Что такое «Дандори»? Как его использовать и применять в работе и личной жизни.

Каждый, вероятно, хотя бы раз или два чувствовал в своей работе или повседневной жизни желание "действовать более систематично и эффективно".

"Дантори" (систематическое планирование) означает заблаговременную подготовку для обеспечения плавного хода процессов.

При плохом планировании невозможно сохранять самообладание в работе или личной жизни, что может привести к ошибкам и проблемам.

Эта статья знакомит с значением слова "дантори" и методами улучшения навыков планирования.

Прочитав эту статью, вы поймете, как плавно продвигаться в работе и сможете поддерживать больше спокойствия в повседневной жизни.

Если вас беспокоит то, что вам говорят о плохом планировании, или если вы хотите работать более эффективно, пожалуйста, используйте это в качестве справочного материала.

Дандори относится к процедурам, последовательности или подготовке к выполнению дел.

Например, при подготовке к встрече следующий алгоритм составляет "дандори":

1. Заранее поделиться материалами

2. Определить докладчиков

3. Выделить время для вопросов и ответов

Организуя дандори, заблаговременно создаются условия для гладкого выполнения дел.

Пословица "дандори хатибан, сигото нибан" (80% подготовки, 20% исполнения) означает, что если вы тщательно подготовитесь, фактическая работа будет проходить гладко.

Например, при попытке заключить контракт в продажах, если вы исследуете информацию о клиенте и подготовите материалы, адаптированные под его потребности, деловые переговоры пройдут успешно.

И наоборот, если вы идете на деловую встречу неподготовленным, вы не сможете справиться с неожиданными вопросами, что может привести к потере доверия, поскольку клиент может подумать: "Могу ли я действительно доверять этому человеку?"

Как указывает "дандори хатибан, сигото нибан", "предварительная подготовка" имеет решающее значение для успеха в работе.

"Дандори" имеет тонкие нюансы, которые варьируются в зависимости от отрасли и контекста использования, поэтому выбор неправильных слов может затруднить передачу ваших намерений.

Здесь мы объясним альтернативные выражения для "дандори" и то, как оно используется в различных отраслях.

Альтернативные выражения для дандори

"Дандори" часто заменяется следующими словами:

• Подготовка: Заблаговременная подготовка необходимых вещей

• Планирование: Установление пути к цели

• График: Разбивка планов на конкретные временные рамки

• Управление: Управление ходом событий в день проведения

Все эти слова имеют схожие значения с "дандори", но каждое создает несколько иное впечатление.

Особенно при общении с людьми на разных должностях, такими как руководители или деловые партнеры, используйте подходящие выражения для обеспечения плавного общения без недоразумений.

Использование дандори в деловых сценариях

Слово "дандори" имеет несколько разные значения в зависимости от отрасли и сценария использования.

Например, существуют следующие различия в использовании по отраслям:

В качестве особого примера, в производстве существуют концепции, называемые "ути-дандори" (внутренняя настройка) и "сото-дандори" (внешняя настройка). Они считаются важными для повышения производительности и имеют следующие значения:

• Ути-дандори: Подготовка, выполняемая при остановленных машинах

• Сото-дандори: Подготовка, выполняемая при работающих машинах

В производстве ключом к эффективности и сокращению рабочего времени является то, насколько внутренняя настройка может быть преобразована во внешнюю настройку.

Таким образом, "дандори" имеет несколько разные значения в разных отраслях.

Однако во всех отраслях оно обычно означает "организация подготовки и процедур".

Люди, которых называют "плохо планирующими", в основном имеют четыре характеристики:

• Неподготовленность и хаотичные действия

• Неспособность расставлять приоритеты

• Управление задачами только в голове

• Коммуникация становится реактивной

Когда дела не продвигаются так, как ожидалось, причина может крыться в том, как вы подходите к планированию.

Проанализируйте свои собственные действия и проверьте, соответствуете ли вы какой-либо из этих характеристик.

Когда вы пренебрегаете предварительной подготовкой на работе, у вас не остается выбора, кроме как действовать исходя из текущей ситуации, что может привести к задержке реакции или неспособности решить проблемы на месте.

Например, если вы отвечаете за проведение совещания, но заранее не ознакомились с материалами, вы можете оказаться не в состоянии ответить на неожиданные вопросы и вам придется дать ответ позже.

Готовясь заранее и рассматривая множественные сценарии с вопросом "А что если это произойдет?", вы сможете спокойно реагировать даже когда возникают неожиданные ситуации.

Способность подходить к работе с хладнокровием укрепляет уверенность в себе и естественным образом приводит к более высокой оценке со стороны окружающих.

Когда вы не можете определить приоритетность задач, которые необходимо выполнить, возникают следующие проблемы:

• Вы начинаете с низкоприоритетных задач и пропускаете сроки

• Вы не можете выделить достаточно времени на важные задачи и не достигаете результатов

• Все задачи остаются наполовину выполненными, что приводит к потере доверия и плохой оценке

Простое выполнение задач, которые находятся перед вами, не принесет ожидаемых результатов.

Осознавая приоритеты, вы можете четко понимать "что следует делать в первую очередь" и работать эффективно.

Более того, поскольку вы можете различать задачи, которые можно делегировать другим, и задачи, которые должны выполнять сами, работа всей команды может протекать гладко.

Когда вы пытаетесь запоминать задачи только в голове, возникают ошибки, такие как конфликты в расписании и пропущенные сроки.

В частности, можно ожидать следующих случаев:

• Неспособность правильно управлять расписанием, что приводит к конфликту нескольких встреч друг с другом

• Забывание отложенной работы, что ведет к пропуску сроков

Чем больше у вас задач, тем сложнее становится управлять ими только в голове, что приводит к увеличению упущений и ошибок.

Для стабилизации рабочей производительности рекомендуется визуализировать задачи, используя заметки и инструменты управления задачами.

Когда отчеты и коммуникация задерживаются, это влияет не только на вас самих, но и на расписание другой стороны.

Например, если вы знаете, что не успеете к дедлайну, но сообщите об этом только в последний момент, другая сторона будет вынуждена перестраивать свое расписание, что причинит неудобства.

Когда вы беспокоитесь о реакции другой стороны, у вас появляется тенденция откладывать коммуникацию.

Однако, общаясь заранее, вы даете другой стороне возможность внести коррективы, что позволяет избежать ущерба отношениям.

Выработайте привычку общаться заблаговременно, учитывая не только "свое удобство", но и "удобство другой стороны".

Пять ключевых моментов, которые следует помнить для улучшения вашей настройки и организации:

• Определите свои цели и планируйте в обратном порядке

• Разбивайте задачи на части и расставляйте приоритеты

• Оценивайте временные требования и обеспечивайте буферное время

• Используйте чек-листы и инструменты

• Делайте то, что можете, раньше срока

Цель всех этих методов — «подготовиться и создать пространство для маневра».

Попробуйте внедрить те методы, которые вы можете применить, чтобы создать больше пространства и комфорта в вашей работе и повседневной жизни.

Сначала уточните свою цель (задачу, которую вы хотите достичь).

Как только ваша цель определена, вы можете спланировать необходимые действия, работая в обратном направлении от достижения, что позволит вам эффективно продвигаться в работе.

Например, если вы поставите цель «завершить следующее внутреннее совещание в течение 30 минут», потребуется следующее планирование и действия:

• Сузить пункты повестки дня

• Заранее поделиться материалами

• Заранее определить распределение времени для каждого докладчика

• Заранее подтвердить ожидаемые вопросы и ход мероприятия

Организуя свою подготовку, работая в обратном направлении от цели, вы сможете эффективно выполнять ежедневные задачи.

Когда задачи остаются крупными, вы обнаружите, что не знаете, с чего начать. Поэтому важно разбивать задачи до тех пор, пока вы не сможете четко видеть, что нужно сделать прямо сейчас.

Например, если у вас есть задача под названием "создание материалов", разбейте её следующим образом:

• Собрать необходимую информацию (исследование данных, интервью и т.д.)

• Определить структуру (организация глав, дизайн сюжета)

• Завершить написание

• Создать диаграммы и изображения

• Финальная проверка и правки

При работе с разбитыми задачами уделите дополнительное время "подготовительным" аспектам создания материалов, особенно сбору информации и построению структуры.

Создав прочную основу, последующая работа будет протекать гладко, и в результате ваша работа будет продвигаться организованно.

Для эффективной работы важно заранее оценить, сколько времени займут задачи, и обеспечить запас времени (буферы).

Например, попробуйте записать необходимое время для каждой задачи следующим образом:

• Подготовка документов: 3 часа

• Встреча с деловыми партнерами: 2 часа

• Телефонные звонки потенциальным клиентам: 1 час

Визуализируя необходимое время, становится ясно, когда следует начинать и заканчивать каждую задачу.

Когда вам поручают новую работу, вы можете сразу же поделиться информацией о своих текущих ресурсах, что облегчает переговоры о сроках и корректировку приоритетов.

Для улучшения вашей организации важно сделать ваши задачи видимыми.

Чтобы сделать задачи видимыми, полезны чек-листы и инструменты управления задачами.

Например, простые в использовании инструменты проверки для смартфонов включают следующие:

• Функция заметок iPhone

• Список дел Google TO DO

• Notion

С помощью функции заметок iPhone вы можете управлять прогрессом задач, добавляя галочки к маркированным спискам, как показано ниже.

<img width="640" height="345" alt="image.png" src="null">

Кроме того, "Список дел Google" может быть интегрирован с Google Календарем и Gmail, в то время как "Notion" позволяет вам делиться задачами с группами.

<img width="640" height="345" alt="image.png" src="null">

Поскольку разные приложения предлагают различные преимущества, пожалуйста, попробуйте использовать инструменты, которые подходят вашим целям.

Для эффективного выполнения работы также важно браться за то, что можно сделать заблаговременно.

Это связано с тем, что продвигая задачи, которые можно выполнить рано, вы создаете больше гибкости во времени и ресурсах.

Например, если вы завершите предварительное исследование материалов заранее, то сможете выделить время для детальной проверки и доработок на финальных этапах, что приведет к созданию высокоточных материалов с меньшим количеством ошибок.

Развитие привычки завершать то, что можно, заранее создает гибкость в вашем рабочем стиле, что повышает доверие и оценку со стороны окружающих, приводя к возможностям для будущей работы.

Когда вы научитесь действовать хорошо организованным образом, вы получите следующие преимущества:

• Работа становится более управляемой и сокращается количество ошибок

• Вас оценивают как надежного специалиста

• Вы можете повысить эффективность команды

Во-первых, ваша собственная работа будет протекать гладко, и в результате также улучшится производительность вашего окружения и всей организации.

Когда вы сосредотачиваетесь на планировании и заранее готовите свои договоренности и планы, вы создаете больше времени и ментального пространства.

Наличие этого дополнительного ресурса позволяет вам выделить время на проверку и внесение исправлений, что облегчает предотвращение простых ошибок, вызванных спешкой.

Кроме того, возможность выполнять работу с опережением графика является преимуществом, поскольку это позволяет вам сосредоточиться на качестве ваших результатов.

Люди, которые работают быстро, сохраняя при этом высокое качество, достигают результатов именно потому, что они подходят к своей работе с хорошим планированием и организацией.

Люди, которые хорошо умеют организовывать и планировать, могут стабильно достигать результатов, что облегчает завоевание доверия окружающих.

Однако простого умения эффективно справляться с работой недостаточно, чтобы стать человеком, которому доверяют.

В частности, важно накапливать следующие базовые практики:

• Соблюдение сроков и выполнение обещаний

• Предоставление отчетов, общение и консультации в подходящее время

• Поддержание плавного общения с окружающими

Надежно практикуя эти основы, вы можете завоевать доверие других и стать тем, кому можно с уверенностью поручить работу.

Когда вы можете эффективно управлять своими собственными задачами, у вас появляется возможность помочь другим участникам команды.

Поддерживая коллег и подчиненных, которые испытывают трудности, рабочий процесс всей команды становится более плавным, и можно ожидать следующих эффектов:

• Улучшение координации между членами команды

• Участники команды могут сотрудничать для решения проблем по мере их возникновения

• Улучшение общей атмосферы в команде

По мере улучшения индивидуальных организационных навыков во всей команде устанавливается система сотрудничества, что приводит к повышению продуктивности.

Навыки планирования помогают не только в бизнесе, но и в повседневной жизни, такой как домашние дела и путешествия.

• Эффективное управление домашними делами и воспитанием детей

• Планирование и получение удовольствия от мероприятий и поездок

• Эффективное продолжение хобби и обучения

Когда вы можете продемонстрировать навыки планирования в повседневных ситуациях, вы создаете больше свободного пространства в своей жизни в целом и можете проводить время более полноценно.

Домашние дела и уход за детьми включают множество ежедневных задач.

Когда вы управляете такими вещами, как стирка, уборка, отвоз и встреча детей, полагаясь только на свою память, вы склонны к упущениям и потерям времени.

Однако, заранее определив приоритеты и позаботившись о том, что можно сделать заблаговременно, вы можете снизить свою ежедневную нагрузку.

В результате вы сможете выделить время для своих детей и для себя, а поскольку у вас будет больше душевного спокойствия, вы сможете проводить дни более мирно.

Цель путешествий и мероприятий — «получить удовольствие», но плохая подготовка обычно делает всё суетливым, когда вы находитесь в пути.

Например, заблаговременная подготовка следующего сделает течение дня более плавным:

• Заранее изучить туристические места и варианты ресторанов

• Предварительно проверить способы транспортировки и время в пути

• Найти информацию о знаменитых сувенирах и местах их покупки

Организовав информацию в некоторой степени заранее, вы сможете сократить время, потраченное на нерешительность в сам день, и насладиться поездкой или мероприятием со спокойной душой.

Для занятых людей с работой и домашними делами, чтобы заниматься хобби и обучением, важно не только иметь мотивацию, но и выделять специальные временные блоки.

Для создания времени попробуйте следующие подходы:

• Используйте время в дороге на работу для обучения

• Читайте всего 30 минут перед сном

• Всегда резервируйте утро выходных как личное время и т.д.

Также рекомендуется заранее определить время для хобби и обучения и сделать это частью вашего ежедневного распорядка.

Умело управляя ограниченным временем, вы можете создать ритм в своей жизни и эффективно продолжать свои хобби и обучение.

<img width="640" height="395" alt="image.png" src="null">

Способность эффективно организовывать задачи полезна во всех аспектах работы и повседневной жизни, а проведение совещаний — это одна из ситуаций, где организационные навыки подвергаются испытанию.

Совещания требуют организации пунктов повестки дня и достижения выводов в ограниченное время, поэтому неадекватная подготовка или плохое ведение записей могут привести к восприятию как обладающего "плохими организационными навыками".

Инструмент для создания протоколов совещаний с помощью ИИ 'Rimo Voice' не только упрощает создание протоколов совещаний, но также включает функции, которые поддерживают проведение совещаний.

• Транскрипция в реальном времени позволяет проверить текст, даже если вы что-то пропустили во время разговора

• ИИ-бот уведомляет за 5 минут до окончания совещания и помогает организовать принятые решения

• После окончания совещания резюме ИИ позволяет немедленно создать и поделиться протоколом совещания

<img width="640" height="404" alt="image.png" src="null">

<img width="640" height="404" alt="段取り４.png" src="null">

'Rimo Voice' предлагает 7-дневную бесплатную пробную версию. Для регистрации требуется либо интеграция с аккаунтом Google/Microsoft, либо адрес электронной почты.

Регистрация кредитной карты не требуется, и сервис автоматически отменяется после окончания пробного периода, поэтому, пожалуйста, не стесняйтесь попробовать его.

Связанная статья: Что такое эффективное управление совещаниями? Объяснение основного процесса и советов для гладкого проведения

Планирование означает организацию процедур и подготовку для обеспечения гладкого хода дел.

Как говорится: «Планирование — это 80%, исполнение — 20%», предварительная подготовка значительно влияет на последующие результаты.

Улучшив свои навыки планирования, вы можете получить следующие преимущества:

• Создать больше свободного времени в работе и уменьшить количество ошибок

• Получить оценку как надежный и заслуживающий доверия человек

• Повысить общую эффективность вашей команды

Кроме того, способность эффективно организовывать планы полезна в личных ситуациях, таких как домашние дела, путешествия, хобби и обучение.

Для тех, кто хочет проводить встречи эффективно, рассмотрите также возможность использования Rimo Voice.

Чтобы иметь больше свободного времени в работе и повседневной жизни, начните с организации своего подхода к делам и приложения усилий к подготовке.