対面会議の議事録をAIで作る3つの方法｜人数別の録り方と精度を上げるコツ

「会議室に集まる打ち合わせだと、AI議事録は使えないと思っていた」
「録音してみたけれど、誰が言ったのか分からない文字の羅列になった」
「会議のあいだずっと打ち込んでいて、議論に入れていない」

こうした悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

本記事では、対面会議の議事録をAIで作る3つの方法を、録音のしかたから解説します。人数別の録り方の目安や、精度を上げるコツも紹介します。

読み終えたころには、自分の会議に合う録り方が決まり、次の会議からすぐに試せるようになるでしょう。

なお、対面の会議も録った音声を取り込めば議事録にできます。オンラインの会議とまとめて1か所に記録を残せるAI議事録サービス（『Rimo Voice』など）を使う方法もあります。

対面会議の議事録づくりがオンラインより難しい4つの理由

対面でもAI議事録は使えます。難しくなるのは音の入り方で、そこを整えれば同じように使えるようになります。

オンライン会議と対面会議では、AIが音を受け取るまでの経路がまったく違います。この違いを先に知っておくと、対面ならではのつまずきを防ぎやすくなります。

AIがやってくれること・やってくれないこと

文字起こしは、話した内容をそのまま文字にする作業です。議事録は、そこから要点を選んでまとめる仕事です。似ているようで、この2つは別の仕事です。

AIが得意なのは前者です。何が決定事項で、誰が何を言ったかを汲み取ってまとめる判断には、今のところ人の手が必要です。

この前提を先に知っておくと、AIが出した文字起こしを見て落胆せず、直す時間を最初から見込んで計画できます。

「決定事項と発言をそのまま記録する」という厳格な体裁を求める組織もあります。そうした組織では、標準的な要約だけでは正式な文書として使えないこともあります。

議会の会議録や法務の発言録のように、固有名詞や役職名の誤変換が一箇所も許されない用途もあります。こうした用途では、現状のAIの精度では線を引くべき場面もあると正直に伝えておきます。

そのため、AIが作った文字起こしや要約を、あとから人が編集できる設計になっているサービスを選ぶことが大切です。

会議に参加する自動の記録役（Bot）が使えない

AI議事録の主流は、オンライン会議に「Bot」を入れる形です。会議に参加して、録画と文字起こしを自動で行ってくれる参加者のことです。

しかし対面の会議室には、参加用のリンクも参加者の枠もありません。Botが入る仕組みが、そのままでは成り立たないのです。

そのため対面会議では、まず「録った音をどう取り込むか」から考える必要があります。次の見出しで、実際の録り方を3つの方法に分けて解説します。

なお、Googleドキュメントの音声入力機能やGoogle Meetの文字起こし機能を使う方法もあります。具体的な操作手順は別記事に譲ります。

関連記事：【無料】Googleツールで議事録を自動作成する方法4選！AI活用のやり方も紹介

全員の声が1本のマイクに集まる

オンライン会議は、参加者ごとにアカウントが分かれています。誰の発言かを判別しやすいのはこのためです。

対面会議は、1本のマイクに全員の声が混ざります。誰が話したかを分ける難易度は、対面のほうが上がります。

声質が似ている場合や、複数人の発言が重なった場合は、さらに精度が落ちます。これはRimoに限らず、AI議事録全般に共通する弱点です。対策は、マイクとの距離を縮めることと、1人ずつ話すことです（コツは後の見出しで詳しく解説します）。

近い例として、学校法人青山学院様の導入事例では、オフラインの対面会議でICレコーダー1台を使う場合、参加者全員の音声を均一に拾うことが難しく、音質によって精度に差が出ることが分かっています。

「オンラインであれば各自の音声がクリアに入るが、対面会議の録音はなかなか難しい」という現場の実感も語られています。

関連記事：文字起こし時間を50%以上削減！複数案件を1人で同時並走可能に——証拠品質の記録を守り抜いた、教育機関でのAI活用｜学校法人青山学院様

会議室の広さ・反響・雑音が音を薄くする

一番多い失敗は、ノートパソコンの内蔵マイクだけで広い会議室を録ろうとすることです。内蔵マイクは近くの声しか拾えず、部屋の奥にいる人の声が薄くなります。

空調の吹き出し口やキーボードの打鍵音も、認識精度を下げる原因になります。会議室を選べるときは、これらの音源から離れた席で録るのがおすすめです。

会議室の反響も見落としがちな要因です。壁や天井が硬い素材の部屋は音が響きやすく、声が二重に聞こえるような状態になることがあります。予約できる会議室が複数あるなら、壁に吸音材やカーテンがある部屋を選ぶだけでも変わります。

対面会議の議事録をAIで作る3つの方法

録り方によって、あとで直す量が変わります。対面会議の議事録をAIで作る方法は、大きく3つあります。

並べる順にも意味があります。あとから音声ファイルを取り込む方法がいちばん精度が出やすく、その場でマイクから直接文字にする方法がいちばん直す量が増えやすい、という順です。理由は、AIが前後の文脈をどこまで見て単語を選び直せるかの差にあります。

ただし方法1（あとからアップロード）と方法2（対面でも会議ツールを立ち上げて録る）は、別の軸の話です。方法1は「取り込み方」、方法2は「音の入り方」を扱っています。

どちらが優れているという話ではありません。会議の条件に合わせて選ぶのが基本です。

会議室にすでにある機材で今日から試せる方法もあれば、パソコンや会議ツールの準備が要る方法もあります。次の見出しから、それぞれの手順とメリット・デメリットを順番に見ていきましょう。

方法1｜スマホやICレコーダーで録って、あとから取り込む

一番手軽なのは、スマホやICレコーダーで録音し、あとから文字起こしサービスに取り込む方法です。手順は次の4ステップです。

1. スマホやICレコーダーで会議を録音する

2. 録音データをファイルとして取り込む

3. AIで文字起こし・要約する

4. 誤変換や話者を直して、関係者に共有する

この方法が有利な理由は、AIが音声全体を見て単語を選び直せることです。前後の文脈を広く参照できるぶん、あとから直す量が減りやすくなります。

▼録音データの取り込み画面（ファイル選択・URL入力・会議ツールの録画取り込みの3つの入口がある。Rimo Voiceの例）

一方で、その場では文字が出ないというデメリットもあります。会議が終わってからファイルを取り込む手間もかかります。

スマホで録るときは、限界も知っておくと安心です。iPhoneは着信が入ると録音が止まります（通話にマイクが切り替わるため）。止め忘れや、専用アプリでない場合に画面が消えると録音が止まることもあります。

参考：Handling audio interruptions（英語）

この方法は、外出先の急な来客対応や、移動中の打ち合わせにも向いています。

Wi-Fiや通信環境がない場所でも録音自体はでき、データは端末にそのまま残るため、現場や出先での利用にも強い方法です。

関連記事：会議を録音する方法を徹底解説！おすすめのデバイス・ツールも紹介

方法2｜対面でも会議ツールを立ち上げて録る

意外に思われるかもしれませんが、対面の会議室でも、その場でZoomやMicrosoft Teamsなどの会議ツールを立ち上げて録る方法があります。

理由は、会議ツール側で雑音を抑える処理が働くことです。ZoomやMicrosoft Teamsには、話し声以外の背景音を抑える雑音抑制機能が標準で搭載されています。

ノートパソコンの内蔵マイクだけで広い部屋を直接録るより、声がきれいに入りやすくなります。

参考：Zoom Meetings｜HDオーディオとビデオミーティング

参考：Microsoft Teams会議のバックグラウンド ノイズを軽減する

会議ツールは「オンライン会議専用」というイメージが強いため、対面の会議室で立ち上げるという発想自体があまり知られていません。しかし対面でも同じ画面を開いて録画・録音を始めるだけなので、特別な準備がなくてもすぐに試せます。

手順は次の4ステップです。

1. 会議室のパソコンで会議ツールを立ち上げる

2. できれば集音マイクをパソコンにつなぐ

3. 録画・録音する自動の参加者を入れて録る

4. そのまま文字起こし・要約する

もっとも声がきれいに入りやすい形は、集音マイクをパソコンにつなぎ、会議ツール経由で録ることです。

一方で、パソコンと会議ツールの用意が必要になり、会議室の設備によって結果が左右されるというデメリットもあります。

集音マイクは、市販の会議室向け指向性マイクや全指向性マイク（360度どの向きの声も拾えるマイク）をパソコンにUSB接続するだけで使えるものが多くあります。専用の工事や設定は不要です。

つまずきやすいのは、会議ツール側の設定です。ホストが録画・録音を許可していないと、自動の参加者が入室できても録音が始まらない場合があります。当日になって慌てないよう、事前にホスト権限と録画設定を確認しておくと安心です。

会議に参加する自動の参加者を入れて録音・文字起こしできるサービスの例に、Rimo Voiceがあります。

オンライン会議連携の機能を使えば、対面の会議室からでも同じように記録を残せます。

方法3｜その場でマイクから直接文字にする

その場でアプリやサービスを開いて録音を開始すると、リアルタイムに文字が表示される方法もあります。手順はシンプルです。

1. アプリやサービスを開いて録音を開始する

2. その場で文字が表示される

メリットは、その場で文字が見えることです。録音に抵抗のある相手にも、リアルタイムで文字が起きる様子を見せると不安が和らぎやすくなります。

デメリットは、前後の文脈で単語を選び直す補正がかからないぶん、直す量が増えやすいことです。実務ではサブ的な使われ方にとどまる傾向があります。

人数と部屋の広さで変わる、録り方の目安

人数が増えるほど、端末を置く場所と機材が効いてきます。ここでは4段階の目安を紹介します。人数の区切りや距離はあくまで目安で、会議室の形や声の大きさによって変わります。

考え方はシンプルです。参加者が増えるほど、部屋の隅にいる人ほどマイクから遠くなり、声を拾いにくくなります。そのため、人数が増えるにつれて、置き場所を工夫するか、機材そのものを強化する必要が出てきます。

4〜5名の打ち合わせ｜手持ちの端末でも足りることが多い

4〜5名程度の打ち合わせなら、スマホやノートパソコンの内蔵マイクでも足りることが多いです。話す人から3m以内が目安です。

まずは手元にあるものを使って1回試してみて、必要を感じたら機材を検討するという順番がおすすめです。小規模な打ち合わせであれば、この段階で機材を買い足す必要はほとんどありません。

10名以上の会議室｜端末を中央に置くか、集音マイクを足す

10名を超える会議室では、端末を会議室の中央に置くか、外付けの集音マイクを使うのが目安になります。360度どの向きの声も拾えるマイクなら、1本の内蔵マイクでは拾いきれない部屋の隅の声も届きやすくなります。

会議室のテーブルが長い、または声の小さい参加者が多い場合は、端末をひとつだけ置くよりも、集音マイクを1台足すほうが安定しやすい傾向があります。

関連記事：議事録自動作成できるボイスレコーダー5選！選び方やメリット、作成の流れを解説

20名規模の会議｜会議室用のマイクが要る

20名規模になると、会議室用の専用マイクを整えるのが先になります。機材を整えずに録っても、期待した精度は出にくいためです。

このクラスの会議室では、内蔵マイクや小型の集音マイク1台では音量差が大きくなりがちです。導入前に、実際の座席配置で一度テスト録音をしておくと、当日の失敗を減らせます。

対面とオンラインが混ざる会議｜いちばん崩れやすい

対面とオンラインが混ざる会議は、いちばん崩れやすい形です。対面側の1本のマイクを複数人で共有する状態になるため、誰の発言かがもっとも分かれにくくなります。

同じ会議室にいても、1人1台の端末で会議に接続すると、話者が分かれやすくなります。

関連記事：ハイブリッド会議とは？必要な機材や事前準備・進行のやり方を解説

対面会議のAI議事録の精度を上げる5つのコツ

順番があります。機材を買う前に、置き方と録り方を見直すのが先です。

1. うまくいかないときは、AIより先に集音環境を疑う

精度を左右する要素は、録音環境・辞書登録・発言の重なりの3つです。対面会議では、このうち録音環境の影響がいちばん大きくなります。

精度が低いと感じたケースの多くは、パソコンの内蔵マイクだけで広い部屋を録っていた、人数に対して機材が足りていなかった、といった環境側の理由でした。「AIが悪い」のではなく、見直す順番が違うだけというケースは少なくありません。

疑う順番は、①マイクと話す人の距離 ②空調・打鍵音などの雑音源 ③人数に対して機材が足りているか、の3ステップで確認すると効率的です。機材を買い替える前に、この3点を見直すだけで改善することもあります。

井村屋グループ株式会社様も、導入当初は精度への評価が低かったものの、原因はマイクなどの集音環境にありました。環境を整えたことで精度が上がり、議事録作成の時間が半減しています。

関連記事：議事録作成時間半減！担当者も「もう業務に欠かせない」｜ 井村屋グループ株式会社様

2. マイクとの距離を縮め、発言が重ならないようにする

端末は会議室の中央か、話す人の近くに置きます。空調の吹き出し口やプロジェクターの近くは避けましょう。

発言が重なると、音声認識がうまく働きません。相づちを控え、1人ずつ話すことも、対面会議では有効な工夫です。

進行役が会議のはじめに「発言は1人ずつお願いします」と一声かけておくだけでも、発言の重なりはかなり減らせます。人数が多い会議ほど、この一言の効果は大きくなります。

3. 社名・専門用語は、詰まった単語をその都度足していく

対面の打ち合わせは、社外の人や現場の用語、製品名が多く登場するため、誤変換が起きやすくなります。

最初に用語をすべて登録しようとすると、準備の手間で運用が続きにくくなります。会議のたびに、詰まった単語をその都度辞書に足していくほうが、実際には続けやすい方法です。

積み重ねた辞書は、社内用語や専門用語を含む会議ほど効果を発揮します。

部署ごとに共有辞書を用意しておくと、担当者が変わっても精度が引き継がれます。すでに社内の用語集がある場合は、その一覧を辞書登録用の形式に整理して一括で登録する方法も検討してみてください。

4. 誰の発言かは完璧を期待せず、あとから直す前提で使う

対面での不安として大きいのが「誰が言ったか分からない」という点です。同じ会議室にいても、1人1台の端末で会議に接続すると、発言者が分かれやすくなります。

一方、対面とオンラインが混ざる会議のように、1本のマイクを複数人で共有する状態は、もっとも崩れやすくなります。

崩れた場合は、話者の設定をまとめて直してから再度実行する方法や、AIチャットに発言者ごとの整理を頼む方法もあります。直さずに、音声の該当箇所を聞き直す運用に留める選択もあります。

関連記事：話者分離とは？自動で文字起こしする方法とおすすめツール、活用のコツを解説

5. 「8割で満足できるか」を先に決めておく

文字起こしは8割程度の完成度で見て、要点をまとめた部分を重点的に確認するのがおすすめです。完璧を求めると、そのぶん失望も大きくなります。

AIが整えた文章は読みやすく仕上がっているぶん、元の発言とのズレに気づきにくいという側面もあります。確認するときは、決定事項・数値・固有名詞の3点に絞ると、限られた時間でも見落としを減らせます。

対面会議を録るときの断り方と、向いていないケース

録音そのものは法に触れませんが、一言伝えるのがマナーです。

録音は違法ではない。ただし黙って録るかどうかは信頼の問題

録音そのものは、法律に触れる行為ではありません。ただし、黙って録るかどうかは、法律の問題ではなく信頼の問題です。

「あとで議事録を共有したいので、録音させてください」と目的を正直に伝えると、断られることは意外と少ないものです。

企業間の打ち合わせでは、目的を伝えれば通りやすい傾向があります。一方、個人が相手の場合は、より丁寧な伝え方が求められます。

なお、相手に気づかれずに録る方法は、この記事では扱いません。

今日から真似できる、対面での伝え方4つ

対面で録音を伝える方法は、次の4つです。

• 会議のはじめに口頭で伝える（いちばん一般的な方法）

• 同意そのものを録音に残す（口頭同意の音声が、そのまま証跡になる）

• 卓上札や掲示で「録音中」と見えるようにする（個人情報を扱う対面の現場で有効）

• 断られたら録らない。一時的に止めたいときは、宣言してから止める

これらに共通するのは、目的を先に、正直に伝える姿勢です。

AI議事録が向いていない対面会議

対面のAI議事録には、向いていないケースが3つあります。

• マイクを用意できない大人数の対面会議：これは「順番が違う」だけで、環境の整備が先です

• 振り返らない記録が目的の会議：見返さず監査のためだけに残すなら、会議ツールの録画機能を保存しておくだけで足ります

• とにかく安さが最優先の場合：AI議事録は無料のツールと比べて相応のコストがかかります。手直しをほぼしたくない人には向きますが、コストを最優先するなら他の選択肢との比較も検討してみてください

これらを正直に認めたうえで、複数の会議ツールと対面が混ざっていて、記録を1か所にまとめて探したい場合には、専用のサービスが効きます。

オンライン会議は各ツールの標準機能でも録画・文字起こしができます。ただし対面の録音も同じ場所にまとめて検索できるようにしたい場合は、記録を一元管理できるサービスの利用も選択肢になります。

対面会議のAI議事録に関するよくある質問

Q. 対面の会議でもAI議事録は使えますか？

使えます。ただしオンライン会議のようにBotをそのまま入れることはできないため、録音してから取り込む方法や、対面でも会議ツールを立ち上げて録る方法など、録り方を選ぶ必要があります。難しいのはツールの選び方ではなく、音の入り方です。

Q. 誰が話したかは分かりますか？

話者を分ける機能はありますが、対面では1本のマイクに声が混ざるため、オンラインほど正確には分かれにくくなります。完璧な自動判別を期待せず、あとから直す前提で使うのが実用的です。

同じ部屋にいても、1人1台の端末で会議に接続すると分かれやすくなります。

Q. 広い会議室で録るときは何を用意すればいいですか？

参加人数に応じて、外付けの集音マイクや会議室用の専用マイクを検討します。10名を超える会議室では端末を中央に置くか集音マイクを足し、20名規模になると専用マイクの用意が先になります。

人数の目安はあくまで参考です。部屋の広さや声量によっても変わります。

Q. スマホのボイスメモで録った音声でも文字起こしできますか？

できます。録音したファイルをアップロードして文字起こしするサービスであれば、スマホの録音アプリで録った音声でも利用できます。

ただし着信で録音が止まる場合があるなど、スマホ録音特有の注意点もあります。長時間の会議では、切り忘れにも気をつけましょう。

Q. 録音していることを相手に伝える必要はありますか？

法的には必須ではありませんが、事前に一言伝えるのがマナーです。「あとで議事録を共有したいので」と目的を伝えると、断られることは少なくなります。社外の方が相手のときは、より丁寧に伝えるのがおすすめです。

まとめ｜対面会議の議事録は、どこで・どう録るかでほとんど決まる

対面会議のAI議事録は、録り方によって精度が変わります。あとからアップロードする方法、対面でも会議ツールを立ち上げて録る方法、その場でマイクから直接文字にする方法の3つから、会議の条件に合わせて選びましょう。

人数が増えるほど、機材と置き場所が重要になります。

精度に不満が出たら、まずは集音環境を見直すことをおすすめします。機材を買う前に、置き場所と録り方を見直すだけで改善するケースは少なくありません。まずは手元にあるもので、次の会議で1回試してみてください。

会議が終わったあとには、文字起こしを直し、要点をまとめ、関係者へ共有するという作業が続きます。

オンラインと対面の会議が混ざっている場合は、こうした記録を1か所にまとめて残せる『Rimo Voice』のようなAI議事録サービスを使うと、あとから探す手間を減らせます。

対面会議の記録に悩んでいる方は、まずは今日の会議から、自分に合う録り方を試してみてはいかがでしょうか。