文字起こしのやり方は？早くする方法・コツやパソコンでの手順を解説

「文字起こしに時間がかかって困っている」
「効率的に文字起こしができるツールを知りたい」

議事録などを作成する際に、このような悩みを抱えていませんか。
文字起こしは長時間の作業になりますが、やり方次第で作業時間を短縮できます。

この記事では、文字起こしを効率化したい人に向けて、ポイントやツールを紹介します。

この記事を読むことで、文字起こしの効率的なやり方がわかり、スピーディーかつ正確な文字起こしができるようになるでしょう。

ぜひ最後までご覧いただき参考にしてください。

文字起こしとは

文字起こしとは、会議やインタビューなどの録音・録画した音声データをテキスト化することです。

主に以下の場面で行われることが多くあります。

• 議事録の作成

• インタビュー記事の作成

議事録は、議論や決定事項を明確にし、重要な情報を確実に伝えるため文字起こしが欠かせません。
また、インタビュー記事の作成の際も、会話の内容を振り返って情報を正確に引用できるので、信頼性の高いインタビュー記事を書くために必要不可欠です。

会議やインタビューをしながら、一言一句メモを取ることは難しいため、録音した音声を聞きな直した方が正確な内容を残せます。

文字起こしは、会議やインタビューでの重要なポイントを見逃さない手助けをしてくれるため、大変重要な作業と言えるでしょう。

文字起こしの種類

文字起こしには、主に以下の3種類があります。

• 素起こし

• ケバ取り

• 整文

クライアントがどの仕上げ方を求めているのか、受注した際には必ず確認しましょう。

それぞれの詳しい違いは以下の通りです。

それでは、それぞれ例文で違いを見ていきましょう。

文字起こしをどの種類で起こすかによって、作業時間や負担も変わってきます。

議事録で使うのか、資料作成に使うのかなど、用途により仕上げ方を変えるようにしましょう。

文字起こしにかかる時間

文字起こしにかかる時間は、音源の録音時間の約4倍かかると言われています。

なんと1時間の音声データを手作業で書き起こすと初心者では6〜8時間、熟練者でも4〜5時間かかるのです。実際の数字を見ると、非常に長い時間かかることがわかります。

では、なぜこのような長時間を必要とするのでしょうか。

音声1時間あたりの文字数は、1万5000字〜2万字ぐらいと言われています。ワープロ検定1級所持者が、1分間に入力できる文字数は大体70文字です。1時間の文字数を平均の17500文字と仮定し、1分間で70文字入力すると、以下の計算となります。

簡単な計算になりますが、タイピングに実力がある方でも約4時間の時間がかかります。

もし、タイピングが不慣れであったり、音声を聞きながら文字を起こすことに慣れていない人だと、相当の時間を要するでしょう。

音声によっては、聞きにくい箇所や慣れていない専門用語などが入ることもあるので、何度も聞き返すこととなり、より時間がかかる原因となります。

文字起こしの基本的なやり方4ステップ

文字起こしの手順・流れは以下のとおりです。

1. 事前に機材や環境を準備する

2. 会議やインタビューを録音する

3. 文字起こしを行う

4. ケバ取り・整文を行いテキストを整える

各ステップについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.事前に機材や環境を準備する

まずは、録音のために必要な機材と環境を用意します。

適切な機材・環境で録音することで、あとから聞き返しやすくなります。

また、手打ちではなく文字起こし用のツールを活用する場合も、音質が良いほど精度が向上して正確性が増します。

スマートフォンやパソコンでも録音は可能ですが、音質にこだわるのであれば別途ボイスレコーダーを購入するのも手段のひとつです。

環境に関しては、他の人の話し声などのノイズが入らないよう、会議室などの静かな場所を確保するのが理想です。

会議室を使う場合も、窓を閉めて外の音が入り込まないように対策をしましょう。

関連記事：文字起こしにおすすめのボイスレコーダー27選！

2.会議やインタビューを録音する

会議やインタビューの当日は、事前に用意しておいた機材を使って録音しましょう。

万が一録音に不備があるとやり直しになってしまうため、2つ以上の録音機材を用意しておくと安心です。

また、事前に必ずテストを行い、しっかりと録音できているかを確認する必要があります。

録音中は、適度なボリューム・スピードでハキハキと話すことを意識すると聞き返しやすくなります。

話者同士の発言が被らないように意識し、誰の発言かを判断しやすくすることも大切です。

関連記事：インタビューを効率的に文字起こしする方法とは？

3.文字起こしを行う

録音データをもとに、文字起こしを行いましょう。

手動で文字起こしをする場合は、音声を聞きながらどんどんタイピングしていきます。

一方で、ツールを使う場合は録音データを読み込むことで、テキストが出力されます。

使用するツールによって使い方が異なるため、都度確認しましょう。

なお、AI文字起こしツール『Rimo voice』の場合は、録音データを読み込む方法以外にもリアルタイムで録音しながら文字起こし・要約作成ができる機能も搭載されています。

4.ケバ取り・整文を行いテキストを整える

文字起こしができたら、ケバ取り・整文を行ってテキストを調整していきます。

先述したとおり、それぞれの概要は以下のとおりです。

• ケバ取り：「えー」「あのー」などの意味のない言葉を削除する作業

• 整文：話し言葉を書き言葉に修正する作業

インタビューを記事にしたり会議の内容を議事録にする場合、文字起こしをそのまま使えるわけではありません。

話し言葉ならではの表現を修正し、読み物として最適になるよう整えていきましょう。

なお、ケバ取りや整文に関しては、以下の記事でも詳しく解説しています。

関連記事：整文とは？素起こし、ケバ取りとの違いもあわせて解説 | Rimo

文字起こしを早くする方法・やり方6選

ここまでお伝えしたとおり、文字起こしは時間がかかる非常に手間のかかる作業です。

しかし、コツを抑えれば時間を短縮して文字起こしができます。

そこで、効率よく文字起こしができる方法を6つ紹介します。

• 録音環境を整える

• 音声をあらかじめ一通り聞いておく

• よく使われる専門用語を調べておく

• タイピングのスピードを早くする

• 文字起こしのときに一時停止しない

• ツールやサービスを活用する

さっそく見ていきましょう。

録音環境を整える

まず、会議やインタビューをする際は、録音する環境をしっかり整えるようにしましょう。

文字起こしの作業は音声データを聞きながらタイピングをして行うため、音声データの質が高ければより聞き取りやすくなり、文字起こしをスムーズに行えます。

あらかじめ文字起こししやすいように録音することが大切です。

録音を自身で行う際には、雑音がなく録音しやすい環境と、性能がよいボイスレコーダーを準備しましょう。

とくに、マイクは角度や向きにより、音の拾いやすさが変わります。

マイクは話者の近くに設置し、周囲の雑音が入りにくい環境で音声を録音してください。

事前に録音を試し、音声を確認することで、どの場所であれば音を拾いやすいかを把握しておくのがおすすめです。

機器の不調で録音できていないというトラブルを防ぐため、複数台あると安心できます。

また、ボイスレコーダーの音声ファイルの形式も確認しておきましょう。

基本的には音楽ファイルと同じmp3、wmaなどの形式で保存されることが多いですが、稀に独自形式を採用しているメーカーがあります。

その場合、一般的な再生プレーヤーでは再生できないこともあるので注意が必要です。

録音するだけでなく、正常に再生できるかまで確認しておきましょう。

関連記事：ボイスレコーダーできれいに録音したい！環境・話し方のコツを詳しく解説

音声をあらかじめ一通り聞いておく

録音・録画データが手に入ったら、すぐに書き起こしはじめるのではなく、音声を一通り聞いておきましょう。

この一手間をすることにより、以下の3点が把握できます。

• 話者が何人いるのか

• どのようなテーマなのか

• 聞き慣れない単語はあるのか

話の大筋を理解しておくことで、重要なポイントをまとめやすくなり、文字起こしをスムーズに行えます。

全体像を把握するときには、要点を箇条書きにまとめる方法がおすすめです。

また、複数人のインタビューの場合、話者の声を聞き分ける必要があります。

声の高さや、話す速度、イントネーションなど話者の特徴をメモしておくと、文字起こしをする際に混乱せずにすむので、ぜひ実践してみてください。

よく使われる専門用語を調べておく

文字起こしをする録音・録画データで、よく使われる専門用語を調べておくことも、効率よい文字起こしをする上で欠かせません。

音声データを一通り聞くことにより、知らない用語や専門用語に気づくでしょう。

知らない用語や聞き慣れない専門用語は聞き取ることが難しいので、事前にリサーチしておくことで、作業時間の短縮につながります。

とくに地名や人物名が聞きとれても、ひらがなと漢字どちらを使うか迷うことが多々あるので、正しい表記ができるよう事前の情報収集をしておきましょう。

頻繁に使用される単語は、事前に辞書登録しておくと、タイピング時間を短縮できます。

辞書登録しておくことで、誤った打ち込みがなくなり、誤字防止にもつながるので、製品名、人物名、英語表記のものは、辞書登録をしてくのがおすすめです。

この事前リサーチは、一見余計な時間がかかっているようにみえますが、作業計画を立てずに準備なしで行うよりも、最終的には短い作業時間になります。

しっかりと事前リサーチを行って、文字起こしを行うようにしましょう。

タイピングのスピードを早くする

文字起こしのスピードアップに一番直結するものは、タイピングスピードです。

タイピングが遅いと、文字起こしのスピードは速くなりません。

タイピングの速さの理想は、音声データの再生スピードと同じ速さでタイピングをすることです。

無料のタイピング練習ソフトや、ゲーム感覚で練習できるソフトがありますので、スキルを磨いていきましょう。

また、ご自身が使いやすいキーボードを選んだり、ショートカットキーを覚えるなど作業効率アップできるよう工夫してみてください。

文字起こしのときに一時停止しない

作業中は音声を一時停止することなく、最後まで続けて行いましょう。

ついつい聞き直すために、音声を巻き戻したくなりますが、その都度作業が止まってしまい効率が悪くなります。

巻き戻しの回数をできる限り減らすことで、効率をあげることが可能です。

一時停止をせずに文字起こしをするためには、再生スピードを遅くし、タイピングの速度と合わせるようにしましょう。

最初はゆっくりかもしれませんが、文字起こしの経験を重ねていくと、タイピングスピードも早くなり、おのずと再生スピードも上がり、作業にかかる時間も短くなります。

もし、聞き取れなかった場合は、該当箇所にタイムスタンプをメモしておき、後から確認しましょう。

「★★」など聞き取れなかった場合の記号も決めておき、あわせてメモをすると、あとから見つけやすくなります。

タイムスタンプとは、音声データの時間経過を文章データに記入したもので、「タイムコード」とも呼ばれます。

音声データや動画データをテキスト化する際に1分ごと、5分ごと、10分ごとなど決まった間隔ごとに時間情報を記載することを指します。

文章データを読んでいて、「この部分の音声データを確認したい」と思ったら、すぐに参照できるようになるのです。

タイムスタンプがあることで、音声データと文章データを効率よく照合できるようになります。

聞き取れなかった箇所にタイムスタンプを残しておくことで、あとで聞き返す際の目印となります。

その場で聞き返すより効率よく文字起こしができるので、ぜひ取り入れてみてください。

ツールやサービスを活用する

文字起こしをする際には、手動で行うよりもツールやサービスを使用することで大幅に効率化できます。

例えば、弊社が開発している文字起こしツール『Rimo Voice』を使っている方の中には、インタビュー記事の作成工数を50%削減することに成功した事例もあります。

関連記事：インタビュー記事作成工数を50%削減！～人ならではのものづくりに着目するメディアが、AIツールを導入した理由 ～｜株式会社Wunderbar様 | Rimo

ツールやサービスにはさまざまな種類があるため、目的に合うものを選ぶことが大切です。

また、無料で使える『Googleドキュメント』で文字起こしをするのも手段のひとつです。

以下の記事でやり方やり注意点を解説しているので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：Googleドキュメントで文字起こしはできる？スマホ・PCそれぞれでのやり方や注意点について徹底解説！ | Rimo

【無料】パソコン（Windows）での文字起こしのやり方

録音機材を準備せず、Windowsのパソコンを使って無料で文字起こしをするやり方もあります。

• 音声入力機能

• ディクテーション機能

それぞれのやり方を詳しく解説します。

音声入力機能

Windowsに標準で搭載されている音声入力機能を使った文字起こしのやり方です。具体的な手順は以下の通りです。

1. メモ帳やWordなどテキストツールを起動する

2. 「Windowsキー」と「H」でツールバーを起動させ、設定アイコンをクリックする

3. 「音声入力起動ツール」と「句読点の自動入力」をオンにする

4. マイクマークをクリックして音声入力を始める

5. マイクマークを再度クリックするか、「ディクテーションを停止」と言って音声入力を終える

導入が容易で費用がかからない点は魅力ですが、文字起こしの精度が低く話者識別や要約などができない点には注意が必要です。

ディクテーション機能

Microsoft Wordに標準で搭載されている音声入力を使った文字起こしのやり方で、音声入力機能を使った手順とほとんど変わりません。

ディクテーション機能を使った文字起こしの手順は以下の通りです。

1. Wordを開く

2. 「ホーム」をクリックし、「ディクテーション」をクリックする

3. ドロップダウンが出てくるので「ディクテーション」を選択すると音声入力が始まる

4. マイクマークを再度クリックするか、「ディクテーションを停止」と言って音声入力を終える

ディクテーション機能もWordに標準搭載されているので導入の手間はかかりませんが、音声入力機能と同様、精度が低いのが難点です。

文字起こしにおすすめのツール・サービス

ここまで、自身で行う効率アップの方法をお伝えしてきました。

しかし、手動での文字起こしを早く行うには限界があります。

そこで、ここではさらなる時間短縮のため、以下の文字起こしにおすすめのツールやサービスをご紹介します。

• 音声ソフト

• 文字起こしの代行サービス

• 文字起こしツール

今まではすべて手入力で行うのが当たり前だった文字起こしですが、最近ではAI技術の進歩で音声認識をして自動でテキスト化してくれるソフトが登場しました。

目的に合わせた専用ツールを使うことで、格段に作業効率がアップするので、上手に取り入れていきましょう。

音声ソフト

録音した音声データを再生する際に使うソフトです。

音声ソフトでは、以下の機能があり、音声データを聞き取りやすいよう編集ができます。

• 音声データのノイズを取り除く

• 音量の調節

• 再生スピードの変更

集中して作業ができるよう音声の精度をあげると、作業効率もアップします。

また、聞きづらい箇所や専門用語の多い箇所は再生スピードをゆっくりにするなど、工夫してあげるといいでしょう。

特に人気なのが、テープ起こしプレーヤーという音声ソフトです。

他にも、Windowsに標準搭載されているソフトを使うのも良いでしょう。

文字起こしの代行サービス

どうしても作業時間が確保できないというときは、文字起こし代行サービスに依頼するのも手段のひとつです。

特定の分野に特化した文字起こし代行サービスもあるので、自分では文字起こしをするのが難しい英語テープ起こしや医療系など、専門性の高い文字起こしにもおすすめです。

人気の文字起こし代行サービスを3つご紹介します。

「素起こし」「ケバ取り」「整文」など文字起こしの種類はもちろん、納期の早さによっても料金が変わってきます。

目的や用途に合わせたサポート内容のあるサービスを選びましょう。

文字起こしツール

文字起こしツールは、AIなどの機能を使い音声認識によって、自動的に文字起こしをするツールです。

自分で文字を入力する手間が省けるので、効率化を図りたい方におすすめです。

また、文字起こしツールは多少のノイズや話者以外の声が入っていても、しっかりと聞き分けて文字起こしをしてくれるため、手動では聞き取れなかったところも文字起こしをしてくれます。

ツールによっては議事録作成まで行ってくれるので、作業時間が大幅に削減できる非常に便利なツールです。

しかし、誤字やミスはゼロではありません。そのため、最後は必ず人の目でチェックをするようにしましょう。

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文字起こしツールは『Rimo Voice』がおすすめ！

文字起こしツールの導入を検討しているという方には、日本語に特化した『Rimo Voice』がおすすめです。

『Rimo Voice』では、音声データだけでなく動画からでも文字起こしが可能で、1時間の音声データを5分程度でテキスト変換ができます。

自動でケバ取りを削除してくれるため、人力で行う作業の負担を大幅に削減できると好評です。

テキスト変換だけでなく、以下の機能も取り揃えており、簡単な操作で文字起こしに関する業務の効率化が可能です。

• 辞書登録機能

• AIによる自動要約機能

• 自動話者分離機能

• 画面キャプチャ機能

• リアルタイム文字起こし機能

• 監査ログ機能

出力されたテキスト・要約はリアルタイムで共同編集をしたり、URLで簡単に共有したりできます。

こちらから無料トライアルの登録ができるので、文字起こしにかかる時間を削減したい方は、ぜひ一度『Rimo Voice』を使ってみてください。

まとめ

この記事では、効率的に文字起こしをするコツを解説しました。

効率のよい文字起こしのやり方は以下の6つです。

• 録音環境を整える

• 音声をあらかじめ一通り聞いておく

• よく使われる専門用語を調べておく

• タイピングのスピードを早くする

• 文字起こしのときに一時停止しない

• ツールやサービスを活用する

このようにポイントをあげてみると、文字起こしする前の準備が重要であることがわかります。

情報収集や、音声データのチェックなど、事前の備えによってスピーディーかつ正確な仕上がりが実現可能です。

仕事における準備の大切さを表した「段取り8分、仕事2分」という格言は文字起こしの仕事に対しても当てはまるので、ぜひ取り入れてみましょう。

また、ツールを上手に利用することで、さらなる時間短縮も可能になります。

とくに、近年のAI技術の発展で文字起こしツールは非常に精度の高いものとなっており、効率アップは間違いないです。

議事録の作成に追われている方は、ぜひ文字起こしツールの導入も検討してみてください。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。