総務の業務効率化を進める6つの方法！「何でも屋」状態から抜け出す4ステップも解説

「問い合わせ対応と突発の来客対応で、自分の仕事はいつも後回しになる」

「担当者しかわからない業務が多く、なかなか休みを取れない」

こんなお悩みを抱えている総務担当の方は多いのではないでしょうか。業務範囲が広いうえに評価もされにくく、「何でも屋」と呼ばれる状態に疲れを感じている方も少なくありません。

本記事では、総務の業務効率化が進みにくい理由を整理したうえで、業務別の効率化の方法6つと、進め方の4ステップをあわせて解説します。

読み終えたときには、自社の総務業務のどこから手をつければよいかが具体的に見え、明日から進められる手順を持ち帰れるようになるでしょう。

総務の業務効率化が難しい4つの理由

総務の効率化が進まないのは、担当者の能力ではなく、総務という仕事そのものの構造に原因があります。4つの理由を順に見ていきましょう。

業務範囲が広く「何でも屋」になりやすい

総務は備品管理・文書管理・受付対応・社内行事の運営から、株主総会や取締役会の準備まで、扱う業務の範囲が非常に広い部署です。

営業や経理のように担当領域がはっきりしている部署と違い、「他部署が対応に困った仕事」が最終的に総務に集まってくる側面もあります。

どこから手をつけても「これも総務の仕事」と際限なく増えていくため、優先順位をつけにくいという構造的な課題があります。

1つの業務を効率化しても、別の業務がすぐに時間を埋めてしまう感覚を持つ担当者も少なくありません。範囲の広さそのものを見直さない限り、部分的な効率化だけでは限界があります。

突発対応・社内問い合わせで作業が中断される

電話・来客対応や、「あれどこですか?」という社内からの問い合わせは、いつ発生するか予測できません。

締め切りのある作業を進めていても、突発対応のたびに手が止まり、集中力を取り戻すのに時間がかかります。

中断そのものよりも、中断後に「どこまで進めていたか」を思い出す時間のロスが積み重なる点が、総務特有の負担です。1日の終わりに「今日は何をしていたのか思い出せない」という感覚を抱く担当者は珍しくありません。

業務が属人化しやすく引き継ぎに時間がかかる

総務の業務は手順が明文化されておらず、担当者の頭の中にしか残っていないケースが少なくありません。

「自分が休むと誰も対応できない」という不安を抱えながら、手順書を書く時間すら確保できないのが実態です。

異動や退職のたびに、後任者が同じ手順を一から探り直すことになり、組織としても同じ手戻りを繰り返してしまいます。

属人化は担当者個人の問題ではなく、業務の設計そのものに原因があります。手順を残す時間がない状態のまま担当者を変えても、根本的な解決にはなりません。

成果が見えにくく改善が後回しになる

総務の仕事はやって当たり前とみなされやすく、ミスが起きたときだけ目立つという評価のされ方をしがちです。

成果が数字に表れにくいため、業務改善に充てる時間や予算が後回しにされやすい構造があります。営業成績のように成果が可視化されないぶん、上司や他部署に努力を説明しづらいという声もよく聞かれます。

そのため、効率化の取り組みそのものを「削減できた時間」「減った問い合わせ件数」といった数字で示すことが大切です。それが、総務の仕事を正しく評価してもらうための第一歩になります。

総務業務を効率化する4つの効果

効率化を進めると、業務量が減るだけでなく、総務という部署の役割そのものが変わっていきます。

• コア業務への集中：制度設計や社員が働きやすい環境づくりなど、本来注力すべき業務に時間を充てられる

• 担当者不在でも回る体制：手順が仕組み化されることで属人化が解消され、引き継ぎの負担も減る

• 全社の生産性への波及：総務のお客様は全社員であり、総務の効率化は会社全体の働きやすさに直結する。社内問い合わせへの回答が速くなるだけでも、他部署の業務の停滞が減る

• 突発対応・残業の削減：問い合わせや事務作業が仕組み化されることで、担当者自身の負担も軽くなる

これらに共通するのは、効率化が「楽になる」ためではなく、「今の人数で回り続ける体制をつくる」ための取り組みだという点です。

浮いた時間を単に空けるのではなく、制度の見直しや社員からの相談対応など、これまで後回しにしていた仕事に充てられるようになる点も見逃せません。

効率化は総務の仕事を減らすというより、仕事の中身を変える取り組みだと捉えると、社内への説明もしやすくなります。

総務業務の効率化を進める4ステップ

いきなりツールを導入する前に、次の4つの手順で進めると失敗が少なくなります。

ステップ1｜業務を洗い出して時間を見える化する

まずは1週間分の業務内容と、それぞれにかかった時間を書き出してみましょう。手書きのメモでも、表計算ソフトでも構いません。

このとき、電話や問い合わせで作業が中断された回数もあわせて記録すると、総務特有の課題が数字として見えてきます。

「見える化するほどの業務量ではない」と感じる方も多いでしょう。しかし実際に書き出してみると、細かい確認作業や社内問い合わせへの対応時間が想像以上に積み重なっていることに気づきます。そうしたケースは少なくありません。

洗い出しは1人で抱え込まず、総務のメンバー全員で行うと、担当ごとに偏っていた業務の実態も見えてきます。

ステップ2｜「定型・非定型」「コア・ノンコア」に仕分ける

洗い出した業務を、毎回同じ手順で進められる「定型業務」と、そのつど判断が必要な「非定型業務」に分けます。

さらに、総務にしかできない「コア業務」と、外部委託やツールに任せられる「ノンコア業務」の軸でも仕分けると、効率化すべき業務が絞り込めます。

たとえば備品発注は定型かつノンコアな業務の代表例で、仕組み化やアウトソーシングの候補になります。一方、社内規程の改定は非定型かつコアな業務で、担当者が判断を担い続けるべき領域です。

この仕分けを最初に行っておくと、「なんとなく効率化できそうな業務」ではなく、「効率化すべき業務」から優先的に着手できるようになります。

仕分けの結果は表やシートにまとめておくと、後から見返したときに全体の優先順位が一目でわかり、チームで共有する際にも役立ちます。

ステップ3｜業務に合う方法・ツールを選ぶ

仕分けた業務ごとに、次章で紹介する6つの方法から自社に合うものを選びます。

ツールを選ぶ際は、機能の多さよりも自社の業務規模やメンバーのITリテラシーに合っているかを基準にしましょう。

高機能なツールほど設定や運用に手間がかかり、結果的に使いこなせないまま放置されるケースも見られます。まずは自社の課題を最小限解決できる、シンプルなツールから試すのも一つの選び方です。

関連記事：【2026年版】業務効率化ツールおすすめ17選｜6カテゴリ別に料金・機能を比較

ステップ4｜小さく始めて社内に広げる

いきなり全社展開するのではなく、一部の業務や部署で試してから効果を確認します。

うまくいった実績ができてから広げるほうが、社内の理解も得やすくなります。

小さく始めるメリットは、失敗したときの手戻りが少ないことにもあります。仮に選んだツールが合わなくても、影響範囲が限定的であれば別の方法へ切り替えやすくなります。広げ方のコツは後述の「定着させる3つのコツ」で詳しく解説します。

総務業務を効率化する6つの方法【業務別】

総務が抱える業務は幅広いため、業務ごとに有効な方法も変わります。まずは全体像を比較表で確認しましょう。

ここから、業務別に具体的な進め方を見ていきます。

方法1｜社内問い合わせ対応をFAQ・チャットボットで自動化する

同じ質問に、何度も答えていませんか。「有給の申請方法」「備品の発注先」「経費精算のやり方」といった問い合わせは、総務の時間を静かに奪っている代表格です。

まずはよくある質問を一覧化してFAQページを作るところから始めましょう。社内ポータルやチャットツールの固定チャンネルに掲載するだけでも、同じ質問を繰り返される頻度は下がります。

FAQを整えたら、その内容をもとに自動で回答するチャットボットを導入しましょう。チャットボットとは、あらかじめ決めたルールで自動応答するプログラムです。導入すると、定型的な問い合わせの多くを自動化できます。

さらに一歩進めると、社内規程やマニュアルなど手元の資料をもとに、社員からの質問へAIが回答してくれる仕組みもあります。

Rimo ナレッジAIのように既存の資料や会議記録を読み込んで出典付きで回答するAIを使えば、ナレッジ化のために新しく資料を作り直す手間もかかりません。

FAQの一覧化からAIによる回答まで段階的に進めることで、無理なく問い合わせ対応の負担を減らしていけます。特別な情報システムの知識がなくても、まずはFAQを整理するところから着手できる点も、総務にとって始めやすいポイントです。

方法2｜文書管理・ペーパーレス化を進める

規程集・契約書・稟議書などを電子化し、検索できる状態にすることが目的です。紙のまま保管していると、必要な文書を探すだけで時間がかかり、押印のための出社も避けられません。

クラウド上の文書管理システムを使えば、キーワード検索ですぐに目的の文書へたどり着けます。ファイル名や保管場所を覚えていなくても、文書の中身から検索できる点が紙管理との大きな違いです。

契約書の押印フローも電子契約サービスに置き換えると、決裁のスピードも上がります。取引先とのやり取りが郵送から電子契約に変わるだけで、締結までの日数が大きく短縮されるケースもあります。

すべての文書を一度に電子化しようとすると負担が大きいため、更新頻度の高い文書から優先的に進めるのが現実的です。過去の紙文書は一括でスキャンする業者もあるため、量が多い場合は外部サービスの利用も検討してみましょう。

方法3｜備品・施設管理を仕組み化する

備品台帳をクラウド化し、在庫状況をリアルタイムで確認できるようにします。発注のタイミングをあらかじめ決めておけば、「気づいたら在庫切れ」という事態も防げます。

会議室予約や座席管理も、申請フローを電子化することで「あれどこですか?」という問い合わせそのものを減らせます。

予約状況が可視化されると、社員自身が空き状況を確認して自己解決できるようになり、総務への問い合わせ自体が発生しにくくなります。

仕組み化の目的は、探す・確認するという作業自体をなくすことにあります。台帳をエクセルからクラウドに移すだけでも、複数人が同時に確認できるようになり、総務への確認依頼が減ります。

方法4｜受付・電話・郵便対応をシステム化する

来客対応は無人受付システム、電話は一次対応サービスに任せる会社が増えています。郵便物も受領を電子で通知する仕組みに変えれば、確認のためだけに席を離れる必要がなくなります。

無人受付システムを導入すると、来客は自分でタブレット操作を行い、担当者へ自動で通知が届く仕組みになります。総務が受付に張り付く必要がなくなり、他の業務に集中しやすくなります。

これらはいずれも、総務の作業を中断させる要因を減らす打ち手です。導入コストは方法によって幅があります。来客・電話・郵便のうちどの対応にもっとも時間を取られているかを先に把握しておくと、優先順位を付けやすくなります。

業務全体の自動化を検討する際は、どの工程を人が担い、どこをシステムに任せるかを整理しておくと選びやすくなります。

関連記事：業務自動化とは？効率化との違い・進め方・使えるツールをわかりやすく解説

方法5｜会議運営・議事録作成を自動化する

株主総会・取締役会・各種委員会など、総務が事務局を務める会議体は多く、議事録には正確さと機密性の両方が求められます。一言一句を手作業でまとめるのは時間がかかるうえ、担当者の負担も大きい業務です。

会議中は進行や参加者対応に集中し、終わってから記憶を頼りに議事録を清書するという担当者も多いのではないでしょうか。この清書作業こそが、会議運営の中でもっとも時間を取られる工程です。

Rimo Voiceを使えば、会議の録音・録画から文字起こしと要約までを自動化できます。清書のために記憶を頼る必要がなくなり、確認・修正の作業に集中できるようになります。

会議で決まったタスクの実行支援まで担うRimo Actionsを組み合わせれば、株主総会の準備など会議後に発生する作業の実行支援まで受けられます。

役員会議の議事録作成に活用している事例もあります。

関連記事：議事録作成時間半減！担当者も「もう業務に欠かせない」｜ 井村屋グループ株式会社様

ITが得意でないメンバーが多い組織でも活用が定着している例があります。

関連記事：他ツールからRimo Voiceへの切り替えで作業効率が大幅上昇！ITが苦手なメンバーからも好評の声｜安城市様

方法6｜アウトソーシングを活用する

手順が決まっている定型業務は、外部委託によって総務の負担を減らせます。一方、社内事情の判断が必要な非定型業務は、委託には向きません。

委託先の候補には、備品・郵便管理を請け負う総務代行会社や、受付・電話対応に特化した外部サービスなどがあります。すべてを任せるのではなく、ノンコア業務だけを切り出すのが失敗しないコツです。

属人化した業務を委託する場合、まずは引き継ぎ資料が必要になります。ただし、手順書をゼロから書き起こすのは大変な作業です。

担当者が話した内容を音声のまま記録し、あとから内容を構造化して手順書に整えるという発想であれば、書く作業そのものの負担を軽くできます。

忙しい担当者ほど、書く時間を削れる方法から検討する価値があります。委託先が変わっても引き継ぎ資料さえ残っていれば、次の担当者への引き継ぎもスムーズになります。

総務の効率化を社内に定着させる3つのコツ

ツールや仕組みは導入して終わりではなく、使われ続けて初めて効果が出ます。総務は全社にツールを広げる推進役になれる部署でもあります。

推進役を先に決める

ツールが使われなくなる理由の多くは、推進役が不在のまま導入だけが先行することにあります。

「誰が推進するか」を導入前に決めておくだけで、防げる形骸化があります。導入担当者が異動・退職した後にフォローする人がいなくなり、いつの間にか使われなくなるケースもよく見られます。

推進役は必ずしも総務のリーダーである必要はありません。使い方に詳しいメンバーが1人いるだけでも、社内からの質問に答えられる体制ができます。

初期設定の放置も、使われなくなる大きな要因のひとつです。導入直後の1〜2週間は、推進役が定期的に利用状況を確認する時間を確保しておきましょう。

小さく始めて口コミで広げる

大がかりな説明会を開くよりも、一部の部署でスモールスタートして実績を出すほうが広がりやすい傾向があります。

たとえば会議の記録が自動化されている部署を見て、「それ何ですか?」と他部署から聞かれるところから、自然に社内へ広がっていくケースがあります。

説明会形式だと「参加したが使わなかった」という状態が起きやすいものです。一方、実際に使っている様子を見て興味を持った社員は、能動的に使い方を尋ねてくる傾向があります。この温度差が定着のしやすさに直結します。

ツールの一本化を総務から宣言する

同じ用途のツールが複数の部署で乱立していると、情報が分散して探しにくくなります。

「まずはこれを使う」と管理部門である総務が方針を示すことで、社内全体の運用がまとまりやすくなります。

方針を示す際は、なぜそのツールを選んだのかという理由もあわせて伝えると、社員の納得感が得られやすくなります。総務が旗振り役になれるのは、全社を横断して業務を見ている部署ならではの強みです。

総務業務を効率化するときの3つの注意点

効率化を進める際は、次の3点に気をつけましょう。

目的を決めてからツールを選ぶ

何のために効率化するのかが曖昧なまま、機能の多いツールを選んでしまうケースは少なくありません。

ステップ1・2で行った業務の仕分けが、目的を明確にする土台になります。「問い合わせ対応を減らしたいのか」「引き継ぎの負担を減らしたいのか」という目的が定まっていれば、比較すべきツールも自然と絞り込めます。

目的があいまいなまま導入すると、社内から「なぜこのツールを選んだのか」を聞かれたときに答えに詰まってしまいます。説明のやり直しに時間を取られることにもなりかねません。

ITが苦手なメンバーでも使えるかで選ぶ

機能の豊富さよりも、迷わず使えるかどうかが定着の分かれ目になります。

先述の安城市の例のように、手間をかけてまで使うメリットが感じられないツールは浸透しにくいものです。

操作画面がシンプルで、マニュアルを読まなくても直感的に使えるかどうかを、導入前のトライアルで確認しておくと安心です。

無料トライアルやデモを用意しているツールであれば、契約前に実際の画面を触ってもらい、ITが苦手なメンバーの反応を見てから判断するのも有効です。

社員情報・会議情報のセキュリティに配慮する

総務が扱うのは、社員の個人情報や役員会議の内容など、機密性の高い情報です。ツールを選ぶ際は、次の3点を確認しておくと安心です。

• 入力したデータがどこに保管されるか

• データがAIの学習に使われないか

• 閲覧できる人の権限を管理できるか

これらの確認を怠ると、後になって情報管理部門やセキュリティ担当から差し戻しを受け、導入自体が振り出しに戻ってしまうこともあります。

効率化とセキュリティは対立するものではなく、両立できるものです。恐れて導入を見送るのではなく、確認すべき点を押さえたうえで進めましょう。

不明点があれば、契約前にベンダーへ直接問い合わせて確認する姿勢も、総務として押さえておきたい基本です。

総務の業務効率化に関するよくある質問

Q. 総務の業務効率化はどこから手をつければいいですか？

まずは業務の洗い出しと仕分けから始めましょう。頻度が高く、時間がかかり、かつ手順が決まっている業務から着手すると効果を実感しやすくなります。

最初の一歩で完璧を目指す必要はありません。小さな成功体験を積み重ねることが、次の効率化への原動力になります。効果を実感できた業務から順に広げていけば、無理なく取り組みを継続できます。

Q. ひとり総務・少人数でも効率化できますか？

できます。FAQの一覧化や書式の統一など、コストをかけずに始められる方法から段階的に取り組みましょう。

人手が足りない部分は、外部委託と組み合わせる選択肢もあります。すべてを自分で仕組み化しようとせず、任せられる部分を見極めることも少人数総務には欠かせない視点です。

限られた時間の中で完璧な仕組みを作ろうとするより、まず1つの業務を効率化してから次に進むほうが、少人数の総務にとっては現実的な進め方です。

Q. ITが苦手な社員が多い会社でもツールは定着しますか？

選び方と広げ方次第で定着します。操作が平易なツールを選び、推進役を決めたうえで小さく始めることが、定着の近道です。

いきなり全社員に使わせるのではなく、まずは興味を持ったメンバーから広げていく進め方が、ITが苦手な組織ほど有効です。使い方の説明も、マニュアルを配るだけでなく、実際に隣で操作を見せながら伝えるほうが定着しやすい傾向があります。

関連記事：AIで業務効率化する方法は？4つの導入ステップと活用例・注意点をわかりやすく解説

まとめ｜総務の業務効率化は業務の仕分けから始める

総務の業務効率化が進みにくいのは、業務範囲の広さや突発対応の多さなど、総務という仕事の構造に理由があります。業務を洗い出して仕分け、業務に合う方法を選び、小さく始めて社内に広げるという4つのステップを踏むことで、着実に効率化を進められます。

株主総会や取締役会の準備、社内からの問い合わせ対応など、総務には記録に残す業務が数多くあります。こうした記録業務の自動化から着手するのも、時間を生み出す選択肢のひとつです。

効率化は一度で終わるものではなく、業務のやり方や社内の状況に合わせて見直し続けていくものです。うまくいかない方法があれば、無理に続けず別の方法へ切り替える柔軟さも大切にしましょう。

まずは今週、自分の業務の洗い出しから始めてみましょう。