【2026年版】業務効率化ツール23選を比較！無料で使えるアプリや料金も

「日々の業務に追われて、本来注力すべき仕事に手が回らない」

「業務効率化ツールを導入したいが、種類が多すぎてどれを選べばいいかわからない」

このようなお悩みを抱えていませんか？

タスク管理や会計処理、議事録作成など、日々の業務は多岐にわたり、多くの時間と労力を必要とします。こうした負担を軽減し、生産性を高めるのが業務効率化ツールです。

ただし、ツールは数が多く、自社の課題に合わないものを選ぶと「導入したのに使われない」という失敗につながります。大切なのは、自社の課題に合った1〜2個のツールを見極めることです。

本記事では、業務効率化に役立つおすすめツール23選を、ビジネスチャットや会計、生成AIなどカテゴリ別に紹介します。失敗しない選び方もあわせて解説するので、本記事を参考に自社に合ったツールを見つけてみましょう。

業務効率化ツールとは

日々の業務を自動化・簡略化し、作業時間を短縮するのが業務効率化ツールです。

業務効率化ツールには、タスク管理や会計処理、営業支援など幅広い業務をサポートするものがあり、導入することで手作業による負担を軽減し、ミスの削減やスピードアップに繋げます。

最近ではAIを活用したツールも普及しており、会議の議事録作成やデータ分析など、今まで人手に依存していた業務の効率化が可能になっています。

業務効率化について詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

関連記事：業務効率化とは？施策アイデア11選！おすすめツール・具体的な進め方も解説

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールは、対応する業務領域ごとに以下の6つに分けられます。本記事でも、このカテゴリ順におすすめツールを紹介します。

【業務効率化ツール カテゴリ別要約一覧】

このように、ひと口に業務効率化ツールといっても役割はさまざまです。自社のどの業務に課題があるかを起点に選ぶと、ツール選定の精度が高まります。

業務効率化ツール【ビジネスチャット】

今では多様な業務効率化ツールが存在しますが、本章では多くの企業が活用している、おすすめのビジネスチャットツールを紹介します。

代表的なビジネスチャットツールは以下の4つです。

各ツールの特徴を詳しく見ていきましょう。

Chatwork

Chatwork：https://go.chatwork.com/ja/

多くの中小企業が活用しているチャットツールがChatworkです。

直感的に操作できるシンプルさと安心のセキュリティを兼ね備えている点が大きな特徴です。

ITスキルがなくてもすぐに使いこなせるため、スムーズに社内外のコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

Chatworkは、導入ハードルの低さと中小企業に適した料金体系が強みです。チャットはもちろん、タスク管理やビデオ通話にも対応しています。

コストを抑えながら業務効率化ができる、実用性の高いツールです。

【注意】有料プランからフリープランへダウングレードを行う場合は契約の解約が必要となります。解約に伴いアカウント情報が削除されるため、プラン変更の際は十分にご注意ください。

Slack

Slack：https://slack.com/intl/ja-jp/

チャットだけでなく、情報共有や業務を集約して進められるビジネスチャットがSlackです。

社内外のメンバーが同じ場所でやり取りできるため、部署や役職を超えたスムーズなコミュニケーションが可能になります。

会話履歴やファイルもチャネルごとに整理・検索でき、必要な情報へすぐにアクセスできるのも強みです。検索内容にもとづきSlack AIが情報を要約するため、メンバーはすぐに内容を把握できるでしょう。

さらに、2,600以上の外部アプリと連携すれば、タスク管理や進捗共有などもSlackで完結できます。

Slackは分散しがちな業務を一カ所に集約し、業務をサポートするツールです。

Microsoft Teams

Microsoft Teams：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

Microsoft Teamsは、Microsoft 365と統合し、ビジネスチャットの枠を超えた業務効率化ができるツールです。

チャット・会議・通話を1つにまとめ、WordやExcel、PowerPointなどのアプリをTeams上で直接操作できるため、アプリ間の切り替えが不要です。

さらに、Copilotが会議やチャットから重要情報を抽出するため、スピーディに意思決定ができるのも特徴です。

Microsoft 365をすでに導入している企業にとっては、生産性を最大化できるツールと言えます。

関連記事：業務効率アップ！Teamsで文字起こしをする方法を徹底解説【会議・議事録】

Teamsで会議をレコーディング（録音・録画）する方法！保存・共有するやり方も紹介

LINE WORKS

LINE WORKS：https://line-works.com/line-works/

国内で圧倒的な普及率を誇るLINEの使いやすさをそのままビジネス利用に最適化したチャットツールがLINE WORKSです。

ほかのビジネスチャットと大きく異なるのは、従業員だけでなく取引先や顧客ともLINE感覚でやり取りできる点にあります。既存のLINEアカウントを利用できるため、社外との連絡も簡単に行えるのが特徴です。

さらに、カレンダーや掲示板といった業務支援機能を備えており、コミュニケーションだけでなく、多様な使い方ができます。

Botを活用して、オンラインミーティングのURLを参加者に自動通知し、業務に役立てている企業もあります。

業務効率化ツール【タスク・プロジェクト管理】

タスク管理ツールでは、業務の進行状況を可視化し、担当者の期限を明確にしながら、タスクの抜け漏れや作業の重複を防ぎます。

業務を効率化できるタスク管理ツールとして、以下の5つが挙げられます。

なお、ToDoリストの共有におすすめなツールは以下の記事で解説していますので、あわせて参考にしてください。

関連記事：ToDoリストの共有におすすめなツール10選！アプリ活用で効率的なタスク管理をしよう

Trello

Trello：https://trello.com/home

タスクを付箋のようにボードに並べて、視覚的にわかりやすく管理するツールがTrelloです。

メールやSlack・Teamsのメッセージをそのままタスク化し、AIが要点を整理します。ほかのツールで見落としがちな情報もTrelloなら自動で一覧化されるため、業務の漏れを未然に防げるでしょう。

また、複数のプロジェクトに関わるタスクも1つの画面でまとめて確認できるため、進捗を逃さず管理可能です。繰り返しの作業は自動化できるので、重要な業務に集中できます。

Jooto

Jooto：https://www.jooto.com/

直感的に操作できるシンプルなデザインと、日本語に特化したUIが特徴のタスク管理ツールがJootoです。

無駄を省いたかんばん方式によるタスク整理に加え、ガントチャートや横断管理機能で複数プロジェクトを一括把握でき、業務の抜け漏れを防ぎます。

さらにAIによる自動タスク生成や進捗の要約機能を搭載し、プロジェクト立ち上げから進行までを効率化可能です。

SlackやGoogleカレンダーなど外部サービスとも連携でき、既存の業務フローに組み込めます。

国産ならではの使いやすさと充実のサポート体制が、Jootoの魅力です。

Asana

Asana：https://asana.com/ja

タスク管理を超えてチーム全体の目標達成をサポートする業務効率化ツールがAsanaです。

ToDo管理だけでなく、個々の作業と企業の戦略目標を紐付け、進捗や成果を可視化するのも可能です。

チャットやファイルをタスクに添付できるため、業務の進行状況を一目で把握できるでしょう。

また、SlackやGoogle Driveなどの外部ツールと連携し、会話の内容やドキュメントをまとめて確認できるのも大きな強みです。

Smartsheet

Smartsheet：https://jp.smartsheet.com/

表計算ソフトの使いやすさとプロジェクト管理ツールの高度な機能を兼ね備えたのがSmartsheetです。

タスクや進捗管理はもちろん、ワークフローの自動化やAIによる数式生成もできるため、作業の標準化を進められます。

さらに、ダッシュボードやレポート機能で、現場から経営層まで同じ情報をリアルタイムに共有できます。

海外拠点を含む大規模プロジェクトにも対応できる拡張性と、高度なセキュリティもSmartsheetの特徴です。

monday.com

monday.com：https://monday.com/lang/ja

タスク管理からプロジェクト管理まで一元化できる業務効率化ツールがmonday.comで、シンプルなUIで誰でも簡単に操作できるのが特徴です。

営業・開発・人事・マーケティングなど幅広い部門での活用が可能で、企業全体の業務の見える化をします。

AIによる自動化や200以上の外部ツール連携、高いセキュリティ基準を備えており、スタートアップから大企業まで対応可能です。

なお、タスクの抜け漏れが発生しやすいのが「会議後のアクション」です。会議で決まったことが担当者に正しく共有されず、数日後に「あの件どうなった？」と確認して初めて着手するケースは珍しくありません。

こうした会議起点のタスクを自動化したい場合は、AI議事録サービスの「Rimo Actions」のように、会議内容からタスクを自動抽出・実行するツールもおすすめです。

詳しくは後述の「会議の効率化を図るには？」で解説しています。

業務効率化ツール【会計・契約】

会計や契約業務は、企業の運営において欠かせない一方で、作業に多くの時間を費やしています。

近年ではクラウドサービスの活用で、仕訳や経費精算、契約書の管理までを効率化できるようになりました。

会計・契約に関する代表的な管理ツールは以下の5つです。

それぞれ詳しく紹介します。

マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウド：https://biz.moneyforward.com/

経費精算・給与計算・勤怠管理・契約業務など、バックオフィス全体をスムーズに連携・自動化できるツールがマネーフォワード クラウドです。

個人事業主から上場企業まで対応し、事業の成長に合わせて必要な機能を組み合わせられる点が特徴です。

マネーフォワード クラウドの導入で、バックオフィス業務の時間を9割削減できた事例もあり、費用対効果に優れています。

法改正や制度変更への自動アップデートに加え、他社クラウドサービスや金融機関との連携も可能です。

楽楽精算

楽楽精算：rakurakuseisan.jp/0001/index.php

多くの企業で導入されている、クラウド型経費精算ツールが楽楽精算です。

交通費や出張費、交際費といった精算業務を一括管理し、領収書のスマホ撮影による自動データ化、交通系ICカードやクレジットカードとの連携、請求書自動読み取りなどで手入力の負担を大幅に削減します。

自動仕訳や会計ソフトとの連携で経理担当者の作業も効率化し、電子帳簿保存法にも対応しています。

企業ごとの承認フローや規定を再現できるカスタマイズ性も強みで、申請者・承認者・経理担当者それぞれの工数削減が可能です。

法改正のアップデートや充実したサポート体制により、安心して長期利用できるでしょう。

弥生会計Next

弥生会計Next：https://www.yayoi-kk.co.jp/kaikei/kaikei-next/

誰でも簡単に利用できる操作性が特徴の、法人向けクラウド会計ソフトが弥生会計Nextです。

帳簿や決算書の自動作成に加え、請求書発行や経費精算もまとめて効率化できます。

金融機関や外部サービスとの連携が可能で、取引データの自動取得やAIによる仕訳予測により手入力を最小限に抑えます。

全国13,000以上の会計事務所との連携や、業界最大規模のカスタマーセンターによる手厚いサポートも強みです。

freee会計

freee会計：https://www.freee.co.jp/accounting/

freee会計は請求・支払い業務から決算書、経営管理までを集約して管理できる会計ソフトです。経理作業の属人化を防ぎつつ、業務を効率化します。

IPO準備企業向けに内部統制・J-SOX対応機能を備えており、スタートアップから上場準備まで一貫して活用できるのがfreee会計の特徴です。

金融機関水準のセキュリティと柔軟な権限管理により、安心して事業拡大に取り組めます。

クラウドサイン

クラウドサイン：https://www.cloudsign.jp/ 

国内シェアNo.1を誇る、電子契約サービスがクラウドサインです。

弁護士監修のもと、日本の法律に特化して設計されている点が大きな特徴で、法務省・デジタル庁から「電子署名」として認められた初の事業者署名型サービスです。

官公庁や金融機関でも採用される高水準のセキュリティを備え、契約締結をスムーズに行えます。

無料で利用できるフリープランもありますが、契約書の送信件数は月3件までに限られます。継続的に契約を締結する企業や、法務・総務部門での本格導入を考えている企業は有料プランを選択しましょう。

業務効率化ツール【営業支援】

営業活動の効率化には、顧客情報の一元管理や案件進捗の可視化が大切です。本章では、国内外で利用されている営業支援ツールを紹介します。

具体的な特徴をそれぞれ見ていきましょう。

Salesforce

Salesforce：https://www.salesforce.com/jp/

世界No.1のシェアを誇るAI搭載型CRMがSalesforceで、リード獲得から契約・請求管理までを一貫して支援できるのが特徴です。

最新のAI機能「Agentforce」がリード育成や商談コーチングを自動化し、人とAIが協働する新しい営業スタイルを可能にしています。

Salesforceは営業プロセス全体を統合・最適化できる点で独自の強みを発揮していると言えるでしょう。

なお、Salesforceに商談記録を入力する作業は、営業担当者にとって大きな負担になりがちです。

商談が立て込む日ほどCRM更新が後回しになり、入力漏れが発生するケースも少なくありません。

AI議事録サービス『Rimo Voice』のCRM連携機能を使えば、商談の文字起こし内容をSalesforceにボタン1つで自動反映でき、手入力の手間を大幅に削減できます。

Mazrica

Mazrica：https://product-senses.mazrica.com/glisting-mazrica-sales

営業に必要な顧客・案件・行動を一元管理し、入力負荷の軽減とデータ活用を両立するSFA/CRMがMazricaです。

案件はカードを並べ替えるだけで状況を更新でき、チーム全員が今優先すべき案件をすぐに共有可能です。

標準の分析テンプレートで受注率や着地見込みがすぐ可視化され、AIが契約確度・時期・金額を予測して打ち手の優先順位を提案します。

リアルタイムチャットなどの伴走サポートと活用を定着させる仕組みで導入〜運用までスムーズに進められます。

ネクストSFA

ネクストSFA：https://next-sfa.jp/

圧倒的な使いやすさが魅力の営業支援ツールがネクストSFAです。

MA・SFA・CRMの機能を一体化し、見込み顧客の獲得から育成、商談・顧客管理までを支援します。

複数のツールを使い分ける手間をなくし、営業活動全体を一貫して管理できます。

さらに、効率的な訪問が可能になるセールスマップや、自由にリストを作成できるカスタムオブジェクトなど、現場で役立つ機能を搭載。

直感的なUIに加え、リアルタイムでの数値集計により、チーム全体の業務効率を大幅に向上させられるでしょう。

Hub Spot Sales Hub

Hub Spot Sales Hub：https://www.hubspot.jp/products/sales

HubSpotのSales Hubは、短期間で成果を上げるために質を追求した営業支援ツールです。

最大の特長は、AIを活用した営業支援機能にあります。標準搭載のAIエージェントが見込み客対応や商談の次の一手を提案し、担当者は重要な顧客との関係構築に集中できます。

Eメールや電話のトラッキング、見積作成から契約管理までを一元化するため、営業活動の抜け漏れを防げるでしょう。

また、無料プランから始められる拡張性の高さも魅力で、成長フェーズに応じて機能を追加できるため、中小企業から大企業まで柔軟に対応できます。

kintone

kintone：https://kintone.cybozu.co.jp/

サイボウズが提供するkintoneは、ノーコード・ローコードで業務アプリを自由に作成できるクラウド型プラットフォームで、現場が自ら業務に適したシステムを作れるのが特徴です。

専門知識がなくても業務改善システムをすぐに形にでき、顧客管理や受発注など汎用アプリはもちろん、部署・業種に合わせた100以上のサンプルをすぐに利用できます。

さらに300種以上の外部サービス連携や拡張プラグインで機能を追加でき、成長や変化に応じて企業に合わせたDXを進められます。

業務効率化ツール【生成AI】

生成AIも業務効率化ツールとして企業での活用が進んでおり、資料作成や市場調査など、幅広い業務を効率化しています。

AIで効率化できる業務に関しては以下の記事で詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。

関連記事：AIで業務効率化する方法は？成功事例や導入メリット、注意点を解説

本章では、業務を効率化できる、代表的な生成AIを紹介します。

順に見ていきましょう。

ChatGPT

ChatGPT：https://chatgpt.com/ja-JP/overview

世界で数億人が利用し、執筆・要約・データ分析・画像生成など幅広く対応できる生成AIがChatGPTです。

GPT-5をはじめとする最新モデルでは、「思考機能」が標準搭載され、複雑なタスクの解決や高度な推論を人間に近い形で行えます。

多くのAIが特定領域に強みを持つのに対し、ChatGPTは日常業務から専門領域まで支援できる汎用性が最大の強みです。

関連記事：ChatGPTの使い方は？最新モデルGPT-4oでできることや始め方、実践的な活用法を紹介

【2026年最新】ChatGPT無料版vs有料版｜違いを徹底比較！月額料金と乗り換え判断基準

Copilot

Cppilot：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/copilot

Microsoft 365 Copilotは、Word・Excel・Outlook・Teamsなど既存のMicrosoft 365アプリに組み込んで使えるAIツールです。

特長は複数アプリやデータをまとめて活用できる点と企業の保有データを安全に扱える点です。

Copilotはメール内容をもとに資料を作成したり、会議記録から次のアクションを抽出するなど、日常業務の流れ全体をサポートします。

また、エンタープライズレベルのセキュリティ基盤を持つため、大企業や情報管理を重視する組織でも安心して導入できるでしょう。

関連記事：【活用事例】Copilotで何ができる？Copilot for Microsoft 365のおすすめ機能や特徴、事例を徹底解説

Microsoft Copilot（旧：BingAI）の使い方は？始め方やChatGPTとの違いを比較

Genspark

Genspark：https://www.genspark.ai/

検索AIだけでなく、資料作成や動画生成まで幅広く対応できるAIツールがGensparkです。

例えば、複雑なリサーチを会話形式で進められるだけでなく、その内容をスライドや記事草案にまとめることも可能です。

無料プランでも1日200クレジットが付与されるため、主要機能を試してみるには十分でしょう。

動画生成など多くのクレジットを必要とする業務では有料プランが推奨されますが、リサーチから資料化まで一貫して試せるのは大きな魅力です。

関連記事：Gensparkとは？実際に試して検証！多機能AIの使い方・料金・活用例を紹介

Claude

Claude：https://claude.ai/new

Claudeは対話理解力の高さが特徴の生成AIです。

長文処理と自然な文章作成に優れており、数十万字規模の文書も読み込み、要約できます。

曖昧な指示にも意図をくみ取りやすく、クリエイティブな文章や企画立案でも強みを発揮できるでしょう。

自然な文章生成に加え、コード生成や既存プログラムのリファクタリングにも対応できるため、開発現場でも活用可能です。

大規模な文書管理やリサーチに加え、アプリやデータ処理を自動化するコード生成を活用したい企業に適したAIと言えるでしょう。

関連記事：【2025年最新】最強AI Claude(クロード)とは？Artifactsの活用方法も徹底解説！

業務効率化ツール【AIエージェント】 

生成AIが「質問に答えてくれるアシスタント」だとすれば、AIエージェントは「指示を出すだけで作業そのものを完了してくれる実行者」です。

2025年以降、リサーチからコード生成、資料作成、メール送信までを自律的にこなすAIエージェントが続々と登場しています。

従来は複数のツールを使い分けて手作業で進めていた業務を、1つのエージェントに任せるだけで完了できるようになりつつあります。

ここでは、業務領域ごとに強みが異なる4つのAIエージェントを紹介します。

それぞれの特徴を以下で解説します。

1. Rimo Actions｜会議後のタスク実行を自動化するAIエージェント

「Rimo Actions」は、AI議事録作成ツール『Rimo Voice』の新機能として2026年3月にリリースされた、会議後の業務を自動化するAIエージェントです。

多くの企業で「会議の記録」は効率化が進んでいるものの、その後のフォローアップメール・提案資料の作成・関係者への共有といった後工程は依然として手作業に頼っているのが実態です。Rimo Actionsは、この会議後のタスク実行をサポートします。

仕組みはシンプルです。

『Rimo Voice』が作成した議事録をAIが解析し、次にやるべきタスクを自動で抽出・提案します。

担当者は提案された内容を確認して「実行」ボタンを押すだけで、AIが以下のようなアクションを一括で進めてくれます。

例えば、マーケティング会議で「媒体別の広告シミュレーションを作成する」と決まった場合、Rimo Actionsが会議内容から予算・KPI・媒体の前提条件を整理し、シミュレーション資料の生成、共有用メールの下書き、次回打ち合わせのカレンダー招待までを一貫して実行します。

無料トライアルも利用できるので、気軽にお試しください。

企業のご担当者様向けにサービス紹介資料もご用意しております。

2. Manus｜リサーチから資料作成まで自律実行する汎用AIエージェント

Manus：https://manus.im/ 

Manusは、Webリサーチ・資料作成・実装までを行える汎用AIエージェントです。従来の生成AIのように質問に答えるだけでなく、自ら計画を立ててタスクを最後まで実行し、スライドやWebサイト、デザインといった成果物を作成してくれる点が特徴です。

GmailやNotion、LINE、Googleカレンダー、Canvaなど40を超える外部アプリ（MCP）と連携でき、アプリをまたいだ繰り返し作業も対応可能です。

箇条書きを入力するだけで構成・デザイン・内容まで自動生成するスライド作成や、複雑なリサーチを要約して報告するWide Researchなど、企画・調査・制作を一気通貫で任せられます。

関連記事：Manus AIとは？完全自律型AIエージェントの活用方法と注意点を解説

3. Claude Code｜ファイル操作やデータ分析、コンテンツ制作も自動化できる万能AIエージェント

Claude Codeは、面倒なデータ処理やコンテンツ制作などを自動化してくれるAIエージェントです。プログラミングの知識がなくても、AIが必要な処理を組み立てて実行してくれるため、これまでエンジニアやアナリストに頼っていた作業を自分で完結できます。

たとえばマーケティングの現場では、Excelでは手間のかかる大量データの集計や、GA4・広告管理画面から書き出したデータの分析・グラフ化を一括で自動処理できます。さらに、記事の構成案や見出し、本文ドラフトの作成、メールやLPのABテストパターンの量産まで、データとコンテンツの両面を支援します。

また、フォルダ内のファイルを読み込んで自ら手を動かし、成果物を仕上げてくれるのが強みです。

4. OpenAI Codex｜パソコン操作まで肩代わりする、自律型AIエージェント

OpenAI：https://openai.com/ja-JP/index/introducing-the-codex-app/

Codexは、コードを書くだけにとどまらず、ユーザーに代わってパソコンそのものを操作できるAIエージェントです。画面を認識してカーソルでクリックや入力を行うため、パソコン上のさまざまな作業を肩代わりしてくれます。

特徴は、自律性の高さです。複数の作業を同時に並行して進められるほか、今後のタスクを自らスケジュールして自動的に再開し、数日から数週間にわたる長期的な作業も継続できます。

SlackやGmail、Notion、Googleドキュメントとも連携しています。画像生成にも対応し、企画ビジュアルやモックアップの作成にも利用可能です。

利用が進むほど好みや過去のやり取りを記憶し、指示が少なくても精度高く動いてくれるようになります。

【失敗しない】業務効率化ツールの選び方5つのポイント

ここまで多くのツールを紹介してきましたが、大切なのは「数を増やす」ことではなく「自社に合うものを選ぶ」ことです。

ツール選びで失敗しないための5つのポイントを、以下にまとめました。

• 解決したい業務を1つに絞る

• 毎日使える操作性で選ぶ

• 既存ツールとの連携で選ぶ

• 導入する数を3つ以内に抑える

• 企業の規模に合わせて選ぶ

順番に見ていきましょう。

1. 解決したい業務を1つに絞る

最初のポイントは、解決したい業務を1つに絞ることです。

「あれもこれも効率化したい」と欲張ると、ツールが多機能すぎて使いこなせず、定着しないまま終わりがちです。まずは「最も時間がかかっている業務」を1つ特定し、その課題に特化したツールから試すのがおすすめです。

このとき効果的なのが、ツールを選ぶ前に現場の声を集めることです。全社員に「今の仕事で一番困っていること」を付箋や短いアンケートに書き出してもらい、15〜30分程度の共有会議を開くと、本当に必要なツールが見えてきます。

2. 毎日使える操作性で選ぶ

2つ目は、毎日使える操作性で選ぶことです。

業務効率化ツールは毎日使ってこそ効果が出ます。どれだけ高機能でも、操作が複雑で現場が使いこなせなければ意味がありません。

ここで意識したいのが、「メンバーの日常の動線上にあるか」という視点です。たとえば、新しいツールの操作を覚えてもらうのではなく、「重要なキーワードを含むメールを受信したら、自動でいつものチャットに通知する」といった形で、すでに毎日使っている行動の延長線上に仕組みを組み込めると、誰も新しい操作を覚える必要がなく自然に定着します。

ITに詳しくないメンバーでも直感的に操作できるか、既存の業務の流れに溶け込むかを、無料プランやトライアルで確かめましょう。

3. 既存ツールとの連携で選ぶ

3つ目は、すでに使っているツールと連携できるかで選ぶことです。

新しいツールを単体で導入すると、既存のツールとの間で二重入力が発生し、かえって手間が増えるケースがあります。SlackやGoogleカレンダー、会計ソフトなど、社内で使っているツールと連携できるかを確認しましょう。

連携できれば、データを自動で同期でき、入力の手間や転記ミスを減らせます。今ある業務フローを活かしながら効率化を進められる点もメリットです。

4. 導入する数を3つ以内に抑える

4つ目は、導入するツールの数を3つ以内に抑えることです。

ツールは多ければ良いわけではありません。ボストン コンサルティング グループ（BCG）の調査では、業務で使うAIツールは3個以内なら生産性が上がる一方、4個以上になると逆に生産性が落ちるとされています。

参考：Silicon「Employees Report AI ‘Brain Fry’」

ツールが増えるほど、アプリの切り替えやログイン、使い分けの判断に時間を奪われ、工数が発生します。「全部試さなければ」と焦らず、2〜3個に絞って深く使い込むほうが、結果的に効率化につながります。

5. 企業の規模に合わせて選ぶ

5つ目は、自社の規模に合わせて選ぶことです。

ツールには、中小企業向けに低コストでシンプルに使えるものと、大企業向けに高度な権限管理やセキュリティを備えたものがあります。規模に合わないツールを選ぶと、機能を持て余したり、逆に機能が足りなかったりします。

そのため、従業員数が少なくITに詳しい担当者がいない場合は、ChatworkやJootoのように直感的に使えるツールを選びましょう。一方、部署が多く大量のデータを扱う大企業では、Smartsheetやmonday.comのように権限管理や拡張性に優れたツールが適しています。

業務効率化ツールの料金相場をカテゴリ別に比較

業務効率化ツールの料金は、カテゴリによって相場が大きく異なります。導入前に、おおまかな費用感を把握しておきましょう。

本記事で紹介したツールの公式料金（2026年6月時点）をもとに、カテゴリ別の料金相場を以下にまとめました。

このように、チャットやタスク管理は比較的安価に始められる一方、営業支援は機能が多い分だけ高額になりやすい傾向があります。

多くのツールに無料プランやトライアルがあるため、まずは無料枠で試し、必要な機能と予算のバランスを見て有料プランを検討しましょう。

業務効率化ツールを活用するメリット

業務効率化ツールを導入すると、生産性の向上やミスの削減など、複数の効果が期待できます。

主なメリットを、以下の表に整理しましたので、導入時の参考にしてください。

業務効率化ツールの活用事例｜会議の議事録作成を効率化

ここでは、業務効率化ツールを活用した事例から、ツール導入を成功させるためのポイントを紹介します。

コールセンター事業を展開するマックスサポート様では、オペレーターの対応品質を確認するために録音音声を一つひとつ再生していました。しかし、目的の箇所を探すだけで多くの時間を要していたと言います。

同社は、議事録作成ツール『Rimo Voice』を導入し「音声を文字起こしして検索できる状態」にしました。テキスト検索で必要な箇所を即座に見つけられるようになり、確認作業時間を1件あたり平均4〜5分短縮、年間では約160時間もの残業削減を実現しています。

この事例から学べるのは、「録音音声から目的の箇所を探すのに時間がかかる」という課題を起点に、それを解決できるツールを選んだ点です。多機能なツールを幅広く導入したのではなく、自社のボトルネックに合った機能（文字起こしと検索）に絞ったからこそ、時短につながりました。

このように、ツール導入を成功させる鍵は「自社のどの課題を解決したいか」を先に決めることです。議事録や文字起こしといった記録業務に時間を取られていると感じている場合は『Rimo Voice』のようなAI議事録ツールがおすすめです。

Rimo導入で年間約160時間の残業削減、コールセンター業務の業務効率化・品質向上に貢献 | 株式会社マックスサポート様

会議の効率化を図るには？

多くの企業では、会議前の資料作成や議題整理に2〜3時間、会議後の議事録作成に30分〜1時間を費やしています。さらに、議事録をまとめた後にも「フォローアップメールの作成」「提案資料の修正」「CRMへの商談記録の入力」といった後工程が発生し、会議1件あたりのトータル作業時間は想像以上に膨らみがちです。

こうした負担を軽減するには、事前準備と記録に業務効率化ツールを活用するのが効果的です。

例えば、生成AIのGensparkを使えば複雑なリサーチを短時間で要約し、そのままスライド資料に反映できます。ChatGPTを活用すれば議題の整理や想定質問の洗い出しもスムーズに行えるでしょう。

また、会議中・会議後はAI議事録作成ツールを導入すると、自動的に音声を文字起こしし、要点を整理した議事録をすぐに生成できます。これにより記録にかかる工数を大幅に削減し、本来の意思決定に時間を割けるようになります。

議事録業務の効率化ツールなら『Rimo Voice』

『Rimo Voice』は、会議の記録から議事録作成、さらに会議後のアクション実行までを一貫して自動化できるAI議事録作成ツールです。

Botが自動でZoom・Google Meet・Microsoft Teamsの会議に参加し、発言をリアルタイムで文字起こし・要約します。参加者が発言に集中しても記録漏れを防げるうえ、自身が出席できない会議でもBotが代わりに参加し、詳細なログや要点を残してくれます。

会議終了時にはBotが要約を自動送信するため、決定事項やタスクの確認もスムーズです。

加えて、新機能「Rimo Actions」を使えば、タスク実行まで自動化できます。Rimo Actionsは、会議内容をAIが解析し、次にやるべきタスクを自動で抽出・提案・実行する機能です。使い方はシンプルで、以下の3ステップで完了します。

1.普段どおり会議を行い『Rimo Voice』で議事録を作成する

2.会議後に「タスク」タブを開くと、AIが提案したアクション一覧が表示される

3.必要なタスクを選んで「実行」ボタンを押すだけで、AIが作業を進めて成果物を生成する

『Rimo Voice』では無料トライアルを実施していますので、まずは実際の精度と使い勝手をご体感ください。

Rimo Voiceのサービス紹介資料を受け取る 

業務効率化ツールに関するよくある質問

業務効率化ツールの導入を検討する際によくある疑問に回答します。

Excel作業を効率化できるツールはありますか？

Excelの作業効率化には、2つのアプローチがあります。

1つは、CopilotのようにExcel上でAIが関数作成やデータ分析を補助するツールを使う方法です。もう1つは、kintoneやSmartsheetのように、Excelに近い操作感でより高度な集計・共有ができるツールに乗り換える方法です。

複雑な集計やチームでの共有に限界を感じている場合は、後者への移行を検討すると良いでしょう。

無料で使える業務効率化ツールはありますか？

Slack・Rimo Voice・Trello・Notion・Google Workspaceなど、基本機能を無料で試せるツールは多くあります。

ただし、チームの人数が増えたり高度な機能を使ったりする場合は、有料プランが必要になるケースがほとんどです。まずは無料プランで使い勝手を確かめてから、必要に応じて有料プランを検討しましょう。

業務効率化ツールは、企業の課題に合わせた選び方がポイント！

業務効率化ツールを選ぶ際は、自社の課題に合っているかを最優先に判断しましょう。

• 進捗管理に弱みがあるならタスク管理ツール

• 会計や契約に時間を割いているならバックオフィス向けのツール

• 会議前後の作業に課題があるなら議事録作成ツールやAIエージェント

ツールは数を増やすほど良いわけではなく、本当に必要な2〜3個に絞り、現場が使いこなせるものを選ぶことが定着の鍵になります。無料プランやトライアルで試し、業務プロセスの見直しとあわせて導入すれば、最小限の投資で大きな効果を得られるでしょう。

会議前後の作業負担に課題を感じている場合は、議事録作成だけでなく会議後のアクション実行まで自動化できるツールの導入が効果的です。

Rimo Actionsなら、会議の文字起こしから議事録作成、タスクの自動抽出までを一貫して任せられ、会議にかかる業務全体を効率化できます。まずは無料トライアルで使い勝手を確かめてみてはいかがでしょうか。

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