。
決定事項の実行とフォロー
会議で決まったことは、なるべく早く行動に移すことが大切です。実行しなければ会議を行った意味がありません。
決定事項をスムーズに実行するには、会議中に 「誰が・いつまでに・何をするのか」まで決めておくのがおすすめです。
また、実行に移した内容は定期的に振り返りも行いましょう。
想定どおりの効果があったか
改善すべき点はどこか
そもそも取り組む必要はあったか
実行と改善を繰り返すことで、業務の質が高まり、次回以降の会議もより有意義なものになります。
会議を効率化するためのコツ
会議を効率化するためには、以下の5つのコツを押さえる必要があります。
それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
必要なメンバーだけを招集する
会議を行う際には、「念のため〇〇さんも呼んでおこう」といったメンバーの決め方をするのではなく本当に必要なメンバーだけを吟味して招集しましょう。
全員が当事者意識を持って臨めるため、生産性が高まります。議題とは関係のない立場の参加者を呼んでしまうと、本人にとっても会議にとっても良くありません。居なくても問題なく議論を進められるようであれば、招集しないのが賢明です。
議事録を作成する
会議中の議論内容や決定したことを共有したり、あとから見返したりできるよう、議事録を作成しましょう。急遽当日に不参加となったメンバーや途中から参加したメンバーに共有できるほか、上司などの参加者以外の人にも会議の内容を簡潔に伝えられます。
また、口頭のみで話を進めてしまうと、参加者同士の認識が食い違う恐れもあります。参加者にとっても参加者以外にとっても分かりやすい議事録を作成するためには、以下の5W1Hを意識すると良いでしょう。
Who：だれが
When：いつ
Where：どこで
What：なにを
Why：なぜ
How：どのように
詳しく議事録の書き方を知りたい方は、以下記事もご覧ください。
関連記事：【実践】議事録の書き方が上手い人の特徴は？議事録作成のコツ10選
また、議事録の作成には弊社が運営しているAI文字起こしサービス『Rimo Voice』の活用もおすすめです。
1時間の音声をわずか10分・ワンクリックで文字起こし・要約作成ができます。
会議中に決めたことはすぐに実行に移す
会議終了後に、決めたことをすぐに実行に移すことで「会議は有意義なもの」という認識を社内で共有できます。反対に、行動に落とし込めないようでは会議をした意味が感じられず、今後の会議における参加者のモチベーションに悪影響を及ぼす恐れがあるでしょう。
また、スピーディーな行動は組織の成長や利益の拡大にもつながります。そのためには、会議中に「いつだれがどのような行動を起こすか」といったことまで決めておくと良いでしょう。
オンライン会議で効率化を図る
オンラインで会議を実施すれば、参加者は移動の手間がかかりません。
また、会議室にカメラやマイクを設置して、一部のメンバーだけをオンラインで参加させる「ハイブリッド形式」も効果的です。
ただし、オンラインで会議を行う際は、以下の点に注意しましょう。
カメラやマイク、通信環境を整える
事前に動作確認を行う
とはいえ、現在ではオンラインで会議を行えるWeb会議ツールがたくさんあるため、パソコンと通信環境さえあれば、対面よりはるかに気軽に会議が行えます。
Web会議ツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：cisco Webexとは？他のWeb会議ツールとの違いや使い方を解説
ペアワークを導入して活性化を促す
会議を活性化して参加者の積極性を引き出したい場合は、ペアワークの導入がおすすめです。
ペアワークとは、2人1組でペアを作り、お互いのアイデアや意見を出し合う取り組みを指します。複数人のチームではなく1対1で行うため、委縮することなく意見を言いやすいというメリットがあります。ペアワークを実施したあと参加者全員での意見交換の時間を設ければ、発言しやすい状態で議論できるため、会議が活性化するでしょう。
会議進行（ファシリテーター）に必要なスキル
会議の進行役（ファシリテーター）は、いくつかのポイントを意識することで、会議をより有意義なものにできます。
ここで紹介するスキルは特別なものではなく、意識して会議に臨むことが重要です。それぞれのスキルについて、詳しく見ていきましょう。
時間管理スキル
無駄に長い会議は参加者にとっても負担になるため、時間内に結論を出すことが重要です。
時間内に会議を終わらせるためには、前もって議題ごとの時間配分を決めておく以外にも、以下のような工夫を取り入れるのも効果的です。
延長できない時間貸しの会議室を利用する
AI議事録ツールで残り時間を通知してもらう
こうした仕組みを整えることで、進行役が時間を気にしすぎることなく議論に集中できます。
傾聴力
進行役が参加者の意見を丁寧に汲み取ることで、円滑に会議が進みます。
一方、発言が正しく理解されないと議論が噛み合わず、無駄な時間につながりかねません。
会議中に誰かが発言しているときは、途中で遮らず、最後まで聞き入れることを徹底しましょう。こうした姿勢が参加者に安心感を与え、意見が出やすい雰囲気を作ります。
要約力
会議ではさまざまな意見が出るため、意見を整理してまとめる力が必要です。
話を要約するには、参加者の発言をしっかり聞くことが前提となります。その上で、次のような工夫を取り入れると効果的です。
発言の意図を確認する：発言を要約して確認することで、本人だけでなく周囲の理解も深まる。
上手に言語化できていない部分を補う：発言者の伝えたい意図を汲み取り、周囲へ伝える。
こうした工夫を通じて参加者全員が共通の理解を持てれば、話の内容が逸れにくく、スムーズに進められます。
調整力
会議では、一部の人の発言に偏ったり、議論が対立して前に進まなくなったりすることがあります。
進行役には、発言者だけでなく場全体を見渡してバランスを整える力が求められます。
なるべく全員に発言の機会を作るために、次のような点を意識しましょう。
発言者以外の表情や姿勢を観察する
発言したそうな人がいれば、さりげなく話を振る
発言が偏っている場合は内容をまとめ、他に違う視点がないか問いかける
進行役が全体への気配りをすることで、一部の意見に引っ張られず、参加者全員が主体的に関われる会議になります。
【参加者向け】会議をスムーズに進めるコツ
効率的に会議を進行するためには、ファシリテーターだけでなく参加者が意識すべきポイントもあります。
具体的には、以下の通りです。
詳しく説明するので、理解を深めた上で会議に臨みましょう。
会議の目的やアジェンダなどの資料を事前に確認する
会議の前に共有された目的・アジェンダ・資料などは、必ず開始前に目を通しておきましょう。他の業務で忙しい場合であっても、何も確認せずに会議に参加すると、濃い議論はなかなかできません。
会議が始まってから目的やアジェンダを把握するようでは、ついて行くのでやっとだというケースも想定されます。忙しい中でも、5分・10分でも時間を取って、議題に関する自分の意見を用意しておくのもおすすめです。
しっかりと準備してから会議に臨めば生産性の高い議論ができて、終了時間が延長されずに済む可能性も高いです。
立場や役割を理解した上で発言する
会議に参加する際には、自身がどのような立場・役割かを理解することも大切です。
招集されたメンバーの部署や役職を確認し、なぜ自身がアサインされたのかを考えてみましょう。何を求められているかを考えた上で発言することで、より深い議論を進行できます。
とくに、複数の部署からメンバーが集められている場合、日ごろの仕事で得られた知見などを活用しながら発言するとよいです。
簡潔で分かりやすい発言を心がける
ビジネスシーンにおける会議は、決められた時間の中で目的を達成する必要があるため、簡潔で分かりやすい発言を心がけましょう。ダラダラと冗長な話し方をしてしまうと、時間を無駄に使ってしまうだけでなく、他の参加者が理解しにくくなってしまいます。
3S（Short：短く・Simple：簡潔で・Straight：直接的に）のルールを意識することが大切です。考えを整理して簡潔で分かりやすく伝える能力は、会議のシーン以外にも顧客対応や社内業務にも役立つものです。
関連記事：【会議の種類6つ】会議の使い分けや効率的に会議を行うコツも解説
会議の効率化には議事録作成ツール『Rimo Voice』がおすすめ
AI議事録作成ツールを使うと、会議内容の文字起こしとAIによる要約で、会議終了後すぐに議事録が共有できます。
また『Rimo Voice』では、AI Botが会議終了5分前に通知を出し、決定事項を整理してくれる機能が搭載されています。
詳細：[ 新機能 ] Botが要約を会議終了前にチャットでお知らせ（法人・プロプラン対象）
この機能により、次のようなメリットが得られます。
進行役は時間を気にする負担を軽減できる
参加者はメモを取る必要がないため、発言に集中できる
会議終了後の議事録も自動で作成できる
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登録には Googleアカウント・Microsoftアカウント・メールアドレスのいずれかが必要です。クレジットカードの登録は不要で、トライアル終了後は自動的に解約されるため安心して利用できます。
会議の進め方を理解して生産性を高めよう！
会議の進め方によっては、時間を無駄にしてしまう可能性もあります。しかし、事前に準備を行なっておくことで、有意義な会議となり、その後の成果にもつながります。
会議を効率良く進行するには、はじめに全体の流れを把握しておきましょう。
フェーズ | 主な内容 |
会議の事前準備 | 目的・議題の共有 資料の配布 部屋・機材の準備など |
会議中の流れ | 目的・ゴールの共有 意見交換 意思決定 決定事項の確認 |
会議後 | 議事録の共有 決定事項の共有、フォロー |
全体の流れを理解した上で、次に行う内容をあらかじめ準備しておくことで、スムーズに会議が進みます。
会議中は進行役が時間管理や発言のバランスを調整し、参加者全員が意見を出しやすい雰囲気を作ることも大切です。
また、AIなどのツールを活用して、会議に関わる手間や労力を減らすことも有効です。
議事録作成や時間管理をAIに任せることで、進行役も発言や意思決定に集中でき、会議全体の質を高められます。
『Rimo Voice』なら7日間の無料トライアルを実施しているため、ご関心のある方は、ぜひお試しください。
万全の準備を整えて、自信を持って会議に臨みましょう。
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