"Dandori" là gì? Cách sử dụng và ứng dụng trong công việc và cuộc sống cá nhân.

Mọi người có lẽ đều đã từng cảm thấy ít nhất một hoặc hai lần trong công việc hay cuộc sống hàng ngày rằng họ muốn "tiến hành một cách có hệ thống và hiệu quả hơn."

"Dantori" (lập kế hoạch có hệ thống) có nghĩa là chuẩn bị mọi thứ trước để các quy trình diễn ra suôn sẻ.

Khi việc lập kế hoạch kém, bạn không thể duy trì sự bình tĩnh trong công việc hay cuộc sống cá nhân, điều này có thể dẫn đến sai lầm và rắc rối.

Bài viết này giới thiệu ý nghĩa của từ "dantori" và các phương pháp để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn.

Bằng cách đọc bài viết này, bạn sẽ hiểu cách tiến hành công việc một cách suôn sẻ và có thể duy trì sự thoải mái hơn trong cuộc sống hàng ngày.

Nếu bạn đang gặp khó khăn vì bị nói rằng khả năng lập kế hoạch của mình kém, hoặc nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn, hãy sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo.

Dandori đề cập đến các thủ tục, trình tự, hoặc sự chuẩn bị để tiến hành công việc.

Ví dụ, khi chuẩn bị cho một cuộc họp, quy trình sau đây tạo thành "dandori":

1. Chia sẻ tài liệu trước

2. Quyết định người thuyết trình

3. Dành thời gian cho câu hỏi và trả lời

Bằng cách tổ chức dandori, các công tác chuẩn bị trước được thực hiện để tiến hành công việc một cách suôn sẻ.

Câu tục ngữ "dandori hachiban, shigoto niban" (80% chuẩn bị, 20% thực hiện) có nghĩa là nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng, công việc thực tế sẽ diễn ra suôn sẻ.

Ví dụ, khi cố gắng đảm bảo một hợp đồng trong bán hàng, nếu bạn nghiên cứu thông tin về khách hàng và chuẩn bị tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ, cuộc đàm phán kinh doanh sẽ diễn ra thuận lợi.

Ngược lại, nếu bạn tham gia một cuộc họp kinh doanh mà không chuẩn bị, bạn sẽ không thể xử lý những câu hỏi bất ngờ, điều này có thể khiến bạn mất uy tín vì khách hàng có thể nghĩ "Tôi có thể thực sự tin tưởng người này không?"

Như "dandori hachiban, shigoto niban" chỉ ra, "chuẩn bị trước" là yếu tố then chốt để thành công trong công việc.

"Dandori" có những sắc thái tinh tế khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề và bối cảnh sử dụng, vì vậy việc chọn từ ngữ không phù hợp có thể khiến việc truyền đạt ý định của bạn trở nên khó khăn.

Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích các cách diễn đạt thay thế cho "dandori" và cách nó được sử dụng trong các ngành nghề khác nhau.

Các Cách Diễn Đạt Thay Thế cho Dandori

"Dandori" thường được thay thế bằng các từ sau:

• Chuẩn bị: Sẵn sàng những thứ cần thiết trước

• Lập kế hoạch: Thiết lập con đường đến mục tiêu

• Lịch trình: Chia nhỏ kế hoạch thành các khung thời gian cụ thể

• Quản lý: Quản lý dòng chảy các sự kiện trong ngày

Tất cả những từ này đều có ý nghĩa tương tự như "dandori," nhưng mỗi từ lại mang một ấn tượng hơi khác nhau.

Đặc biệt khi giao tiếp với những người ở các vị trí khác nhau như cấp trên hoặc đối tác kinh doanh, hãy sử dụng các cách diễn đạt phù hợp để đảm bảo giao tiếp suôn sẻ mà không có hiểu lầm.

Cách Sử Dụng Dandori trong Các Tình Huống Kinh Doanh

Từ "dandori" có ý nghĩa hơi khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề và tình huống sử dụng.

Ví dụ, có những sự khác biệt sau trong cách sử dụng theo ngành nghề:

Như một ví dụ đặc biệt, trong sản xuất, có các khái niệm được gọi là "uchi-dandori" (thiết lập nội bộ) và "soto-dandori" (thiết lập bên ngoài). Những khái niệm này được coi là quan trọng để cải thiện năng suất và có các ý nghĩa sau:

• Uchi-dandori: Chuẩn bị được thực hiện khi máy móc dừng hoạt động

• Soto-dandori: Chuẩn bị được thực hiện khi máy móc đang chạy

Trong sản xuất, chìa khóa của hiệu quả và giảm thời gian làm việc là việc có thể chuyển đổi bao nhiêu thiết lập nội bộ thành thiết lập bên ngoài.

Theo cách này, "dandori" có ý nghĩa hơi khác nhau giữa các ngành nghề.

Tuy nhiên, trong tất cả các ngành nghề, nó thường có nghĩa là "tổ chức việc chuẩn bị và các thủ tục."

Những người được gọi là "kém trong việc lập kế hoạch" chủ yếu có bốn đặc điểm:

• Không chuẩn bị và hành động một cách bừa bãi

• Không thể đặt ra các ưu tiên

• Chỉ quản lý công việc trong đầu

• Giao tiếp trở nên thụ động

Khi mọi việc không tiến triển như mong đợi, nguyên nhân có thể nằm ở cách bạn tiếp cận việc lập kế hoạch.

Hãy suy ngẫm về hành động của chính mình và kiểm tra xem bạn có khớp với bất kỳ đặc điểm nào trong số này không.

Khi bạn bỏ qua việc chuẩn bị trước trong công việc, bạn sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc tiến hành dựa trên tình huống hiện tại, điều này có thể dẫn đến phản ứng chậm trễ hoặc không thể giải quyết vấn đề ngay tại chỗ.

Ví dụ, nếu bạn phụ trách điều hành một cuộc họp nhưng chưa làm quen với tài liệu trước đó, bạn có thể không trả lời được những câu hỏi bất ngờ và có thể cần phải theo dõi sau này.

Bằng cách chuẩn bị trước trong khi xem xét nhiều tình huống với câu hỏi "Điều gì sẽ xảy ra nếu như thế này?", bạn có thể phản ứng một cách bình tĩnh ngay cả khi những tình huống bất ngờ xảy ra.

Việc có thể tiếp cận công việc một cách điềm tĩnh sẽ xây dựng sự tự tin, và tự nhiên dẫn đến đánh giá cao hơn từ người khác.

Khi bạn không thể xác định được thứ tự ưu tiên của các công việc cần làm, những vấn đề sau sẽ xảy ra:

• Bạn sẽ bắt đầu với những công việc ưu tiên thấp và bỏ lỡ thời hạn

• Bạn không thể phân bổ đủ thời gian cho những công việc quan trọng và không tạo ra được kết quả

• Tất cả công việc đều trở nên dang dở, dẫn đến mất lòng tin và đánh giá kém

Việc chỉ đơn giản hoàn thành những công việc trước mắt sẽ không mang lại kết quả như mong đợi.

Bằng cách có ý thức về thứ tự ưu tiên, bạn có thể hiểu rõ "việc gì nên được làm trước" và làm việc một cách hiệu quả.

Hơn nữa, vì bạn có thể phân biệt được những công việc có thể giao cho người khác và những công việc bạn nên tự xử lý, toàn bộ công việc của nhóm có thể diễn ra một cách suôn sẻ.

Khi bạn cố gắng ghi nhớ các công việc chỉ trong đầu, sẽ xảy ra những sai lầm như xung đột lịch trình và trễ hạn.

Cụ thể, có thể mong đợi những trường hợp sau:

• Không thể quản lý lịch trình đúng cách, dẫn đến nhiều cuộc hẹn xung đột với nhau

• Quên những công việc đã hoãn lại, dẫn đến việc trễ hạn

Càng có nhiều công việc, việc quản lý chúng chỉ trong đầu càng trở nên khó khăn, dẫn đến tăng sự sơ suất và sai lầm.

Để ổn định hiệu suất công việc, khuyến nghị nên trực quan hóa các công việc bằng cách sử dụng ghi chú và các công cụ quản lý công việc.

Khi các báo cáo và giao tiếp bị trì hoãn, điều này không chỉ ảnh hưởng đến bản thân bạn mà còn ảnh hưởng đến lịch trình của đối phương.

Ví dụ, nếu bạn biết mình sẽ không đáp ứng được thời hạn nhưng chỉ thông báo cho họ vào phút cuối, đối phương sẽ buộc phải sắp xếp lại lịch trình của họ, gây ra sự bất tiện.

Khi bạn lo lắng về phản ứng của đối phương, bạn có xu hướng muốn trì hoãn việc giao tiếp.

Tuy nhiên, bằng cách giao tiếp sớm, bạn tạo cho đối phương không gian để điều chỉnh, cho phép bạn tránh làm tổn hại mối quan hệ.

Hãy tạo thói quen giao tiếp trước, không chỉ xem xét "sự thuận tiện của bản thân" mà còn cả "sự thuận tiện của đối phương."

Năm điểm chính cần ghi nhớ để cải thiện thiết lập và tổ chức của bạn là:

• Làm rõ mục tiêu và lập kế hoạch ngược

• Chia nhỏ công việc và ưu tiên chúng

• Ước tính yêu cầu thời gian và đảm bảo thời gian dự phòng

• Sử dụng danh sách kiểm tra và các công cụ

• Làm những gì bạn có thể trước thời hạn

Mục đích của tất cả những phương pháp này là "chuẩn bị và tạo ra không gian thở."

Hãy thử áp dụng những phương pháp mà bạn có thể thực hiện để tạo ra nhiều không gian và sự thoải mái hơn trong công việc và cuộc sống hàng ngày của bạn.

Trước tiên, hãy làm rõ mục tiêu của bạn (kết quả bạn muốn đạt được).

Một khi mục tiêu đã được xác định, bạn có thể lập kế hoạch cho các hành động cần thiết bằng cách làm việc ngược từ thành tựu đó, cho phép bạn tiến hành công việc một cách hiệu quả.

Ví dụ, nếu bạn đặt mục tiêu "hoàn thành cuộc họp nội bộ tiếp theo trong vòng 30 phút," thì cần có những kế hoạch và hành động sau:

• Thu hẹp các mục chương trình nghị sự

• Chia sẻ tài liệu trước

• Quyết định thời gian phân bổ cho từng người thuyết trình trước

• Xác nhận trước các câu hỏi dự kiến và luồng tiến hành

Bằng cách sắp xếp việc chuẩn bị theo hướng làm việc ngược từ mục tiêu, bạn sẽ có thể tiến hành các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.

Khi các công việc vẫn còn lớn, bạn sẽ thấy mình băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu. Do đó, điều quan trọng là phải chia nhỏ các công việc cho đến khi bạn có thể thấy rõ những gì cần làm ngay lúc này.

Ví dụ, nếu bạn có một công việc gọi là "tạo tài liệu", hãy chia nhỏ như sau:

• Thu thập thông tin cần thiết (nghiên cứu dữ liệu, phỏng vấn, v.v.)

• Quyết định cấu trúc (tổ chức chương, thiết kế câu chuyện)

• Hoàn thành việc viết

• Tạo biểu đồ và hình ảnh

• Kiểm tra cuối cùng và chỉnh sửa

Khi thực hiện các công việc đã được chia nhỏ, hãy dành thêm thời gian cho các khía cạnh "chuẩn bị" của việc tạo tài liệu, đặc biệt là thu thập thông tin và xây dựng cấu trúc.

Bằng cách thiết lập một nền tảng vững chắc, công việc tiếp theo sẽ diễn ra suôn sẻ, và kết quả là công việc của bạn sẽ tiến triển một cách có tổ chức.

Để làm việc hiệu quả, điều quan trọng là phải ước tính trước mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao nhiều thời gian và đảm bảo có khoảng dự phòng (buffer).

Ví dụ, hãy thử viết ra thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ như sau:

• Chuẩn bị tài liệu: 3 giờ

• Họp với đối tác kinh doanh: 2 giờ

• Gọi điện cho khách hàng tiềm năng: 1 giờ

Bằng cách hình dung thời gian cần thiết, bạn sẽ thấy rõ khi nào nên bắt đầu và kết thúc từng nhiệm vụ.

Khi được giao công việc mới, bạn có thể ngay lập tức chia sẻ nguồn lực hiện tại của mình, giúp việc thương lượng thời hạn và điều chỉnh ưu tiên trở nên dễ dàng hơn.

Để cải thiện khả năng tổ chức của bạn, điều quan trọng là làm cho các nhiệm vụ của bạn trở nên rõ ràng.

Để làm cho các nhiệm vụ trở nên rõ ràng, danh sách kiểm tra và các công cụ quản lý nhiệm vụ rất hữu ích.

Ví dụ, các công cụ kiểm tra dễ sử dụng cho điện thoại thông minh bao gồm:

• Chức năng ghi chú của iPhone

• Danh sách VIỆC CẦN LÀM của Google

• Notion

Với chức năng ghi chú của iPhone, bạn có thể quản lý tiến độ nhiệm vụ bằng cách thêm dấu kiểm vào danh sách có dấu đầu dòng như được hiển thị bên dưới.

<img width="640" height="345" alt="image.png" src="null">

Ngoài ra, "Google To Do List" có thể được tích hợp với Google Calendar và Gmail, trong khi "Notion" cho phép bạn chia sẻ nhiệm vụ với các nhóm.

<img width="640" height="345" alt="image.png" src="null">

Vì các ứng dụng khác nhau cung cấp nhiều lợi ích khác nhau, vui lòng thử sử dụng các công cụ phù hợp với mục đích của bạn.

Để tiến hành công việc một cách hiệu quả, việc giải quyết những gì bạn có thể làm trước thời hạn cũng rất quan trọng.

Điều này là do việc thúc đẩy các nhiệm vụ có thể hoàn thành sớm sẽ tạo ra sự linh hoạt hơn về thời gian và nguồn lực.

Ví dụ, nếu bạn hoàn thành việc nghiên cứu sơ bộ cho tài liệu trước thời hạn, bạn có thể phân bổ thời gian để kiểm tra chi tiết và chỉnh sửa trong giai đoạn cuối, dẫn đến tài liệu có độ chính xác cao với ít sai sót hơn.

Phát triển thói quen hoàn thành những gì bạn có thể trước thời hạn sẽ tạo ra sự linh hoạt trong phong cách làm việc của bạn, điều này làm tăng sự tin tưởng và đánh giá từ những người xung quanh, dẫn đến các cơ hội cho công việc trong tương lai.

Khi bạn có thể tiến hành công việc một cách có tổ chức tốt, bạn sẽ đạt được những lợi ích sau:

• Công việc trở nên dễ quản lý hơn và giảm thiểu sai sót

• Bạn được đánh giá là một nhân tài đáng tin cậy

• Bạn có thể nâng cao hiệu suất của đội nhóm

Đầu tiên, công việc của chính bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, và kết quả là hiệu suất của môi trường xung quanh và toàn bộ tổ chức cũng sẽ được cải thiện.

Khi bạn tập trung vào việc lập kế hoạch và chuẩn bị sắp xếp, kế hoạch trước, bạn tạo ra nhiều thời gian và không gian tinh thần hơn.

Việc có thêm năng lực này cho phép bạn dành thời gian để kiểm tra và thực hiện các chỉnh sửa, giúp dễ dàng ngăn ngừa những sai lầm đơn giản do vội vàng gây ra.

Ngoài ra, khả năng hoàn thành công việc trước thời hạn là một lợi thế vì nó cho phép bạn tập trung vào chất lượng của các sản phẩm bàn giao.

Những người làm việc nhanh chóng trong khi vẫn duy trì chất lượng cao đạt được kết quả chính xác vì họ xử lý công việc của mình với kế hoạch và tổ chức tốt.

Những người giỏi tổ chức và lập kế hoạch có thể liên tục tạo ra kết quả, giúp họ dễ dàng giành được sự tin tưởng từ những người xung quanh.

Tuy nhiên, chỉ đơn thuần có thể xử lý công việc một cách hiệu quả thôi là chưa đủ để trở thành một người đáng tin cậy.

Cụ thể, điều quan trọng là phải tích lũy những thực hành cơ bản sau đây:

• Đáp ứng thời hạn và giữ lời hứa

• Cung cấp báo cáo, giao tiếp và tham vấn vào thời điểm thích hợp

• Duy trì giao tiếp suôn sẻ với những người xung quanh

Bằng cách thực hành một cách đáng tin cậy những điều cơ bản này, bạn có thể giành được sự tin tưởng từ người khác và trở thành người có thể được giao phó công việc một cách tự tin.

Khi bạn có thể quản lý hiệu quả các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ tạo ra không gian để giúp đỡ các thành viên khác.

Bằng cách hỗ trợ các đồng nghiệp và cấp dưới đang gặp khó khăn, quy trình làm việc của toàn bộ đội nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn, và có thể mong đợi những hiệu quả sau:

• Cải thiện sự phối hợp giữa các thành viên trong đội

• Các thành viên có thể cộng tác để xử lý các vấn đề khi chúng phát sinh

• Không khí làm việc chung của đội nhóm tốt hơn

Khi kỹ năng tổ chức cá nhân được cải thiện, một hệ thống cộng tác sẽ được thiết lập trên toàn bộ đội nhóm, dẫn đến việc tăng năng suất.

Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ hữu ích trong kinh doanh mà còn trong cuộc sống hàng ngày như việc nhà và du lịch.

• Quản lý công việc nhà và chăm sóc con cái một cách suôn sẻ

• Lập kế hoạch và tận hưởng các sự kiện và chuyến đi

• Tiếp tục sở thích và học tập một cách hiệu quả

Khi bạn có thể thể hiện kỹ năng lập kế hoạch trong các tình huống hàng ngày, bạn sẽ tạo ra nhiều không gian thở hơn trong cuộc sống tổng thể và có thể dành thời gian trọn vẹn hơn.

Việc nhà và chăm sóc con cái bao gồm nhiều công việc hàng ngày.

Khi chỉ quản lý những việc như giặt giũ, dọn dẹp, đưa đón con cái trong đầu, bạn có xu hướng gặp phải những sơ suất và lãng phí thời gian.

Tuy nhiên, bằng cách quyết định thứ tự ưu tiên trước và lo những việc có thể làm trước lịch trình, bạn có thể giảm bớt gánh nặng hàng ngày.

Kết quả là, bạn có thể dành thời gian cho con cái và bản thân, và vì sẽ có nhiều không gian tinh thần hơn, bạn có thể trải qua những ngày tháng bình yên hơn.

Mục đích của du lịch và các sự kiện là để "vui chơi", nhưng việc chuẩn bị kém thường khiến mọi thứ trở nên hối hả khi bạn ra ngoài.

Ví dụ, việc chuẩn bị trước những điều sau đây sẽ giúp lịch trình trong ngày diễn ra suôn sẻ hơn:

• Tìm hiểu trước về các điểm du lịch và lựa chọn nhà hàng

• Kiểm tra phương tiện di chuyển và thời gian đi lại trước

• Tìm hiểu về những món quà lưu niệm nổi tiếng và nơi mua chúng

Bằng cách sắp xếp thông tin ở một mức độ nhất định trước đó, bạn có thể giảm thời gian phân vân trong ngày và tận hưởng chuyến đi hoặc sự kiện một cách yên tâm.

Đối với những người bận rộn với công việc và việc nhà muốn theo đuổi sở thích và học tập, điều quan trọng không chỉ là có động lực mà còn phải đảm bảo có những khoảng thời gian dành riêng.

Để tạo ra thời gian, hãy thử những cách tiếp cận sau:

• Sử dụng thời gian đi lại để học tập

• Chỉ đọc sách 30 phút trước khi đi ngủ

• Luôn dành riêng buổi sáng cuối tuần làm thời gian cá nhân, v.v.

Cũng được khuyến nghị là nên xác định trước thời gian cho sở thích và học tập và biến nó thành một phần trong thói quen hàng ngày của bạn.

Bằng cách quản lý khéo léo thời gian có hạn, bạn có thể tạo ra nhịp điệu trong cuộc sống và tiếp tục sở thích cũng như việc học tập một cách hiệu quả.

<img width="640" height="395" alt="image.png" src="null">

Khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả rất hữu ích trong mọi khía cạnh của công việc và cuộc sống hàng ngày, và điều hành cuộc họp là một trong những tình huống mà kỹ năng tổ chức được đặt lên bàn cân.

Các cuộc họp đòi hỏi phải sắp xếp các mục chương trình và đưa ra kết luận trong thời gian có hạn, vì vậy việc chuẩn bị không đầy đủ hoặc ghi chép kém có thể dẫn đến việc bị đánh giá là có "kỹ năng tổ chức kém."

Công cụ tạo biên bản cuộc họp bằng AI 'Rimo Voice' không chỉ đơn giản hóa việc tạo biên bản cuộc họp mà còn bao gồm các tính năng hỗ trợ điều hành cuộc họp.

• Phiên âm thời gian thực cho phép bạn kiểm tra văn bản ngay cả khi bạn bỏ lỡ điều gì đó trong cuộc trò chuyện

• AI Bot thông báo 5 phút trước khi cuộc họp kết thúc và giúp tổ chức các quyết định đã đưa ra

• Sau khi cuộc họp kết thúc, tóm tắt bằng AI cho phép tạo và chia sẻ biên bản cuộc họp ngay lập tức

<img width="640" height="404" alt="image.png" src="null">

<img width="640" height="404" alt="段取り４.png" src="null">

'Rimo Voice' cung cấp dùng thử miễn phí trong 7 ngày. Đăng ký yêu cầu tích hợp tài khoản Google/Microsoft hoặc địa chỉ email.

Không cần đăng ký thẻ tín dụng, và dịch vụ sẽ tự động hủy sau khi thời gian dùng thử kết thúc, vì vậy xin vui lòng thử nghiệm.

Bài viết liên quan: Quản lý cuộc họp hiệu quả là gì? Giải thích quy trình cơ bản và mẹo để tiến hành suôn sẻ

Lập kế hoạch có nghĩa là tổ chức các quy trình và chuẩn bị để mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Như câu nói "Lập kế hoạch chiếm 80%, thực hiện chiếm 20%", việc chuẩn bị trước có ảnh hưởng lớn đến kết quả sau này.

Bằng cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của mình, bạn có thể đạt được những lợi ích sau:

• Tạo ra nhiều không gian thở hơn trong công việc và giảm thiểu sai sót

• Được đánh giá là một người đáng tin cậy và có thể dựa vào được

• Nâng cao hiệu suất tổng thể của nhóm

Ngoài ra, khả năng tổ chức kế hoạch hiệu quả còn hữu ích trong các tình huống cá nhân như việc nhà, du lịch, sở thích và học tập.

Đối với những ai muốn tổ chức các cuộc họp một cách hiệu quả, vui lòng cân nhắc sử dụng Rimo Voice.

Để có nhiều không gian thở hơn trong công việc và cuộc sống hàng ngày, hãy bắt đầu bằng việc tổ chức cách tiếp cận của bạn đối với mọi việc và nỗ lực trong việc chuẩn bị.