発注業務を効率化する方法｜依頼から検収までの詰まりを外す進め方

発注書を出すまでに、何度も確認と催促を重ねていませんか。

• 「見積の返事がなかなか来ない」

• 「承認で止まって、発注書がいつまでも出せない」

• 「物はもう届いているのに、検収が上がらない」

発注を担当している方には、こんな覚えがあるのではないでしょうか。実は、発注業務にかかる時間の多くは手を動かす時間ではなく、返事を待つ時間や催促のタイミングを計る時間です。

そのためこの記事では、依頼から検収までの6工程のどこで止まりやすいかを、社内・社外・検収の3つに分けて解説します。

読み終えるころには、自社のどこが詰まっているかを見つけて、最初に手を入れる1か所を決められるようになるでしょう。

発注業務の流れは6工程｜どこで止まっているかを先に見つける

発注業務を速くする近道は、一つひとつの作業を速くすることではありません。効いてくるのは工程と工程の受け渡しで生まれている待ち時間を短くすることです。

まず、発注に関わる作業を6つの工程として地図にしておきましょう。

依頼・見積・承認・発注・納期・検収｜6工程の担当と受け渡し

発注業務は、大きく分けると次の6つの工程で進みます。呼び方は会社によって多少違いますが、流れそのものはどの会社でもほぼ共通しています。

こうして並べると、発注業務は購買担当だけで完結しないことが見えてきます。担当者は現場・上長・取引先・経理と、工程ごとに切り替わっていきます。

6つを書き出しておくと、詰まりが起きたときに「どの工程で止まっているか」を指させるようになります。

小規模な会社では、依頼と見積を同じ人がまとめて担うなど、工程がひとつに融合していることもあります。それでも、次にどこへ渡すかを意識しておくと、担当者が代わったときの引き継ぎもしやすくなります。

経営層や情報システム部門が知りたいのも、細かい手順そのものよりも、どこに詰まりが集中しているかという1点です。工程を地図にしておけば、投資に見合うかどうかの説明もしやすくなります。

止まっているのは工程の中ではなく、工程と工程の「受け渡し」

発注を担当している方の実感は、多くの場合こうではないでしょうか。手を動かしている時間より、返事を待っている時間や、催促するタイミングを計っている時間のほうが長いという感覚です。

この感覚には理由があります。工程そのものにかかる時間は意外と短く、時間が溶けているのは、つまり工程と工程のあいだ、受け渡しの部分だからです。

手を動かしている時間は、日報や工数の集計に残ります。一方で、返事を待っている時間や催促のタイミングを計っている時間は、集計には出てきません。

そのため、実際の忙しさを周囲にうまく説明できない、という声もよく聞きます。

止まっている場所を見つけるのは、それほど難しくありません。直近10件ほどの発注について、まず依頼が来た日・発注書を出した日・検収を上げた日の3つだけを書き出してみてください。

日付が大きく空いているところが、その会社の詰まりです。

詰まりが社内で起きているのか、取引先とのやり取りで起きているのか、それとも検収で起きているのかによって、次に手を入れるべき場所は変わります。ここからは、その3つの場所に分けて見ていきます。

社内で止まる｜購買依頼と承認の往復を減らす

社内で止まる原因は、大きく分けると2つです。ひとつは依頼の中身が足りないこと、もうひとつは誰がいくらまで決めてよいかが決まっていないことです。どちらも、道具を入れる前に決めごとだけで動かせる部分です。

依頼が「何を・いつまでに・いくつ」の形で届いていない

現場からの依頼は、口頭やチャット、メールでばらばらに届きがちです。足りない情報を聞き直すたびに、その分だけ依頼から見積までの時間が延びていきます。

たとえば「消耗品を至急で」とだけ伝えられると、担当者は数量や希望納期をそのつど聞き直すことになります。聞き直しの往復が積み重なるほど、依頼から見積までの時間は長くなっていきます。

書式を用意しておけば依頼する側も迷わずに済み、慣れていない担当者でも同じ質の依頼を出せるようになります。特別なシステムがなくても、決まった項目を並べたメモ書き程度で十分に機能します。

依頼のときに揃っていてほしいのは、次の5つです。

• 品目と型番：何を注文するのか

• 数量：いくつ必要か

• 希望納期：いつまでに欲しいか

• 使う場所・目的：どの現場・どの案件で使うか

• 予算の目安：おおよそいくらまでか

この5つが最初から書かれていれば、聞き直しの往復はかなり減らせます。受け取り口をどこか1つに統一するかどうかは、また別の判断です。ここではまず、依頼の中身を揃えることから始めてみましょう。

金額と決裁者の線引きが決まっていないと、承認は毎回止まる

いくらから誰の承認が必要かが決まっていないと、担当者は発注のたびに「これは誰に出せばよいのか」から考えることになります。判断そのものより、実際には判断する人を探す時間のほうが長くなりがちです。

たとえば「10万円未満は課長決裁、それ以上は部長決裁」というように、金額の区切りだけでも先に決めておくと、担当者が迷う場面はかなり減ります。

線引きは金額だけで決まるとは限りません。取引先が新規か、すでに取引実績があるかによっても、必要な確認の重さは変わります。新規の取引先であれば、金額が小さくても一度は上長に相談する、といった運用が現実的です。

決裁者が出張や休暇で不在のときに、誰が代わりに承認するかも決めておくと安心です。代理の仕組みが無いまま担当者が不在になると、承認待ちの案件がそのまま止まってしまいます。

金額と承認者の対応が整理されていないと感じる方は、稟議の通し方そのものを見直すのも一つの方法です。

関連記事：稟議書の書き方完全ガイド！一発で承認されるコツと例文・テンプレート

差し戻しは、書き直しよりも「聞き直し」に時間がかかる

発注書が差し戻されたとき、時間がかかっているのは書類の直しそのものではありません。かかっているのは「なぜ差し戻されたのか」を確かめるための往復です。

差し戻しの理由が金額の違いなのか、納期が合わないのか、それとも依頼の趣旨とずれているのかによって、直すべき箇所はまったく変わります。

差し戻す側が理由をひとことも残さずに戻すと、受け取った側は上長に聞きに行くところから始めることになります。

差し戻すときは、理由をひとことメモに残してもらう。これだけで、聞き直しの往復はかなり減らせます。チャットのスレッドに一言添えるだけでも十分で、大がかりな書式は要りません。

社内の詰まりは、大がかりな仕組みを入れなくても、決めごとだけで動かせる部分が多く残っています。ここからは、社内だけでは解決できない、取引先とのやり取りに目を向けます。

社外で止まる｜見積・注文・納期のやり取りを整える

社外の工程は相手のあることなので、自社だけでは短くできません。短くできるのはこちらから出す情報の揃え方、そして返事が来ていないことに気づく仕組みの2つです。

相見積は「同じ条件で聞く」ところまでが仕事

複数の取引先から見積を取るとき、条件を揃えずに依頼すると返ってきた金額をそのまま比べられません。数量や納期の前提が違えば、安い・高いの判断自体が成立しなくなります。

支払条件まで揃えて依頼できていないと、あとから「支払いは翌月末払いで」と言われて、比較した金額の前提そのものが崩れることもあります。

依頼文をあらかじめテンプレート化しておけば、担当者が変わっても揃える項目に抜け漏れが起きにくくなります。

見積の有効期限が短い取引先の場合は、社内の承認に時間がかかっているあいだに期限が切れ、取り直しになることもあります。承認までにかかりそうな日数を、見積の依頼段階で取引先に伝えておくと安心です。

見積を依頼するときに揃えておきたいのは、次の4つです。

• 数量：まとめて発注するのか、都度発注するのか

• 納期：いつまでに必要か

• 仕様：品番やスペックの指定

• 支払条件：支払いのタイミングや方法

この4つを最初の依頼文に揃えて書いておけば、比較のやり直しは起きにくくなります。相見積の仕事は、金額を集めるだけでなく、同じ条件で聞くところまでを含むと捉え直すと比較の質そのものが変わります。

注文書の送り方がバラバラだと、控えが個人に残る

取引先ごとにメール・FAX・専用の発注サイトと、注文書の送り方が違うのはよくあることです。手段を無理にひとつへ統一する必要はありませんが、控えだけは別の話です。

以前は、送った注文書を紙で印刷してファイルに綴じる運用も多く見られました。今は、控えをひとつの共有フォルダに集めておくだけで、誰でも同じ情報を確認できます。

送った注文書の控えが担当者個人のメールボックスの中にしか残っていないと、その人が休んだときや異動したときに、過去の経緯を誰も追えなくなります。

実際に、担当者が退職したあとに取引先の連絡先や過去の条件が分からず、一から探し直したという声も珍しくありません。

取引先ごとの癖や条件が自分の頭の中にしかない、という状態に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

控えは、送り方が何であってもチームで見られる1か所に集めておくことが対策になります。

納期は「返事が来ていないこと」に気づける形にする

発注した後、納期までのあいだ、誰も進捗を見ていないというのはよくある空白です。遅れに最初に気づくのが、現場からの「まだ届かない」という声では、対処が後手に回ります。

ここで有効なのは、来たものを確認する仕組みではなく、来ていないものが目に入る仕組みです。

発注した案件を納期の近い順に並べておくだけでも、返事が来ていない先が自然と浮かび上がります。特別な仕組みを新しく導入しなくても、並べ方を変えるだけで気づける状態は作れます。

一覧を作るのに大きなシステムは要りません。表計算ソフトに発注日と納期を並べるだけでも、最初の一歩としては十分です。

社外の工程は相手のペースに左右されますが、こちらから整える部分は確かにあります。次は、上位の記事のどこにも書かれていない、検収という工程です。

最後に止まる｜検収を上げるまでを短くする

物が届いてから検収が上がるまでの数日は、たいてい誰が何をもって「注文どおり」と判断するのかが決まっていないことで生まれています。

検収が遅れるほど、支払を待つ経理からの催促も増え、板挟みになった経験がある方も少なくないでしょう。

検収の基準を、受け取る人が判断できる言葉にする

検収で受け取る人と、発注した人と、検収を上げる人が別の場合、判断がその場で止まりやすくなります。受け取った現場の担当者は何をもって完了とすればよいか、発注の経緯を知らないからです。

たとえば「多少の傷なら許容範囲」という感覚が、現場と発注担当のあいだでずれていることがあります。同じ状態の納品物でも、確認する人によって検収が上がったり止まったりするのは、この感覚のずれが原因です。

同じ会社の中でも、検収の基準が担当者ごとに違うと、同じ状態の納品物でも判断が割れることがあります。基準を言葉にしておくことは、担当者を交代したときの引き継ぎにも役立ちます。

対策は、注文の時点で「何をもって完了とするか」を言葉にして残しておくことです。ここでいう検収とは、届いたものが注文どおりかどうかを確かめて受け取ることを指します。

数量・型番・状態のどこまで確認すればよいかを、発注のときに一緒に決めておけば、検収の場での迷いは減らせます。

数量違い・仕様違いが出たときの戻し方を先に決める

届いたものが注文と違っていたとき、そのたびに関係者へその場で相談していては時間がかかります。差異が起きたときの対応は発注前に決めておくことが近道です。

先に決めておきたいことは、次の3つです。

• 誰が取引先に連絡するか：現場の担当者か、発注した担当者か

• 一部だけ検収を上げてよいか：足りない分だけ後日納品にできるか

• 代替品を受け入れる判断は誰がするか：現場の一存で決めてよいか

この3つが決まっていれば、差異が出たときの初動で迷う時間がなくなります。特に代替品の受け入れは、現場の判断だけで進めてしまうと、あとから「聞いていなかった」という食い違いが起きやすい部分です。

決めておく内容には、検収を一旦保留にして残りの手続きだけ進める、という選択肢を含めておくと、現場の判断もぶれにくくなります。

検収まで終えたら、請求・支払へ何を渡すか

検収が終わった後は、注文書・納品書・請求書の3つを突き合わせて確認する三点照合という工程に進みます。ここで日付や数量、型番の食い違いが見つかると、検収まで後戻りすることになります。

後戻りが起きるのは、たいてい検収の時点で記録が曖昧なまま次の工程へ渡してしまうからです。この後戻りは、検収を終えた担当者にとっても、支払を待つ経理にとっても、双方に負担がかかります。

検収の時点で、注文書と同じ数量・型番を記録として揃えておくことが、後工程での差し戻しを防ぎます。請求書の処理や支払そのものは、本記事の範囲を超えるため、別の記事に譲ります。

関連記事：請求業務を効率化する5つの方法｜今日から始める手順と進め方も解説

決めたことを残す｜打ち合わせで決めた条件を、あとから確かめられる形にする

発注のやり直しの多くは、作業の遅さが原因ではありません。原因は取引先と何を決めたかが残っていないことです。

仕様・納期・単価は、打ち合わせの席で決まっている

発注書を書く時点で、仕様や納期、単価はすでに決まっています。決まる場所は、たいてい打ち合わせの席です。そこで決まったことが記録として残っていないから、あとになって食い違いが起きます。

記録は、あとで読み返すために作るものだと思われがちですが、実際に効くのは「言った・言わない」が起きたときのためです。

社内だけで完結する仕事であれば、あとから当事者に確認すれば済みます。しかし取引先が関わる決めごとは、相手にも記憶や解釈があるため、記録がないと双方の言い分が食い違ったまま平行線になりがちです。

取引先が関わる打ち合わせが多い仕事ほど、記録が意思決定の証拠として役立ちます。商談や外注のように、社外との合意が多い仕事ほど、この差は積み重なって大きくなります。

打ち合わせの目的やゴールをあらかじめ決めておくと、決めるべきことも整理しやすくなります。記録が残っていれば、担当が代わったときも、新しい担当者がゼロから経緯を聞き直す必要がなくなります。

関連記事：【テンプレート付】アジェンダとは？会議での意味・メリット・正しい書き方をわかりやすく解説

決まったことを、その場で記録に変える

打ち合わせのあとに必要なのは、次のような一連の作業です。

• 決まったことを記録に残す

• 記録を整理する

• 担当と期限を確定する

• 関係者へ共有する

このうち「担当と期限を確定する」は、決めたことをToDoとして扱う作業でもあります。

関連記事：アクションアイテムとは？ToDoとの違いと書き方4ステップ・議事録の例文も紹介

整理した記録は、書き出して配るのではなく、関係者が見られる場所にURLで共有しておくと、あとから読み返す人にとっても負担が少なくなります。

こうした一連の作業を、話しながら同時に進めるのは簡単ではありません。ここで力になるのが『Rimo Voice』です。

会議終了後わずか5〜10分で文字起こしと要約が完了し、専門用語や社内用語は辞書登録で正確に認識できます。

発言者ごとの記録が残るため、誰がどの条件を伝えたかもあとから追いかけられます。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetとの連携にも対応しています。

参考：Rimo Voiceの特徴・機能一覧 | AI議事録

すべての打ち合わせを記録する必要はありません。取引先が関わる打ち合わせと、金額が動く取り決めから、記録の対象を絞っていくのが現実的です。

一定金額以上の取引ほど、記録が承認の材料になる

先ほどの「金額と決裁者の線引き」の話は、記録の重要性ともつながっています。金額が上がるほど審議も記録も増えるという構造は、多くの会社に共通しています。

記録が残っていれば、決裁者はあとから「なぜこの金額の発注になったのか」を確認できます。担当者にとっても、口頭での説明を求められる場面が減るという意味があります。

情報機器のリース・レンタルを手がける株式会社ＪＥＣＣ様では、一定金額以上の取引について別途審議を行う会議体を設けており、その議事録づくりが大きな負担になっていました。

関連記事：「議事録作成の負担を軽減したい」良い意味でのサプライズ！作業時間を50%削減 ｜ 株式会社ＪＥＣＣ様

記録から次の作業へつなげる例として、商社系の会社では、打ち合わせの内容からタスクの一覧が自動で表の形に整理されたという活用例もあります。

決まったことを記録に残すだけでなく、次の作業まで進める手段として、Rimo Actionsのような選択肢もあります。

発注業務の効率化に関するよくある質問

Q. 発注業務の効率化は、どこから手を付ければよいですか？

まずは直近10件ほどの発注について、依頼が来た日・発注書を出した日・検収を上げた日の3つを書き出してみてください。日付がいちばん空いているところが、自社の詰まりです。

社内で止まっているのか、取引先とのやり取りで止まっているのか、検収で止まっているのかによって、手を入れる場所は変わります。その3つのどこに当てはまるかが分かれば、本記事のどの章から読み進めればよいかも見えてきます。

Q. 受発注システムを入れれば、発注業務の詰まりは解消しますか？

システムは受け渡しの一部を速くしますが、依頼の中身と金額の線引きが決まっていないまま導入すると、入り口で同じように止まります。

過去に別の仕組みを導入したものの、いつのまにか使われなくなった、という経験がある方も少なくないでしょう。

どの道具を選ぶかは本記事の範囲を超えるため、ここでは触れません。まずは決めごとを整理してから検討することをおすすめします。依頼に必要な項目や、承認の金額ラインを紙一枚に書き出すだけでも、最初の整理としては十分です。

Q. 取引先が電話やFAXのままでも、発注業務は効率化できますか？

相手の手段を変えるのは、最後に取り組む部分でかまいません。こちらから出す見積依頼の条件を揃えることや、注文書の控えを1か所に集めることは、相手が変わらなくても始められます。

手段を変えてもらう場合も、一方的に切り替えを通知するのではなく、移行の期間を置いて伝えると混乱を防げます。急な切り替えは、かえって発注漏れを招くことがあります。たとえば数か月は従来の方法と並行して受け付ける、といった配慮が実務では有効です。

Q. 発注業務を外部に委託する判断は、どこで付けますか？

外部への委託は、まず社内の工程がある程度標準化されてから検討するのが安全です。誰が何を判断しているかが整理されていない状態で委託すると、委託先でも同じ確認の往復が発生しかねません。

委託先には、こちらの決めごとをそのまま渡せる状態にしておくことが望ましいでしょう。依頼の項目や承認の線引きが言葉になっていれば、引き継ぎにかかる時間も短くて済みます。

まとめ｜発注業務の効率化は、受け渡しで止まっている1か所から始める

発注業務の詰まりは、依頼・見積・承認・発注・納期・検収という工程そのものではなく工程と工程の受け渡しで生まれる待ち時間に多く潜んでいます。

社内の承認、社外とのやり取り、そして検収。この3つは独立しているようで、実はひとつながりの流れの中にあります。詰まりの場所によって、効く打ち手は変わります。

一度にすべてを変える必要はありません。直近の発注を振り返り、いちばん日付が空いている受け渡しを1つ選び、そこから手を入れてみましょう。

目指すのは、発注のすべてを無人にすることではありません。大事なのは待ちが生まれない発注をつくることです。

仕入先との電話や打ち合わせが詰まりの起点になっているなら、『Rimo Voice』のように話した内容がそのまま記録になる仕組みから試す手もあります。

詰まりの場所を言葉にできれば、これまで説明しづらかった忙しさの理由も、周囲に伝えやすくなるはずです。今日、その1か所を決めてみてはいかがでしょうか。