【無料あり】ナレッジベースツールおすすめ17選！自社に合う選び方と費用感

ナレッジベースツールとは、社内マニュアル・FAQ・議事録・過去の対応履歴を1か所に集め、必要なときに検索して取り出せるようにするツールです。

本記事では、ナレッジベースツールおすすめ17選と種類、選び方、料金相場、導入の4ステップを解説します。

自社の課題に合う製品を絞り込み、導入後も継続的に活用されるナレッジ基盤を整える際の参考にしてください。

既存の議事録や社内資料を、検索するだけでなく実際の業務にも活用したい場合は、 Rimo ナレッジAIも検討してみてください。

Rimo ナレッジAIは、社内資料や各種システムの情報をもとに、社員からの質問に回答できるサービスです。回答の根拠となった情報も確認できます。 

さらに、見つけた情報をもとに資料作成なども進められるため、「必要な情報を探す」作業から「その情報を使って仕事を進める」ところまでAIに任せられます。

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ナレッジベースツールとは｜社内外の知識を蓄積して検索・活用できるツール

ナレッジベースツールとは、マニュアル・FAQ・議事録・対応履歴などを蓄積し、必要な人が検索・参照・再利用できる状態をつくるツールです。

用途は、社員が利用する社内向けと、顧客が利用する社外向けに分かれます。

社内向けでは情報検索や属人化の解消、社外向けではFAQによる自己解決の支援や対応品質の統一などに活用できます。

ナレッジベースツールが求められる背景

ナレッジベースツールへの関心が高まっている背景には、以下のようなものがあります。

情報を保存するだけでは、ナレッジ共有の課題は解消できません。情報が増えた後も探せる仕組みまで含めて設計する必要があります。

ナレッジベースツールの機能

ナレッジベースツールには複数の機能がありますが、製品選定では自社の課題に関係する機能から確認すると比較しやすくなります。

主に確認したい機能は、次の6つです。

すべての機能が充実した製品を探す必要はありません。

「資料はあるのに見つからない」のであれば全文検索やAI検索を優先し「情報が増えない」のであれば入力や更新のしやすさを重視してください。

ナレッジベースツールの活用シーン

ナレッジベースツールの活用シーンを整理すると、次のようになります。

登録する情報から決めるのではなく「どの業務で情報を探す時間や質問の回数を減らしたいか」から考えると、必要な機能を判断しやすくなります。

共有フォルダ（ファイルサーバー）との使い分け

共有フォルダとナレッジベースツールは、どちらか一方へ統一する必要はありません。情報の保管と、情報を探して活用する役割を分けて考えると使い分けやすくなります。

主な違いは次のとおりです。

保存場所やファイル名がわかっている資料は、共有フォルダでも管理できます。

一方、複数の資料を開かなければ答えが見つからない場合は、全文検索やAI検索に対応したナレッジベースツールがおすすめです。

Rimo ナレッジAIのように既存ストレージと連携できる製品を選べば、すべての資料を移動せずに活用できる場合もあります。

▶関連記事：ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは？属人化を防ぐ完全ガイド＆ツール12選

▶関連記事：ナレッジ経営とは？手法・成功事例を初心者向けにわかりやすく解説

ナレッジベースツールの4つの種類と向いている企業

ナレッジベースツールは、情報の蓄積方法と利用方法によって大きく4種類に分けられます。

• AI検索・ナレッジ活用型

• 社内wiki・ドキュメント型

• FAQ・ヘルプデスク型

• グループウェア・オンラインストレージ型

1. AI検索・ナレッジ活用型｜散在した資料からAIが横断的に回答する

AI検索・ナレッジ活用型は、登録した社内資料をAIが参照し、自然文の質問に回答するタイプです。

利用者がファイル名や保存場所を覚えていなくても、質問内容に関連する情報を探せる点が特徴です。

マニュアル・議事録・FAQなどがすでに蓄積されているものの、必要な資料を探す時間がかかっている企業に向いています。

選定時は回答精度だけでなく、参照した元資料を確認できるか、既存のアクセス権限をどのように扱うかも確認してください。

2. 社内wiki・ドキュメント型｜マニュアルや手順書を体系的に蓄積する

社内Wiki・ドキュメント型は、社員がページを作成し、マニュアルや手順書を体系的に蓄積するタイプです。

テンプレートや階層、タグを使って情報を整理できるため、社内ルールや業務手順を継続的に書き残したい企業に適しています。

一方で、情報を蓄積するには、社員が記録・更新を続けられる運用が必要です。投稿のしやすさだけでなく、古いページを見直す担当者や更新周期も決めておきましょう。

3. FAQ・ヘルプデスク型｜問い合わせ対応の削減に直結する

FAQ・ヘルプデスク型は、想定される「質問と回答（Q&A）」をセットで蓄積し、社内外からの問い合わせ対応を自動化・効率化するツールです。

総務・人事・情報システム部門への社内問い合わせや、カスタマーサポートで同じ質問が繰り返されている場合に適しています。

利用者が必要な情報を探しやすい検索画面になっているかに加え、検索しても答えが見つからなかった内容を把握できるかも確認してください。

4. グループウェア・オンラインストレージ型｜既存のIT環境をそのまま使う

グループウェア・オンラインストレージ活用型は、すでに利用しているチャットやファイル共有環境をナレッジの保管場所として使う方法です。

新しいツールへ情報を移す負担を抑えやすく、既存サービスの検索・権限管理機能をそのまま利用できます。

ただし、情報がチャットや大量のファイルに埋もれる場合は、保管場所を増やすだけでは課題を解決できません。全文検索やAI検索機能があるかどうかも確認しましょう。

ナレッジベースツールおすすめ17選をタイプ別に比較

主要なナレッジベースツール17選の機能・料金・無料プランの有無を一覧表にまとめました。自社の目的に合うタイプから比較検討してください。

料金やプラン内容は変更される場合があります。導入前には各サービスの公式サイトで最新情報を確認してください。

以下では、それぞれのナレッジベースツールについて、特徴や導入するメリットを詳しく解説します。

1. Rimo ナレッジAI（Rimo合同会社）｜社内資料をアップロードするだけで自社専用のAIチャットが完成

Rimo ナレッジAIは、手元のファイルをアップロードするだけで、自社資料の内容に基づいて回答するAIチャットを用意できるサービスです。

PDF・Word・PowerPointなどの社内資料や議事録を取り込み、質問への回答だけでなく資料作成やメール下書きなどのタスクにもつなげられます。

フォルダ階層も認識するため、新旧の資料が混在している場合でも、AIが参照すべき情報を判断しやすい設計です。

既存の社内資料をそのまま活用できるため、情報を新しいツールへ移したり、内容を書き直したりする手間を抑えられます。すでに多くの資料を蓄積しており、ナレッジベースを一から作り直すのが難しい企業にも適しています。

料金の目安は以下のとおりです。

• 法人：月5万円～

• チームプラン：6,000円

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※ナレッジAIは2026年にサービスを開始したばかりのため、第三者レビューサイトでの評価はまだこれからです。運営会社が提供するサービス（Rimo Voice）の評判・口コミを知りたい方は、以下の記事もあわせてチェックしてみてください。

関連記事：Rimo Voiceの評判・口コミは？特長や無料トライアルの始め方も解説

2. PKSHA AIヘルプデスク（株式会社PKSHA Technology）｜Teamsで社内問い合わせをAIが一次対応する

出典：PKSHA AIヘルプデスク

PKSHA AIヘルプデスクは、Microsoft Teamsを問い合わせ窓口として、AIと有人対応を組み合わせられる社内ヘルプデスクです。

FAQで回答できる質問はFAQエージェントが対応し、解決できない場合はSharePoint Onlineの資料をドキュメントエージェントが参照します。それでも回答できない質問は担当部署へ引き継ぐことができるため、AIだけで無理に完結させない運用が可能です。

有人対応で得られた回答を次回以降のナレッジとして活用できる点も特徴です。問い合わせ対応を繰り返すほど回答できる範囲を広げやすく、情シスや人事への同じ質問を減らしたい企業に向いています。

• 料金：要問い合わせ

• 無料デモ：あり

普段からTeamsを利用しており、新しい問い合わせツールの社内定着にかかる負担を抑えたい企業にも適しています。

3. QuickSolution（住友電工情報システム株式会社）｜ファイルサーバーからクラウドまで横断検索する

出典：QuickSolution

QuickSolutionは、複数のファイルサーバーやクラウドに分散した情報を横断検索できるツールです。

検索対象のデータを新しいナレッジベースへ移し替えなくても、既存の保存場所をまたいで必要な情報を探せます。アクセス権限を考慮した検索にも対応するため、部署や役職ごとに閲覧範囲が異なる大規模組織でも、現在の管理方法を生かしながら検索性を高められます。

データ量に応じてGrade200（データ件数：200万）からGradeMax（データ件数：無制限）まで5モデルが用意されているため、大量の文書を保有する企業でも規模に合わせて導入できます。

• 料金：要問い合わせ

• モデル数：5種類

• 対応規模：Grade200は200万件、GradeMaxは件数無制限

既存ファイルを別ツールへ移行する負担を避けながら、社内検索を改善したい企業に適しているでしょう。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「QuickSolutionの評判・口コミ」 

4. NotePM（株式会社プロジェクト・モード）｜全文検索に強い国産の社内wiki

出典：NotePM 

NotePMは、マニュアルや業務手順書、社内FAQなどを作成・共有するための国産社内wikiです。

テンプレートを使って文書を作成できるため、部署ごとに書式がばらつく状態を防ぎやすくなります。

ページだけでなく添付したOfficeファイルやPDFも検索対象にできるため「資料はあるが保存場所やファイル名を思い出せない」という場面でも情報へたどり着きやすい点が特徴です。

また、編集ユーザーとは別に、閲覧専用ユーザーを設定できます。そのため、マニュアルを作る担当者は限定しつつ、店舗や現場を含む多くの社員へ共有したい企業におすすめです。

2026年8月1日以降、新規契約できる最小プランは以下です。

• プラン10：月額5,400円税抜

• 編集ユーザー：10名

• 閲覧専用ユーザー：30名

• 合計：40名

• 無料トライアル：30日間

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「NotePMの評判・口コミ」 

5. Confluence（Atlassian）｜Jira連携で開発チームの文書を一元管理する

出典：Confluence

Confluenceは、ドキュメントやホワイトボード、データベースなどを一つのワークスペースへ集約できる社内wikiです。

JiraをはじめとしたAtlassian製品との連携に強く、開発仕様やプロジェクトの進捗、会議記録を関連付けて残せます。資料とタスクを別々に探す必要が減るため、開発チームや複数部門が参加するプロジェクトの情報基盤として使いやすい点が特徴です。

ページを階層化して整理できるため、情報量が増えてもテーマごとに構造を作りやすくなります。

• Freeプラン：0円

• 利用人数：最大10ユーザー

• ストレージ：2GB

• Standard（744円）・Premium（1,432円）：無料トライアルあり

まず少人数で情報の整理方法を試してから、本格導入したい企業にも向いています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Confluenceの評判・口コミ」

6. Kibela（BitJourney, Inc.）｜5人まで無料で使える国産の情報共有ツール

出典：Kibela

Kibelaは、チーム内の情報を蓄積・共有できる国産ツールです。

記事をグループごとに整理でき、部署やプロジェクト単位で情報の置き場所を分けられます。

スタンダードプラン以上ではKibela AIも利用可能です。AI検索やAIエディタ機能を利用でき、記事を蓄積するだけではなく、AIで情報を検索・活用できるナレッジ基盤として運用できます。

少人数なら無料で始められ、組織規模やセキュリティ要件に合わせてプランを上げられる点も特徴です。

• コミュニティ：無料・5名まで

• ライト：月額550円税込／人

• スタンダード：月額880円税込／人

• エンタープライズ：月額1,650円税込／人

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Kibela キベラの評判・口コミ」

7. DocBase（KRAY, Inc.）｜マークダウンで書けて公開範囲を細かく設定できる

出典：DocBase

DocBaseは、Markdownを使ってメモや業務ノウハウを手軽に共有できる社内wikiです。

文章を書いて公開するまでの操作がシンプルで、グループ単位で公開範囲を設定できます。全社員向けのマニュアルから、特定プロジェクトだけで共有する技術情報まで同じ環境で管理しやすい点が特徴です。

外部公開用URLも発行できるため、社内ナレッジだけではなく顧客や取引先と共有する資料にも活用できます。

• パーソナル：月額550円税込・1名

• スターター：月額1,320円税込・3名まで

• ベーシック：月額4,950円税込・10名まで

• レギュラー：月額11,000円税込・30名まで

• 無料トライアル：30日間

小規模なチームから始め、利用人数に合わせて段階的に広げたい企業に向いています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「DocBaseの評判・口コミ」 

8. Qast（any株式会社）｜Q&A形式でノウハウを自然に蓄積する

出典：Qast

Qastは、Q&Aやファイル、会議で生まれた知識をAIでナレッジ化できるプラットフォームです。

社内版の知恵袋として質問と回答を蓄積するだけでなく、既存ファイルをナレッジへ変換する機能や、蓄積情報をもとに回答するAIを備えています。

AIが有識者へ質問して暗黙知を引き出す「AIナレッジインタビュー」にも対応しており、ナレッジ共有が、文書作成を得意とする一部の社員に依存しにくい点が特徴です。

「誰が何に詳しいか」も可視化できるため、情報そのものだけでなく、社内の有識者を探す用途にも活用できます。

• 有料プラン：利用人数などに応じて要問い合わせ

• 無料プラン：10名以下

• 無料プランのAI機能：なし

文書化されていない現場の経験やノウハウまで残したい企業に適しています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Qastの評判・口コミ」 

9. Zendesk｜顧客向けヘルプセンターをAIで構築・運用する

出典：Zendesk

Zendeskは、FAQや問い合わせ履歴、顧客とのやり取りをまとめて管理できるカスタマーサービス向けプラットフォームです。

メールやチャットなど複数チャネルから届く問い合わせを一つの画面で管理でき、担当者は過去の経緯を確認しながら対応できます。

AIエージェントも組み合わせられるため、よくある質問には自動対応し、担当者は判断が必要な問い合わせに時間を使いやすくなります。

ナレッジベース単体で終わらず、問い合わせ管理やサポート業務全体までまとめて改善したい企業におすすめです。

• 料金：19ドル～

• 無料トライアル：14日間

• クレジットカード：無料トライアルでは不要

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Zendeskの評判・口コミ」

10. Helpfeel（株式会社Helpfeel）｜特許技術の検索で自己解決率を高めるFAQ

出典：Helpfeel

Helpfeelは、ユーザーが入力する言葉の違いを考慮し、求めているFAQへ導くことを重視した検索型FAQサービスです。

FAQを用意しても、利用者が企業側と同じ言葉で検索するとは限りません。Helpfeelでは検索性を高めることで「情報は掲載されているのに見つけてもらえない」という問題を抑え、問い合わせ前の自己解決を促します。

Helpfeel Analyticsではアクセス解析や導線改善の提案が基本料金に含まれます。FAQ公開後の改善を続ける運用体制を自社だけでは整えにくい企業にも向いているでしょう。

• 料金体系：初期費用＋月額費用

• 金額：個別見積もり

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Helpfeelの評判・口コミ」 

11. Tayori（株式会社PR TIMES）｜無料から始められるFAQ・フォーム作成ツール

出典：Tayori

Tayoriは、FAQだけでなく問い合わせフォーム、アンケート、有人チャット、AIチャットボットをまとめて利用できるカスタマーサポートツールです。

複数のサービスを個別に導入せず、問い合わせの受付から自己解決、顧客の声の収集まで一つの環境で進められます。専任のシステム担当者がいない企業でも導入しやすい点が特徴です。

• フリープラン：0円

• スタータープラン：月額3,800円税抜

• プロフェッショナルプラン：月額11,980円税抜

• エンタープライズプラン：月額25,400円税抜

• エンタープライズ初期費用：50,000円税抜

問い合わせ対応に必要な機能をまとめて導入し、ツールの数を増やしたくない企業に向いています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Tayoriの評判・口コミ」 

12. Notion（Notion Labs, Inc.）｜ドキュメントとデータベースを1か所に集約する

出典：Notion

Notionは、ドキュメント、社内wiki、データベース、プロジェクト管理を一つのワークスペースにまとめられるツールです。

文章だけでなく、タスクや顧客情報などをデータベース化し、関連するページ同士をつなげて管理できます。

そのため、マニュアルだけを保存するのではなく「プロジェクト情報と手順書」「顧客情報と対応ノウハウ」のように業務情報を横断して整理したい場合に向いています。

ビジネスプランではNotionエージェントやAIミーティングノート、エンタープライズサーチによる社内情報検索も利用できます。

• フリー：0円

• プラス：月額1,650円／メンバー

• ビジネス：月額3,150円／メンバー

• エンタープライズ：要問い合わせ

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Notionの評判・口コミ」

13. Microsoft SharePoint（Microsoft）｜Microsoft 365環境をそのままナレッジ基盤にする

出典：Microsoft SharePoint 

SharePointは、チームサイトを作成し、文書や社内情報を組織単位で管理・共有できるMicrosoftのサービスです。

WordやExcelなどのファイルを共有しながら共同編集でき、バージョン管理やアクセス制御にも対応しています。個人のフォルダへ資料が散らばる状態を防ぎ、部署やプロジェクト単位で情報の置き場所を整えやすい点が特徴です。

Microsoft 365を中心に業務をしている企業なら、TeamsやOneDriveなど既存環境とのつながりを保ったままナレッジ基盤を構築できます。

• SharePointプラン1：月額1,049円税抜／ユーザー

• 契約：年間サブスクリプション

• ストレージ：ユーザー1人あたり1TB

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「SharePointの評判・口コミ」

14. ナレカン（株式会社Stock）｜自然言語で社内ナレッジを検索できる

出典：ナレカン

ナレカンは、社内に蓄積した情報を自然な文章で検索できるナレッジ管理ツールです。

キーワードを正確に覚えていなくても、知りたい内容を質問する形で検索できます。自然言語検索では回答とあわせて参照したナレッジのURLも確認できるため、AIの回答だけで判断せず、元情報までたどれる点が特徴です。

ファイルや画像内のテキストも検索対象にできるため、文章として整理された記事だけではなく、既存資料も含めて探しやすくなります。

• 料金：要問い合わせ

• 自然言語検索：プレミアムプランで利用可能

• 無料トライアル：可能

「情報は保存しているものの、社員が検索で見つけられず人に聞いている」という企業に向いています。

【評判】

引用：BOXIL SaaS「ナレカンの評判・口コミ」

15. ALPHA SCOPE（株式会社プラスアルファ・コンサルティング）｜社内向けと顧客向けのFAQを一つのシステムで運用する

出典：ALPHA SCOPE

ALPHA SCOPEは、ユーザー向けFAQとコールセンターなどで使うオペレーター向けFAQをまとめて運用できるFAQシステムです。

顧客と社内担当者が参照する情報を別々に管理すると、同じ商品情報を複数箇所で更新する必要があります。

ALPHA SCOPEなら用途の異なるFAQを同じ仕組みで管理できるため、更新漏れを抑えながら回答内容をそろえやすくなります。

利用前のトレーニングや導入後の活用支援も用意されており、FAQシステムを初めて導入する企業でも運用方法を整えながら進められます。

• 料金：要問い合わせ

顧客の自己解決を促し、オペレーターの回答業務も効率化したいコールセンターやサポート部門に向いています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「アルファスコープの評判・口コミ」 

16. Google Workspace（Google）｜Gemini搭載のGoogle環境をそのままナレッジ基盤にする

出典：Google Workspace

Google Workspaceは、Google Driveやドキュメント、サイトなどを組み合わせて社内情報を蓄積・共有できる業務基盤です。

共有ドライブではファイルを個人ではなく組織で管理できるため、担当者の異動や退職後も資料を引き継ぎやすくなります。

ドキュメントやスプレッドシートを複数人で同時編集できるため、情報を保存するだけではなく、日々更新しながらナレッジを育てる運用にも向いています。

現在はGeminiも各プランに組み込まれており、普段使っているGoogle環境のままAIを業務へ取り入れやすい点も特徴です。

年間契約の料金は以下のとおりです。

• Business Starter：月額800円／ユーザー

• Business Standard：月額1,600円／ユーザー

• Business Plus：月額2,500円／ユーザー

• 無料トライアル：14日間

• Business系プラン：最大300ユーザー

Google環境をすでに利用しており、新しいナレッジ管理ツールを追加せずに情報共有の環境を整えたい企業に適しています。

【良い評判】

【気になる評判】

引用：ITreview「Google Workspaceの評判・口コミ」

17. esa（合同会社esa）｜書き途中の情報から共有してチームで育てる

出典：esa

esaは、完成したマニュアルだけではなく、書き途中の段階からチームで共有し、育てられるドキュメント共有サービスです。

特徴的なのが、記事を「WIP」として公開できる機能です。完成するまで個人の手元に情報を抱え込まず、途中段階から共有できるため、ほかのメンバーが補足や修正を加えながらナレッジを充実させられます。

Markdown、リアルタイム共同編集、バージョン管理、カテゴリ整理にも対応しており、開発チームをはじめ、文章を書きながら知識を蓄積する組織と相性が良いでしょう。

料金体系もシンプルです。

• 月額500円税込／ユーザー

• 無料トライアル：チーム作成月から2ヶ月後の月末まで

• アップロード容量：原則無制限

• 全機能を同一料金で利用可能

「完成した文書だけを残す」運用では情報共有が進まない企業や、日々生まれる知見を早い段階から蓄積したいチームに向いています。

本記事で紹介した以外にも以下の記事でナレッジ共有ツールを紹介しています。

▶関連記事：【徹底比較】ナレッジ共有ツール16選！無料プラン・料金相場・選び方を解説

ナレッジベースツールの選び方7つのポイント

自社に最適なナレッジベースツールを選定する際は、以下の7つのポイントを順番にチェックしてください。

• 社内向けか顧客向けか、利用対象で選ぶ

• 添付ファイルの中身まで探せる検索精度で選ぶ

• 誰でも書ける投稿・更新のしやすさで選ぶ

• Slack・Teamsなど既存ツールとの連携で選ぶ

• セキュリティと権限管理の要件で選ぶ

• 既存のExcel・PDF資料などをどこまで移行できるかで選ぶ

• AIが参照する情報と根拠を管理できるかで選ぶ

1. 社内向けか顧客向けか、利用対象で選ぶ

最初に確認したいのは、蓄積したナレッジを誰が利用するかです。

社内向けであれば、業務手順や社内規程を扱うため、部署ごとの権限設定や検索性を確認します。顧客向けFAQであれば、検索画面の使いやすさや公開設定、問い合わせ導線などが重要です。

社内と顧客の両方で使う場合は「同じ情報を公開範囲ごとに管理できるか」も確認すると、情報の二重管理を減らせます。

2. 添付ファイルの中身まで探せる検索精度で選ぶ

既存資料を多く保有している企業では、ページタイトルだけでなく添付ファイルの本文まで検索できるか確認してください。

例えば、PDFやWordの中に必要な情報があっても、ファイル名だけを対象とした検索では見つからない場合があります。

検索方法を比較する際は、全文検索、自然文検索、絞り込み検索、AIによる回答の有無に加えて、どのファイル形式まで対象になるかを確認しましょう。

3. 誰でも書ける投稿・更新のしやすさで選ぶ

ナレッジは、登録した後も更新されなければ情報が古くなります。そのため、管理者だけでなく現場の社員が無理なく更新できる操作性も確認してください。

テンプレートや共同編集、下書き、コメント機能などがあると、文章作成に慣れていない社員でも情報を残しやすくなります。

無料トライアルやデモを利用する際は、管理者だけで操作せず、実際に記事を書く社員にも試してもらうと、社内に定着しやすいか判断できます。

4. Slack・Teamsなど既存ツールとの連携で選ぶ

日常的に利用しているチャットやストレージと連携できると、ナレッジを登録・確認するためだけに別のツールを利用する回数を減らせます。

例えば、Teams内で質問できる製品や、Slackのメッセージをナレッジとして保存できる製品があります。

連携機能を比較する際は、単に接続できるかだけでなく、検索、通知、投稿など、どの操作まで普段の業務環境から行えるかを確認してください。

5. セキュリティと権限管理の要件で選ぶ

社内規程や顧客情報などを登録する場合は、自社のセキュリティ基準を満たせるか確認してください。

主な確認項目は次のとおりです。

• ISO27001やISO27017などの認証取得状況

• SSOへの対応状況

• IPアドレス制限の可否

• 監査ログの取得範囲

• 部署・役職ごとの権限設定

• 保存データや通信の暗号化

• AI機能へ入力したデータの取り扱い

生成AIを利用する製品では、登録したデータがAIモデルの学習へ利用されるかも契約条件や公式資料で確認しましょう。

Rimo ナレッジAIではISO27001・ISO27017を取得し、SAML認証やAI学習なしの運用に対応しています。社内資料をAIで活用したいものの、セキュリティ面が気になる企業でも検討しやすい設計です。

6. 既存のExcel・PDF資料などをどこまで移行できるかで選ぶ

既存資料が多い企業では「移行できるか」ではなく「どの方法なら現在の資料を生かせるか」で比較すると選びやすくなります。

主な選択肢は次の3つです。

移行時にはファイル形式だけでなく、フォルダ構造、アクセス権限、更新履歴をどこまで引き継げるかも確認してください。

既存資料の量と整理状況を先に把握すると、導入後に大量の手作業が発生するリスクを抑えられます。

7. AIが参照する情報と根拠を管理できるかで選ぶ

AI検索・AI回答を利用する場合は、回答内容だけでなく「どの資料をもとに回答したのか」を確認できるツールを選びましょう。

AIの回答が一見正しく見えても、古いマニュアルや現在は使われていない資料を参照している可能性があります。特に、新旧の資料が混在している企業では、回答の参照元まで確認できることが重要です。

また、部署や役職によって閲覧できる情報が異なる場合は、既存のアクセス権限を考慮してAIが情報を参照できるかも確認してください。

Rimo ナレッジAIでは、社内資料や議事録をもとに質問へ回答し、回答の根拠となった情報も確認できます。AIの回答だけをそのまま利用するのではなく、必要に応じて元の資料まで確認しながら社内情報を活用できます。

ナレッジベースツールの料金相場

ナレッジベースツールの料金は、利用人数や機能、導入規模によって異なります。

本記事で紹介した製品を見ると、主な料金体系は次の4つに分けられます。

料金を比較する際は月額費用だけではなく、初期費用や最低契約期間、AI機能の追加料金、利用人数の上限も確認してください。

ナレッジベースツールの作り方・導入の4ステップ

ナレッジベースツールを契約する前に、事前に運用方法を設計することで、導入後に使われなくなる事態や形骸化を防げます。

• 蓄積する情報の範囲を決める

• 属人化しているノウハウを書き出して形式知にする

• 分類・命名・タグのルールを決める

• 1部門で試してから全社へ広げる

1. 蓄積する情報の範囲を決める

導入初期にすべての社内情報を一度に移行しようとせず、再利用頻度の高い情報に対象を絞ります。

優先して蓄積すべきなのは「問い合わせ頻度が高いQ&A上位20件」や「新入社員が最初の1ヶ月で必ず確認する業務手順書」です。

逆に、一度しか使わない個別案件のメモや一時的な連絡事項は除外することで、検索結果が雑多になるのを防ぎます。

対象を決めたら、利用するナレッジベースツールに対応するファイル形式や登録方法を確認し、どの資料から取り込むかを決めましょう。

2. 属人化しているノウハウを書き出して形式知にする

ベテラン社員の頭の中にあるノウハウ（暗黙知）を、誰もが読める文章（形式知）に変換します。

社員に白紙からマニュアルを書かせるのは負担が大きいため「口頭で説明してもらった内容をAIで文字起こし・要約してドキュメント化する」方法が効率的です。

単に作業手順だけでなく「なぜその判断をしたのか」という背景・理由まで残すことで、状況が変化しても応用の利くナレッジになります。

作成した文書はナレッジベースツールへ登録し、検索やAI回答から必要な情報へたどり着ける状態にします。

▶関連記事：暗黙知・形式知とは？違いや変換方法、属人化を防ぐ形式知化の実践法

3. 分類・命名・タグのルールを決める

ナレッジが増えても必要な情報を探せるように、分類・命名・タグの基本ルールを決めておきましょう。

導入するツールのフォルダ・カテゴリ・タグなどの機能も確認し、決めたルールをツールへ反映します。

それぞれの役割と決め方は次のとおりです。

例えば「資料_最新版」ではなく「経費精算の申請手順」「対応マニュアル」ではなく「返品を受け付けるときの手順」とすると、検索結果を見た段階で内容を判断しやすくなります。

AI検索を利用する場合も、同じテーマの情報が複数の場所へ散らばらないように整理しておくと、参照すべき資料を管理しやすくなります。

4. 1部門で試してから全社へ広げる

ナレッジベースツールは、最初から全社へ展開するのではなく、情報共有の課題が明確な1部門から試すと運用方法を調整しやすくなります。

例えば、人事や総務であれば、制度や申請方法に関する問い合わせをナレッジ化し、社員が自分で回答へたどり着けるかを確認します。営業部門なら、過去の商談記録や提案資料を検索し、次の提案に再利用できるかを試す方法があります。

試験運用では、検索しても情報が見つからない、記事の更新が続かない、権限設定が複雑といった課題を確認してください。

運用方法を調整したうえでほかの部署へ広げると、全社導入後の混乱を抑えやすくなります。

ナレッジベースツールを導入する4つのメリット

ナレッジベースツールを導入すると、情報を保存できるだけでなく、社内にある知識を再利用しやすくなります。

主なメリットは次の4つです。

• 同じ質問と調べ直しが減り、業務時間を短縮できる

• 属人化を防ぎ、引き継ぎと新人教育の負担が減る

• 顧客対応の品質が安定し、問い合わせ件数も減る

• 蓄積した情報を分析して業務改善につなげられる

1. 同じ質問と調べ直しが減り業務時間を短縮できる

ナレッジベースツールを活用すると、社員が必要な情報を自分で探せる環境を整えやすくなります。

社内規程や申請方法、過去の対応方法などが個人のメールやチャットに分散していると、疑問が生じるたびに詳しい社員へ確認しなければなりません。

検索できる場所へ情報を集約しておけば、過去に回答した質問を再利用できます。問い合わせを受ける側だけでなく、回答を待つ側の時間も減らしやすくなります。

2. 属人化を防ぎ、引き継ぎと新人教育の負担が減る

業務手順や判断基準をナレッジとして残すと、担当者が替わった場合でも過去の知識を引き継ぎやすくなります。

特に、「何をするか」という作業手順だけでなく、判断基準も残すことが重要です。「どの条件なら、どのように判断するか」まで記録すると、経験の浅い社員も過去の判断を参照できます。

新人教育で同じ説明を繰り返している企業では、質問された内容をナレッジへ追加する運用も有効です。

3. 顧客対応の品質が安定し、問い合わせ件数も減る

カスタマーサポートの対応履歴や製品ナレッジを集約することで、担当者の経験に関わらず、回答の品質をそろえられます。

新任担当者でも過去の類似事例を参照しながら正確に応対できるため、説明のばらつきやミスを防げます。さらに、蓄積したナレッジを顧客向けFAQページとして公開すれば、顧客が自分で解決できる範囲が広がるため、問い合わせ件数を減らし、担当者の回答時間も短縮できます。

4. 蓄積した情報を分析して業務改善につなげられる

検索履歴やFAQの閲覧状況を確認できる製品では、どの情報がよく使われているかを把握できます。

検索されているのに回答が見つからないテーマがあれば、新しいFAQを追加する判断材料になります。一方で、長期間参照されていない情報は、内容が古くないかを見直せるでしょう。

分析機能の有無や確認できる指標は製品ごとに異なるため、業務改善まで行いたい場合は選定時に確認してください。

Rimo ナレッジAIなら社内資料の検索から活用までAIに任せられる

社内に蓄積した資料や議事録を、検索するだけでなく資料作成などの業務にも活用したい企業には、Rimo ナレッジAIがおすすめです。

Rimo ナレッジAIは、社内の資料や議事録をAIが横断して確認し、質問への回答から提案資料やメールなどの作成まで進められます。

主な特徴は次のとおりです。

• Excel・Word・PowerPoint・PDFなど、手元にある資料を活用できる

• 議事録や業務資料を横断して必要な情報を探せる

• 質問への回答だけでなく、資料やメールの作成にもつなげられる

• 回答だけで終わらず、蓄積したナレッジを次の業務へ活用できる

• 普段使うAIツールからも情報を利用できる

具体的には、次のような使い方が挙げられます。

1. 過去の見積もり資料から見積資料と一次回答案を作る

過去案件の見積書や価格表、条件メモを登録しておけば、新しい問い合わせが来たときに類似案件を探す作業をAIへ任せられます。

例えば、次の資料を同じプロジェクトへ登録します。

• 過去案件の見積書

• 商品・サービスの価格表

• 特殊条件や値引き条件を記録した資料

• 過去の顧客対応や商談議事録

そのうえで、以下のように依頼します。

「○○という条件で見積もり依頼が来ています。過去の見積書や価格表をもとに、今回の見積書と金額の根拠、顧客へ送る返信メール案を作って。金額や条件を判断できない項目があれば、推測せずに確認事項として整理して。」

AIが関連する過去資料を探して回答案を整理するため、担当者は複数の見積書や資料を一つずつ開いて確認する作業を減らせます。

1. 見積関連資料をアップロードする

2. 見積書作成を依頼する

3. 過去の形式を参考に見積書を作成

4. 一次回答案（メール文章）を作成

見積書はPDF形式でも出力できます。案内メール文面には契約条件（12ヶ月・80名・導入希望日・オプション）に加え、什器一式やレイアウト設計費、移転オペレーション管理費の内訳と合計金額が明記されました。

あわせて、年間契約による割引が過去の類似案件と同じ条件で適用可能であることも根拠つきで示されています。

担当者は一次回答案を確認・微調整するだけで顧客へ返信できます。

2. 新入社員が社内ルールを自分で確認する

Rimo ナレッジAIは、新入社員や異動者が社内ルールを確認するためのAI窓口としても活用できます。

例えば、次のような情報を登録します。

• 就業規則や社内規程

• 福利厚生に関する資料

• 経費・各種申請の手順

• 社内システムのマニュアル

• 過去の問い合わせや会議記録

新入社員が「PCが故障した場合はどこへ申請する？」「夏季休暇の申請方法は？」などと質問すれば、必要な情報を自分で確認できます。

1. ナレッジを読み込ませて質問する

2. 出典とともに回答される

回答には「PC故障時の申請手順.docx」を参照した旨と出典番号[1]が明記され、社内ポータルからの申請手順や入力項目、緊急時の内線番号、故障が直らない場合の連絡先まで、手順に沿って示されます。

新入社員は詳しい社員に質問しなくても、出典を確認しながら自分で正確な手順を把握できます。

3. 過去の商談から次回提案の骨子を作る

営業では、過去の商談記録や顧客情報をもとに、次回提案の方向性を整理する用途にも活用可能です。

例えば、過去の商談議事録や提案資料、自社サービスの仕様書などを登録し「過去の商談内容を踏まえて、次回提案で訴求すべきポイントを3つ整理して」と質問します。

AIに過去の経緯を探してもらうことで、担当者は情報収集から始めるのではなく、提案内容の検討に時間を使いやすくなります。

1. ナレッジを読み込ませて質問する

2. 提案資料の骨子が作成される

AIは前回提案資料と2回目の商談内容をもとに、防音・防犯性能を訴求ポイントに加えた改訂版の提案書骨子を作成しました。

競合A社との価格差についても、メーカー保証や設置後の無償対応など耐久性・保証内容の違いを根拠として提示しました。導入効果のBefore/After比較表もあわせて自動生成するため、担当者は情報収集からではなく提案内容の検討からすぐに着手できます。

このように、Rimo ナレッジAIはさまざまな場面で活用できます。

料金は、チームプランが月額6,000円、法人向けは月額5万円からです。

無料トライアルも用意されているため、まずは自社の資料を使って、どのような回答が得られるか確認してみてください。

▶ Rimo ナレッジAIのサービス概要をチェックする

ナレッジベースツールに関するよくある質問

ナレッジベースツールの導入・運用時に寄せられる質問に回答します。

無料で使えるナレッジベースツールはありますか？

無料プランや無料トライアルを用意しているナレッジベースツールがあります。

本記事で紹介した主な例は次のとおりです。

無料プランでは人数や容量、AI機能などに制限がある場合があります。本格導入を判断するときは、必要な機能を有料プランで利用できるかも確認してください。

ナレッジベースには何を登録すれば良いですか？

ナレッジベースには、社員が繰り返し参照する情報や、担当者が替わっても残す必要がある情報から登録すると運用しやすくなります。

例えば、次のような情報が対象です。

• 人事・総務などへ寄せられるよくある質問と回答

• 新入社員向けの研修資料や業務手順

• 社内規程や申請フロー

• 過去のトラブルへの対応内容と、その判断理由

• 顧客対応で繰り返し使う回答例

• プロジェクトや会議で決まった事項

頻繁に変動する数値については、ナレッジベースへコピーするより、元のシステムやデータベースを参照するほうが更新漏れを防ぎやすい場合があります。

AIが誤った回答をした場合、原因をたどれますか？

回答の参照元を表示できるAI検索ツールであれば、AIがどの資料を根拠にしたか確認できます。

回答に違和感がある場合は、参照元の内容が古い、複数の資料で記載が食い違っている、質問に必要な情報が登録されていないなどの原因を確認してください。

元資料を修正・更新した後は、同じ質問を再度行って回答が改善したか確認します。AI検索を選ぶ際は、回答精度だけでなく、参照元を確認できる機能も比較しましょう。

まとめ｜自社の課題に合うナレッジベースツールで情報の埋没をなくそう

ナレッジベースツールは、社内の知識を保存するだけではなく、必要な人が必要なときに情報へたどり着き、実際の業務で再利用するためのサービスです。

ツールを選ぶ際は「情報が見つからない」「同じ質問が繰り返される」「担当者の知識が引き継がれない」など、自社が解決したい課題から必要な機能を整理しましょう。

既存の社内情報をAIで検索し、回答や資料作成まで活用したい企業にはRimo ナレッジAIがおすすめです。

Excel・Word・PowerPoint・PDFなどの資料に加え、議事録などのナレッジも活用できます。

見積もりの一次回答、新入社員からの社内FAQ、過去商談を踏まえた提案骨子の作成などへつなげられます。

まずは自社で普段使っている資料を登録し「必要な情報を探せるか」「回答を業務へ活用できるか」を実際に試してみてください。無料トライアルも用意しております。

▶【無料トライアルあり】Rimo ナレッジAIのサービス概要をチェックする